Receptionist

At Barry Callebaut, we are on a journey to transform the cocoa and chocolate industry. As the world's leading manufacturer of high-quality chocolate and cocoa products, our actions truly shape the future of our industry. We are a business-to-business company, serving the entire food sector, from the cocoa bean to the finest chocolate product. We are a company with a purpose, we believe in doing well by doing good and reinvesting in the communities we operate. We have a long-standing commitment to sustainability and our goal is to shape a sustainable cocoa and chocolate future. We are headquartered in Zurich, and have more than 12,000 passionate Employees working in more than 40 countries worldwide. We are very proud of who we are and what we do. And of course, we are always looking for talented people to help us have a positive impact on our industry and beyond

• An international environment with strong operational ownership and collaboration.
• Real impact on supply continuity, logistics operations and production performance.

Over de functie:

• Een sleutelrol binnen een strategische productiesite van Barry Callebaut.
• Een internationale werkomgeving met sterke samenwerking.
• Directe impact op logistieke prestaties en continu teit van de productie.

As a Receptionist , you play a key role in ensuring the smooth flow of raw materials and chocolate bulk deliveries at the Halle production site. You are responsible for coordinating the loading and unloading of bulk trucks, processing inbound materials and ensuring accurate registration of all transactions in SAP and related systems.

Working closely with logistics, planning and production teams, you help ensure that the right materials are available at the right time while maintaining the highest standards of safety, quality and hygiene.

Key responsibilities:

• Coordinate daily loading and unloading activities for bulk trucks carrying chocolate and raw materials.
• Verify transport documents, Certificates of Analysis and delivery information before processing deliveries.
• Review Certificates of Analysis against Barry Callebaut quality requirements and standards.
• Monitor bulk planning schedules and stay informed about expected deliveries and shipments.
• Review cleaning certificates and previous load information before unloading.
• Verify supplier approval status through approved supplier lists.
• Identify goods correctly and ensure accurate traceability throughout the process.
• Perform SAP transactions and administrative processing related to inbound and outbound movements.
• Escalate quality or operational concerns when deviations occur.
• Support continuous improvement initiatives related to logistics operations.

Als Receptionist speel je een cruciale rol in de vlotte bevoorrading van grondstoffen en chocolade op de site van Halle. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van het laden en lossen van bulkwagens, het verwerken van inkomende goederen en het correct registreren van alle bewegingen in SAP en andere systemen. (Bulk receptionist | Word)

Door nauw samen te werken met logistiek, planning en productie zorg je ervoor dat de juiste grondstoffen op het juiste moment beschikbaar zijn, steeds met respect voor veiligheid, kwaliteit en hygiëne.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Dagelijks coördineren van laad- en losactiviteiten van bulkwagens.
• Controleren van transportdocumenten, analysecertificaten en leveringsinformatie.
• Vergelijken van analysecertificaten met de Barry Callebaut kwaliteitsstandaarden.
• Opvolgen van bulkplanning en verwachte leveringen.
• Controleren van reinigingscertificaten en vorige ladingen.
• Verifiëren van leveranciers via de lijst van goedgekeurde leveranciers.
• Correct identificeren en opvolgen van goederenstromen.
• Uitvoeren van SAP-transacties en administratieve verwerking.
• Escaleren van afwijkingen op vlak van kwaliteit of operaties.
• Meehelpen aan verbeterprojecten binnen logistieke processen.

Jouw profiel:

• Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels; kennis van Duits is een pluspunt.
• Ervaring met SAP voor goederenontvangst en administratieve verwerking.
• Goede kennis van Microsoft Office (Excel, Word, enz.).
• Inzicht in grondstoffen, staalnames en laad- en losprocedures.
• Ervaring in een bulktransport- of logistieke omgeving is een troef.
• Zelfstandig en verantwoordelijk.
• Stressbestendig en flexibel.