Managementassistent

Bij Indie Group is customer centricity geen buzzword, maar ons strategisch kompas: alles wat we doen, doen we met de klant voor ogen. Die kwaliteit begint ook binnenshuis. Daarom zoeken we een management assistant die het overzicht bewaart, de puntjes op de i zet en ervoor zorgt dat zowel collega's als klanten altijd correct en aangenaam geholpen worden. Van de eerste kop koffie 's ochtends tot de laatste factuur van de maand: jij zorgt dat het klopt.

• Je bent het eerste aanspreekpunt op kantoor: je ontvangt bezoekers en klanten, neemt de telefoon op en zorgt dat iedereen bij de juiste collega terechtkomt.
• Je ondersteunt administratief het management en de HR- en fleetverantwoordelijke bij hun dagelijkse taken.
• Je helpt bij externe events & opleidingen voor collega’s.
• Je verzorgt de lay-out en kwaliteitscontrole van documenten zoals voorstellen, presentaties en facturen, zodat alles er verzorgd en foutloos uitziet.
• Je beheert de aankoop van kantoormateriaal, dranken en catering, en houdt de voorraad van drukwerk en Indie-branding in het oog.
• Je volgt de algemene mailbox en supportmeldingen op, maakt tickets aan in Jira en wijst ze toe aan de juiste developer.
• Je zorgt voor de maandelijkse facturatie: opmaken en versturen via Peppol, opvolgen van creditnota's, debiteuren en abonnementen (hosting, domeinnamen).
• Je geeft een praktische hand bij interne events: ontbijtsessies, teamlunches en evenementen zoals de Indie Café of summer schools.
• Je bewaakt de netheid en orde van kantoor: keuken, vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes.
• Je volgt facility-taken op zoals onderhoud en technische installaties.

What's your talent?

• Je hebt ervaring in een administratieve, ondersteunende of office management functie.
• Klanttevredenheid zit in je DNA: je denkt vanuit de ervaring van de klant én de collega, en zoekt proactief naar manieren om die te verbeteren.
• Je bent zelfstandig en neemt ownership over je taken en verantwoordelijkheden: je signaleert, onderneemt actie en volgt op zonder dat het gevraagd wordt.
• Je bent organisatorisch sterk en houdt van orde en structuur.
• Je hebt affiniteit met cijfers en ervaring met facturatie; kennis van debiteurenbeheer is een plus.
• Je hebt oog voor detail, zeker als het over facturatie en administratie gaat.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels; Frans is een plus.
• Je gaat discreet en diplomatisch om met vertrouwelijke informatie en contacten.
• Je bent vlot met Microsoft Office en Google Workspace, en leert nieuwe tools snel aan (Jira, Peppol, boekhoudpakket).
• Je staat open voor AI en wil dit ook actief inzetten in je job, om je werk slimmer en efficiënter aan te pakken.

What's in it for you?

• Indie Group is growing We bieden heel wat uitdagende opdrachten en een mooi klantenportfolio.
• Onze open bedrijfscultuur moedigt jouw ideeën en initiatief alleen maar aan.
• Toffe collega’s, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent.
• Samen beleven we fijne momenten zoals de maandelijkse teamlunch, happy hours en sportieve of creatieve teambuildings
• Zachte landing gegarandeerd dankzij inloopdagen en een toffe meter/peter die jou enthousiast begeleidt bij de onboarding
• Je werkt 4 dagen vanuit kantoor en kan 1 dag per week van thuis uit werken.
• Je werkt in een 40-urenweek en krijgt 12 ADV-dagen. Verlof vrij in te plannen.
• All work, no play? Niks van Hallo, glijdend uurrooster Je kan starten tussen 7u-9u, pauze nemen tussen 11u30-14u en stoppen vanaf 16u30.
• Een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met extralegale voordelen zoals laptop, groepsverzekering, maaltijdcheques, 13e maand.