IT Projectmedewerker en Applicatiecoördinator

Je ondersteunt de dagelijkse werking van een kritische ICT-omgeving die de behandeling van octrooien en aanvullende beschermingscertificaten mogelijk maakt. Deze omgeving omvat onder meer:

De backoffice van het Benelux Patent Platform (BPP), het gezamenlijke systeem van België, Nederland en Luxemburg voor het beheer van octrooien. De Frontoffice eFiling-toepassing, waarmee ondernemingen, octrooigemachtigden en andere gebruikers digitaal octrooiaanvragen kunnen indienen. De verschillende interfaces van BPP met externe organisaties zoals het Europees Octrooibureau (EPO), de Wereldorganisatie voor de Intellectuele Eigendom (WIPO) en andere internationale partners.

In deze context werk je nauw samen met gebruikers, externe ICT-leveranciers, internationale partners en de huidige ICT Service Manager. Je speelt een actieve rol bij de opvolging van incidenten, wijzigingen, applicaties en projecten, en helpt de vertaalslag maken tussen de behoeften van de business en de technische oplossingen die door leveranciers worden voorgesteld.

Je bent nieuwsgierig naar technologie en volgt nieuwe ontwikkelingen actief op. Je hebt een bijzondere interesse in veiligheidsaspecten van kritische systemen en in de mogelijkheden van het nuttig gebruik van AI binnen een professionele omgeving. Je bent niet bang om technische documentatie te analyseren en te becommentariëren, leveranciers kritisch uit te dagen en waar nodig zelf beperkte technische aanpassingen, scripts of automatiseringen te ontwikkelen.

Incident
- en Change Management (40%)

Je speelt een actieve rol in de dagelijkse opvolging van de applicaties en ICT-diensten van de Dienst voor de Intellectuele Eigendom.

Je taken omvatten onder meer:

Coördineren en opvolgen van incidenten met interne gebruikers en externe leveranciers. Analyseren van terugkerende problemen en formuleren van structurele verbeteringen. De impact en prioriteit van incidenten beoordelen. Organiseren van de communicatie tussen businessgebruikers en technische teams. Opvolgen van changes en releases binnen de afgesproken tijdsbestekken. Nagaan of voorgestelde oplossingen effectief beantwoorden aan de businessbehoefte. Kritisch evalueren van de voorgestelde inspanningen, planningen en oplossingen van externe leveranciers. Mee waken over de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening. Opstellen en onderhouden van operationele documentatie.

Projectmanagement (20%)

Je ondersteunt de uitvoering van ICT-projecten en neemt voor kleinere initiatieven zelf de projectcoördinatie op.

Je volgt planning, risico's, budgetten en acties op. Je organiseert projectvergaderingen en workshops. Je coördineert de samenwerking tussen business, leveranciers en andere stakeholders. Je rapporteert over voortgang, knelpunten en afhankelijkheden. Je werkt mee aan internationale projecten en gegevensuitwisselingen met partners zoals het EPO. Je werkt mee aan de voorbereiding en opvolging van strategische projecten zoals de verdere uitbouw van Frontoffice eFiling, de integratie van Europese tools en de ontwikkeling van het toekomstige Benelux Patent Platform (BPP 3.0). Je analyseert samen met de business de behoeften van gebruikers en vertaalt deze naar functionele en technische vereisten voor leveranciers. Je volgt technologische trends op zoals API-integraties, AI-toepassingen, cloud-native architecturen en automatisering, en onderzoekt hoe deze kunnen bijdragen aan de dienstverlening van de Dienst voor de Intellectuele Eigendom.

Informatiebeveiliging en Risicobeheer (15%)

Je houdt rekening met veiligheidsaspecten bij projecten en operationele activiteiten.

Je:

Signaleert potentiële veiligheids
- of continuïteitsrisico's. Neemt deel aan de opvolging van security-incidenten en security meetings. Geeft feedback over voorgestelde technische beveiligingsmaatregelen. Draagt bij aan de implementatie van praktische maatregelen rond informatiebeveiliging en continuïteit.

Applicatie
- en Leveranciersbeheer (15%)

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor de externe ICT-partners die instaan voor de ontwikkeling en het onderhoud van de toepassingen.

Je:

Bouwt een constructieve werkrelatie op met leveranciers en interne gebruikers. Volgt de prestaties en engagementen van leveranciers op. Analyseert technische voorstellen en hun kosten en daagt deze uit waar nodig. Helpt de businessbehoeften te vertalen naar duidelijke functionele vereisten. Controleert of opgeleverde oplossingen overeenstemmen met de verwachtingen. Volgt nieuwe technologische mogelijkheden op die relevant kunnen zijn voor de dienst en doet haalbar