Assistant(e) commercial(e) et administrative H/F/X

Il y a 3 heures

Namur, Wallonia, Belgique GEGO SA Temps plein

Responsabilité et tâches principales :

Gestion des dossiers de commande et de vente

  • Réceptionner et vérifier les dossiers de vente transmis par le responsable des ventes (bon de commande, pièce d'identité, financement, procédure AML)
  • Encoder les dossiers dans les outils CRM à chaque étape (IREACH – SALESFORCE)
  • Suivre l'état d'avancement des commandes usine et informer le service commercial
  • Préparer et valider les commandes des accessoires en collaboration avec le service après-vente

Immatriculation et formalités administratives

  • Réaliser les démarches d'immatriculation des véhicules auprès des assureurs et l'obtention des plaques
  • Informer les clients des démarches effectuées et de l’état d’avancement de leur dossier d’immatriculation

Coordination interne et suivi administratif

  • Collaborer avec le service commercial, l'atelier et le service financier pour garantir la faisabilité des livraisons
  • Planifier les livraisons en fonction des disponibilités des véhicules et des clients
  • Informer les vendeurs et les clients de l'état d'avancement des dossiers

Facturation et suivi financier

  • Établir les factures de vente et s'assurer de leur exactitude
  • Suivre les encaissements et les paiements liés aux dossiers de vente
  • Assurer le suivi des primes constructeur et des commissions
  • Transmettre les documents comptables au service financier

Qualité de service et image de marque

  • Respecter les standards de représentation de la marque Toyota
  • Appliquer les procédures et check-lists internes du service administratif
  • Garantir la conformité des dossiers et la fiabilité des informations transmises aux clients et partenaires

Amélioration continue et support à l'activité commerciale

  • Assurer une veille sur les évolutions réglementaires (immatriculation, TVA, financement)
  • Participer aux réunions d'équipe et aux formations organisées par le constructeur
  • Participer aux initiatives d'amélioration continue du service administratif
  • Proposer des actions visant à améliorer l'efficacité administrative et la satisfaction client