Coördinator Creatief Faciliteren

Vacature Als coördinator Creatief Faciliteren zorg je voor een vlotte, veilige en kwaliteitsvolle organisatie van de verhuur & horeca binnen Het Entrepot.

Je bent verantwoordelijk voor de aansturing van het verhuur- & horecateam. Je werkt aan de ontwikkeling van een toekomstgericht verhuur- en horecabeleid, afgestemd op de werking van een jongeren- en cultuurhuis. Je werkt nauw samen met andere coördinatoren en zorgt ervoor dat de verhuur maximaal ten goede komt aan jongeren.

Taken en Verantwoordelijkheden

Teamcoördinatie

• Aansturen, coachen en ondersteunen van het team Creatief Faciliteren
• Opstellen werkplanning en taakverdeling
• Verhuur zalen & horeca inpassen in de algemene werking, wisselwerking met projectwerkingen
• Algemeen extern personeelsbeleid (avondverantwoordelijken, kuisploeg,…) opstellen samen met je collega verantwoordelijk voor verhuur

Verhuur & Horeca

Administratie en planning

• Financiële planning (begroting korte en lange termijn)
• Opvolging begroting gedurende het jaar i.s.m. financieel coördinator
• Opvolgen wettelijk kader en bijsturen indien nodig (bv rookwetgeving, geluidsvergunningen,…)
• Aanvragen van offertes bij leveranciers en aannemers
• Jaarplanning opmaken en opvolgen
• Opstellen van sponsorplan i.s.m. algemene coördinatie en verantwoordelijke communicatie
• Marktonderzoek voeren naar verschillende leveranciers
• Toegangsprofielen opmaken en afstemmen op het sleutelplan

Veiligheid & regelgeving opvolgen

• Hygiëne en veiligheidsregels
• Vergunningen en procedures
• EHBO

Strategie

• Opmaken lange termijn planning verhuur & horeca
• Actief meedenken hoe zaalverhuur jongeren ten goede kan komen
• Evalueren verhuurbeleid en zoeken naar optimalisatie (efficiëntie, duurzaamheid, inclusie)
• Digitaliseren van processen

Verhuur

• Overleg met nieuwe huurders en/of partners
• Contacten onderhouden met huurders
• Organiseren en op elkaar afstemmen van verhuur op verschillende locaties van de vzw
• Adviesrol naar fuiforganisatoren (samen met medewerker verhuur)
• Ontsluiten zalen, rondleidingen en plaatsbezoeken (samen met medewerker verhuur)
• Digitaliseren van verhuuraanvragen
• Uitvoeren van regelmatige inspecties van de gebouwen en de buitenruimte samen met gebouwbeheer en medewerker verhuur
• Promo rond events en zalen via website, … bewaken
• Uitwerken en bewaken van plan rond verhuur technisch materiaal

Horeca

• Opstarten, uitwerken en organiseren van de horecawerking in en rond Het Entrepot
• Horecawerking kloppend Hart & Evenementen
• Procedures & afspraken
• Openingsmomenten
• Coördineren permanentie
• Stockbeheer opvolgen en digitaliseren

Interne afstemming en samenwerking

• Rapporteren en afstemmen met de zakelijk en algemeen verantwoordelijke
• Samenwerken met andere coördinatoren om verhuur optimaal af te stemmen op de werking van Het Entrepot
• Actief deelnemen aan teamoverleg en interne planningsmomenten
• Bijdragen aan een gedeelde agenda en duidelijke interne communicatie
• Nauwe samenwerking, plannen opmaken en verdelen taken met team gebouwenbeheer
• Communiceren over verhuur & horeca richting de volledige organisatie

Functievereisten

Opleiding en ervaring

• Je beschikt over een ondernemingsgericht diploma of gelijkgesteld aan ervaring
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een gelijkaardige coördinerende functie
• Ervaring met zaalverhuur, horeca-exploitatie, evenementenorganisatie of publiekswerking
• Ervaring in het aansturen, coachen en plannen van medewerkers en/of vrijwilligers
• Ervaring met budgetbeheer, leverancierscontacten en administratieve opvolging
• Ervaring met procesoptimalisatie en het uitwerken van procedures is een plus
• Ervaring met openbare aanbestedingen is een plus

Kennis en vaardigheden

• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Basiskennis van MS Office en Google Workspace
• Kennis van horeca-, voedselveiligheids- en hygiënewetgeving (HACCP)
• Kennis van relevante wet- en regelgeving inzake verhuur, evenementen, preventie en veiligheid
• Financieel inzicht voor begroting, budgetopvolging, prijszetting en kostenbeheer
• Vaardigheid in het opstellen van offertes, overeenkomsten, draaiboeken en werkplanningen
• Sterke communicatieve, commerciële en onderhandelingsvaardigheden
• Analytisch vermogen om processen te evalueren en te optimaliseren
• Affiniteit met digitalisering en het efficiënter organiseren van werkprocessen<