Assistant·e Administratif·ve en imagerie médicale

Travailler au CHU Brugmann, c'est viser l'excellence, et renforcer ensemble l'attractivité de l'hôpital.

Le Centre Hospitalier Universitaire Brugmann est doté d'une riche palette hospitalière (trois sites complémentaires) et bénéficie d'une architecture spécifique en constante évolution. Au travers de sa forte personnalité sociale, le CHU Brugmann œuvre à préserver l'accès des patient·es aux meilleurs soins, sans discrimination. Médecins, infirmier·ères, paramédicaux·ales, administratif·ves ou ouvrier·ères, l'hôpital regroupe une très grande diversité de carrières. Nous sommes régulièrement à la recherche de collaborateur·rices motivé·es et porteur·euses des valeurs de l'institution. Vous avez envie d’évoluer dans un secteur d’avenir, dans une institution qui vous permettra d’évoluer dans votre fonction et votre carrière ?

Alors vous êtes au bon endroit Devenez notre nouveau·elle collègue en venant renforcer nos équipes.

Votre mission

En tant qu’assistant·e administratif·ve en imagerie médicale, vous assurez l’accueil, l’orientation et la prise en charge administrative des patients au sein du service. Vous veillez à la qualité et à l’exactitude des informations administratives, à la gestion des rendez-vous et à la bonne coordination des demandes avec les différents intervenants.

Au quotidien, vous contribuez à fluidifier le parcours du patient, en assurant une communication claire et efficace avec les patients, les médecins, les services hospitaliers et les partenaires externes. Votre rôle est particulièrement important dans la gestion des rendez-vous urgents, des patients hospitalisés et dans le suivi des examens d’imagerie, notamment en IRM.

Vos responsabilités

• Assurer un accueil professionnel, chaleureux et adapté aux besoins des patients, dans un ou plusieurs points d’accueil du service ;
• Informer et orienter les patients en fonction de leur demande et des procédures du service ;
• Encoder, vérifier et actualiser les données administratives et mutualistes des patients avec rigueur ;
• Organiser, prendre, modifier ou annuler les rendez-vous d’imagerie conformément aux directives médicales et aux procédures internes ;
• Gérer les demandes de rendez-vous urgents, tant pour les patients hospitalisés que pour les patients ambulatoires, en tenant compte du degré d’urgence et des indications médicales ;
• Assurer la prise en charge administrative des demandes de rendez-vous émanant des services d’hospitalisation ;
• Contacter les patients en cas de modification ou d’annulation d’un rendez-vous et organiser, si nécessaire, une nouvelle programmation adaptée ;
• Assurer le suivi administratif des patients devant réaliser une IRM, notamment par la gestion des rappels et l’optimisation des disponibilités en urgence ;
• Assurer une permanence téléphonique et la gestion des demandes par e-mail de manière efficace et professionnelle ;
• Communiquer avec les patients, médecins, hôpitaux, laboratoires et autres partenaires externes par téléphone, e-mail, courrier ou tout autre moyen approprié ;
• Informer le médecin ou l’infirmier·ère de l’arrivée du patient et contribuer à la bonne circulation de l’information au sein du service ;
• Assurer la gestion d’une caisse dans le respect des procédures institutionnelles ;
• Collaborer activement avec les différents services de l’hôpital afin de garantir une prise en charge administrative fluide et coordonnée ;
• Assurer une communication efficiente avec les membres de l’équipe et transmettre les informations nécessaires au bon fonctionnement du service ;
• Faire preuve de polyvalence face à la diversité des tâches liées à l’accueil et s’adapter à l’évolution des outils et applications bureautiques ;
• Appliquer les procédures et instructions du responsable hiérarchique et contribuer à la qualité du fonctionnement administratif du service.

Vos talents

En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous possédez :

• Un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ou une formation administrative équivalente ;
• Une première expérience professionnelle dans une fonction administrative et/ou d’accueil ; une expérience dans le secteur hospitalier ou dans un call center constitue un atout ;
• Une expérience dans l’accueil et le contact avec une patientèle constitue un avantage ;
• Une bonne connaissance du néerlandais parlé, indispensable dans le cadre de la fonction ;
• Une très bonne connaissance d’une des langues nationales et êtes disposé à apprendre la seconde.

En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous êtes :

• Accueillant·e et orienté·e patient, avec un réel sens du contact et de la qualité de service ;