Functie :
Voor het managen van de distributie van de krantenabonnementen tijdens de nacht in regio Wallonië, zijn wij op zoek naar een Regional Night Transport Coordinator. Deze functie zal binnen het Operations B2C departement rapporteren aan de Operations Manager B2C.
De Regional Night Transport Coordinator is verantwoordelijk voor de operationele coördinatie in de nacht van de verschillende locaties binnen één regio, die betrokken zijn om de distributie van de krantenabonnementen te organiseren.
Verantwoordelijkheden:
Je bent verantwoordelijk voor een
nachtteam van zo’n tweetal “Local Quality Operators” op termijn. Zij roteren in de verschillende depots om de kwaliteit van de krantenverdeling op te volgen – dit in nauwe samenwerking met de onderaannemer. Jouw team verwerkt klachten en probeert ze samen met de onderaannemer te verhelpen / vermijden. Elke klacht en elke ontbrekende krant is een probleem en wordt aangepakt. Je hebt elke nacht overleg met jouw team (hetzij persoonlijk, hetzij via afstand). Je stuurt hen aan, volgt hun activiteiten op, bent hun aanspreekpunt gedurende de nacht, zorgt voor hun opleiding en coaching in de functie. Je staat samen met jouw team in voor de
opvolging van allerlei klachten en problemen aangaande verdeling van de krantenabonnementen en zorgt binnen de afgesproken timing (binnen 48u) voor een antwoord op de klachten binnen uw regio. Je volgt hiervoor nauwgezet het nodige op in SUMO, namelijk de centrale applicatie voor het beheren van abonnementen. Je team is het
eerste aanspreekpunt tijdens de nacht voor de
contactpersonen van de externe transporteurs die instaan voor de distributie van krantenabonnementen, echter als Regional Night Transport Coordinator overzie je alles overkoepelend, volgt op en staat bij waar nodig. Je roteert ook tussen de verschillende depots in je regio, zodat je de lokale situatie goed onder controle houdt. Je bent
operationeel nauw betrokken bij de gefaseerde implementatie van de verdeling van de krantenabonnementen in de nachtoperaties. Je neemt een coördinerende rol op tijdens deze projectfase telkens er een nieuwe locatie wordt toegevoegd in jouw regio van waaruit de routes voor krantenabonnementen zullen vertrekken. Je communiceert hiervoor duidelijk met de dagploeg, en escaleert indien nodig. Je
werkt nauw samen met de dagploeg, zo ook onder meer met het transport departement dat onder meer instaat voor de definitie van de routes en de aanlevering van de kranten, met het aankoop-team die instaat voor de contractuele afspraken met de externe transporteurs, en met het klachtenteam die de klachtenopvolging overdag doet. Je coördineert eventuele veranderingen in het vervoer 's nachts om ervoor te zorgen dat elk abonnement op tijd wordt uitgedeeld. Je
rapporteert systematisch eventuele problemen of klachten die zich voordoen in de nachtoperaties aangaande routes, transporteurs, ... Je staat mee in voor de
verplichte controles en audits tijdens de nachtoperaties van de externe transporteurs op de zaken waarmee zij reglementair in orde dienen te zijn ingeval van sociale inspectie. Je volgt hierbij de richtlijnen en procedures die vanuit het transport departement worden aangereikt. Je waakt er op dat deze controles systematisch in jouw regio correct gebeuren op alle locaties die onder jouw hoede vallen en dat de actieplannen strikt worden nageleefd. Je werkt in de nachtoperaties actief mee aan de goede
uitvoering van de noodplannen voor verschillende mogelijke nood scenario’s. Bijvoorbeeld ingeval van staking, ingeval van onverwachtse omstandigheden zoals faillissement van een transporteur, laattijdige leveringen, onverwachtse weersomstandigheden of milieurampen, technische of systeem storingen, … In voorkomend geval coördineer je eveneens mee de uitvoering van het betreffende noodplan (hetzij van op afstand, je verplaatst je in de nacht naar andere locaties binnen uw regio indien nodig). Je draagt bij met ideeën en initiatieven in het kader van
continuous improvement om de transport activiteiten voor de krantenabonnementen te optimaliseren en bepaalde problemen of klachten structureel in de toekomst te vermijden in jouw regio. Je deelt bijvoorbeeld ook spontaan
best practices met jouw collega Regional Night Transport Coordinators met als doelstelling om maximaal efficiënt en uniform te werken in elke regio. Jullie fungeren ook als back-up voor elkaar ingeval van afwezigheden. Je volgt nauwgezet de
kpi's en rapporteringen op die relevant zijn voor de verdeling van de kranten van uw regio en formuleert actieplannen indien nodig.
Je communiceert actief in uw regio en team over de KPI's en resultaten en enthousiasmeert alle betrokkenen in uw regio om de doelstellingen ma
