Marketing & Event Coordinator Benelux

Over Metagenics

Scroll down to find an indepth overview of this job, and what is expected of candidates Make an application by clicking on the Apply button.

Al meer dan 40 jaar heeft Metagenics de missie om mensen te helpen een gelukkiger en gezonder leven te leiden door de kracht van micro-nutritie. Wij geloven dat de manier waarop we zaken doen net zo belangrijk is als de zaken die we doen en dat een bedrijf in de voedingssector ook zijn eigen mensen moet voeden. Daarom hebben we gezonde en duurzame zorg geïntegreerd in elk aspect van onze bedrijfscultuur. Ons diverse en uitgebreide team is een perfect voorbeeld van de kracht van een mensgerichte aanpak. We weten uit eigen ervaring dat wanneer een organisatie interne groei prioriteit geeft en empathie stimuleert, werknemers samen het goede voorbeeld geven van hoe de wereld kan zijn. Kom ons team versterken en help mee om 's werelds meest toonaangevende producent van micro-nutritie voor gezondheidsprofessionals te zijn

Over de rol

Bij Metagenics zijn we op zoek naar een Marketing & Event Coordinator Benelux om ons team te versterken voor een periode van zes maanden. In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de praktische organisatie van nationale en internationale events, webinarcoördinatie, budgetopvolging en diverse administratieve processen. Je bent een belangrijke schakel achter de schermen die ervoor zorgt dat alles vlot en professioneel verloopt.

Functieomschrijving

Eventcoördinatie van A tot Z

• Je ondersteunt de voorbereiding, organisatie en opvolging van uiteenlopende interne en externe evenementen binnen de Benelux.
• Je staat onder meer in voor:
• De organisatie van cycle meetings, brand events (zoals de MetaRelax Ostend Night Run), fabrieksbezoeken en de activiteiten van het feestcomité.
• Het boeken van locaties, catering, transport en andere logistieke voorzieningen, en de communicatie met leveranciers.
• Het opstellen en versturen van uitnodigingen en het beheren en opvolgen van deelnemerslijsten en inschrijvingen.
• Het voorbereiden van eventmaterialen en ondersteuning ter plaatse.
• De interne communicatie over events en het opvolgen van feedback, zodat elke editie nog beter wordt.
• Daarnaast ondersteun je de coördinatie op van internationale seminars voor gezondheidsprofessionals:
• Je verstuurt de uitnodigingen en beheert de deelnemerslijsten.
• Je verzorgt de communicatie
• Je bent een aanspreekpunt voor het reisbureau en voor deelnemers met vragen.
• Je zorgt voor een vlekkeloze logistieke opvolging en een vlotte samenwerking met partners.
• Je bezorgt na afloop tijdig de aanwezigheidsattesten.

Marketingondersteuning en campagne-uitvoering

• Je ondersteunt het marketingteam bij de operationele uitwerking van campagnes en marketinginitiatieven. Je taken omvatten onder andere:
• Coördinatie van POS-materialen, verpakkingsmateriaal en de verzending van stalen.
• Ondersteuning bij vertalingen en lokale aanpassingen van marketingmateriaal.
• Afstemming met interne stakeholders en externe bureaus, zodat materialen tijdig geleverd worden.
• Beheer van de voorraad promotiemateriaal, stalen en andere materialen.
• Logistieke ondersteuning bij trade marketing-initiatieven.

Webinar- en saleseventcoördinatie

• Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van webinars en sales events:
• Je coördineert webinars van A tot Z: planning, afstemming met sprekers, voorbereiding van de inhoud en technische set-up.
• Je helpt webinars promoten via e-mailmarketing, sociale media en de website.
• Je beheert de inschrijvingen, communiceert met deelnemers en zorgt voor de opvolging achteraf.
• Je organiseert sales events, inclusief de verzending van materialen.

Purchase orders, facturen, budget en onkosten

• Je zorgt ervoor dat de administratieve en financiële processen binnen Marketing & Sales correct en tijdig verlopen:
• Je maakt purchase orders (PO's) aan en volgt ze op.
• Je controleert inkomende facturen aan de hand van de PO's en het beschikbare budget, en signaleert afwijkingen.
• Je lost factuur- en betalingsproblemen op in overleg met leveranciers en interne budgethouders.
• Je houdt de uitgaven per campagne bij ten opzichte van het budget en geeft maandelijkse updates.
• Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor onze onkostentool:
• Je beantwoordt vragen van de salesteams en adviseert collega's over het correcte gebruik volgens het bedrijfsbeleid.
• Je begeleidt nieuwe salesmedewerkers bij het gebruik van de tool.
• Je volgt ontbrekende of foutieve onkostendeclaraties op en werkt samen met Finance om problemen snel op te lossen.

Profiel

Wat we zoeken (Must-haves)

• Je beschikt over een bacheloropleiding of geli