Dossierbeheerder aankoopdienst

Functieomschrijving

Je analyseert productklachten gemeld door interne klanten of problemen in uitvoering van productaankopen. Deze klachten kunnen te maken hebben met verkeerde of ontbrekende leveringen, stopzetten van productie, laattijdige leveringen,...) Je stelt de juiste prioriteten en zoekt naar oplossingen zodat de kwaliteit van de patiëntenzorg niet in het gedrang komt. Hierbij hou je rekening met het kritisch kader van het product, voorraad in het ziekenhuis, beschikbare alternatieven en de impact op de patiëntenzorg. Je zoekt naar oplossingen voor de productklachten, je escaleert het probleem ziekenhuisbreed. Je werkt hiervoor nauw samen met de strategisch/tactisch aankoper. Je gaat op zoek naar evenwaardige alternatieven, en houdt hierbij rekening met de procedures en standaarden. Je gaat in overleg met de leverancier om het probleem op te lossen. Je zoekt oplossingen bij interne medewerkers (apotheek, Adviseur Zorgproducten,productproblemen en zorgrelaties). Je communiceert efficiënt en je slaagt erin om op korte termijn maximum aan informatie te verzamelen bij de verschillende stakeholders. Je werkt nauw samen met de procescoördinator aankoop voor de monitoring van diverse parameters in het kader van de kwaliteitsbewaking van de aangekochte producten en de dienstverlening. Je zorgt voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening binnen de aankoopdienst. Je staat in voor je eigen permanente opleiding en deskundigheidsbevordering om zo een optimale dienstverlening te verzekeren.

Gewenst profiel

Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau. Je hebt kennis van aankoopprocedures binnen het UZ Gent of je bent bereid om je hierin in te werken. Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk. Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken. Je bent sterk in plannen en organiseren, je stelt de nodige prioriteiten. Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke. Je onderneemt gerichte acties om doelstellingen te behalen en zorgt voor een correcte opvolging en afhandeling van jouw dossiers. Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing. Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.