Facility Manager

Zin om mee te werken aan een waaier van projecten en te zorgen dat het facilitair beheer en onderhoud van de gebouwen afgestemd is op de noden van morgen? Dan is een functie van Facility Manager bij de Regie der Gebouwen iets voor jou De Regie der Gebouwen streeft ernaar om stelselmatig voor al haar gebouwen en sites globale onderhoudscontracten, al dan niet met een luik ‘totale waarborg', te voorzien. Deze contracten omvatten de onderhoudscriteria van algemene technische installaties (HVAC, sterkstroom en zwakstroom, beveiliging en andere essentiële technieken), evenals bouwkundige onderhoudswerken. Daarenboven neemt de Regie der Gebouwen een coördinerende en bewakende rol op rond de conformiteit van haar gebouwen evenals het beheer van sites met meerdere bezettende diensten. Dit omvat zowel de opvolging van keuringen als de organisatie van het gemeenschappelijk gebouwbeheer. In deze functie neem je de lead in de organisatie, coördinatie en opvolging van de wettelijke en contractuele keuringen van bouwkundige en technische installaties binnen het patrimonium van de Regie der Gebouwen, met respect voor de taakverdeling zoals bepaald in de Handleiding Klantenrelaties:
- Je bepaalt en bewaakt het kader van verplichte keuringen, met een duidelijk onderscheid tussen:
- keuringen waarvoor de Regie der Gebouwen zelf verantwoordelijk is,
- en keuringen die door de bezettende diensten moeten worden georganiseerd.
- Je staat in voor de planning, coördinatie en opvolging van de keuringen waarvoor de Regie verantwoordelijk is.
- Je waakt erover dat de bezettende diensten hun keuringsverplichtingen nakomen en dat de bijhorende keuringsattesten tijdig worden aangeleverd aan de Regie.
- Je zorgt voor het centraliseren, beheren en actualiseren van alle keuringsattesten, zodat de Regie te allen tijde beschikt over een volledig en actueel overzicht van de conformiteit van het patrimonium.
- Je analyseert keuringsverslagen en volgt vastgestelde non-conformiteiten en opgelegde maatregelen op, in samenwerking met onderhouds
- en herstellingscontracten.
- Je treedt op als aanspreekpunt voor bezettende diensten, interne collega’s en externe instanties inzake keuringen en conformiteit.
- Je signaleert en escaleert waar nodig wanneer keuringsverplichtingen niet of laattijdig worden nagekomen.
- Je draagt bij aan de uniformisering en verbetering van processen en tools rond keuringen en de opvolging ervan. Je neemt eveneens de lead in de organisatie, coördinatie en opvolging van de beheerraden voor gebouwen met meerdere bezettende diensten, waarbij je waakt over het technisch, administratief en financieel beheer binnen het kader van de Regie der Gebouwen:
- Je organiseert en coördineert de beheerraadvergaderingen en fungeert als centraal aanspreekpunt voor de betrokken bezettende diensten.
- Je bereidt de beheerraad inhoudelijk voor, brengt technische en facilitaire dossiers aan, en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
- Je staat in voor de opvolging van de beslissingen van de beheerraad, zowel technisch, administratief als budgettair.
- Je bewaakt de correcte toepassing van de taakverdeling tussen Regie der Gebouwen en bezettende diensten, conform de geldende richtlijnen en afspraken.
- Je coördineert het bezettersonderhoud en de gemeenschappelijke facilitaire werking binnen het gebouw, in samenhang met onderhouds
- en servicecontracten.
- Je volgt de gemeenschappelijke werkingsbudgetten van de beheerraad op en zorgt voor een correcte aanrekening en rapportering.
- Je signaleert knelpunten of afwijkingen en stuurt bij waar de werking, veiligheid of conformiteit van het gebouw in het gedrang komt.
- Je werkt nauw samen met interne pijlers (facility, technieken, bouw & renovatie, immo, administratie) om een geïntegreerd gebouwbeheer te verzekeren. Je neemt de lead in de opmaak, coördinatie en opvolging van de globale onderhoudscontracten:
- Je zorgt voor de opmaak van de technische bestekken en meetstaten.
- Samen met de centrale aankoopdienst zorg je ervoor dat het contract via een overheidsopdracht in de markt wordt gezet.
- Je evalueert de technische kant van de offertes.
- Je volgt deze contracten nauwgezet op, zowel technisch als financieel. Je gaat hiervoor regelmatig ter plaatse.
- Je waakt erover dat de onderhouds
- en herstelwerkzaamheden worden uitgevoerd binnen de contractuele context op vlak van techniek, planning en budget. Verder volg je de vragen van de klant en de onderhoudsfirma op en zorgt voor gepaste interventies:
- Je ontvangt aanvragen van de klanten en verfijnt deze indien nodig.
- Je houdt een goed overzicht welke aanvragen met een prioriteit moeten behandeld worden.
- Je organiseert en leidt de vergaderingen met de onderhoudsfirma en de bezettende diensten. Tenslotte treed je extern op als bouwheer en fungeert als aanspreekpunt en coördinator tussen de Regie, de aannemers en de bezettende diensten. Voor de complexere vragen in een discipline (bouwkunde, HVAC, elektrotechniek…) word je inte