Project Support Officer

Le poste clé de Project Support Officer allie des missions essentielles à un rôle de support opérationnel, tout en apportant un soutien transversal aux fonctions de support. Vous contribuerez ainsi à la structuration, au suivi et à l’optimisation des processus. Vous serez amené(e) à travailler au sein d’une équipe collaborative, soucieuse d’efficacité et d’excellence opérationnelle, tout en participant activement à la digitalisation et à l’automatisation des procédures administratives et de gestion de projet. Vos missions principales: Vos missions principales: Support Administratif:
- Mise à jour des opportunités dans l’outil de CRM.
- Organisation de formations outils (ex. Jira) et gestion des problèmes liés aux outils (création de ticket et suivi IT).
- Garantir le respect des politiques et normes organisationnelles. Gestion Documentaire & Accès:
- Assurer le suivi des documents et signatures (contrats, rapports, etc.).
- Rassembler les documents légaux nécessaires aux projets.
- Créer et maintenir les environnements SharePoint.
- Maintenir les bases documentaires, garantir leur archivage et leur versionnage conformes.
- Configurer et gérer les environnements documentaires pour un accès optimisé et sécurisé. Cycle de Vie des Demandes d’Achat:
- Enregistrer les commandes.
- Assurer le suivi logistique.
- Suivre les échéances pour aligner les livraisons, paiements et engagements contractuels.
- Coordonner la réception, bons de livraison et confirmations de commande (ERP). Support aux Projets:
- Maintenir les registres d’actions et suivre les tâches JIRA.
- Gérer les timesheets: envoyer des rappels pour les saisies manquantes et traiter les corrections.
- Organiser les points de communication internes et garantir un reporting transparent.
- Fournir un support administratif et outils pour assurer le bon déroulement des projets. Support au Département Finance:
- Assurer le suivi des pointages : rapports, rappels et relances aux managers.
- Assurer les relances Cash-In.
- Suivi des tickets IT liés à l’ERP.
- Former les équipes à une utilisation correcte de l’ERP pour éviter les blocages. Support au Repair Center:
- Être le point de contact privilégié du Repair Center, en support du SPOC actuel, pour les équipes internes.
- Encoder et suivre le cycle de vie des réparations.
- Gérer les relances transverses en interne (délais, approvisionnements, etc.).
- Assurer le suivi des consommations et remonter les informations pertinentes.
- Assurer la communication avec les clients et les remontées d’informations (feedback, alertes, demandes d’analyse).
- Contribuer à la mise à jour des documents et affichages pour assurer la traçabilité et la conformité.
- Gérer les comptes-rendus et feedbacks pour garantir une amélioration continue. Notre client, est reconnu internationalement pour le développement et la fourniture de systèmes de communication au profit de la Défense et plus largement de la Sécurité.
- Bachelier en administration, gestion ou expérience équivalente dans un rôle administratif ou de support projet.
- Première expérience en gestion administrative, support PMO ou rôle similaire appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, SharePoint, Outlook, Excel).
- Connaissance des outils de gestion de projet (Jira, outils de suivi des feuilles de temps) est un atout.
- Expérience en gestion documentaire et archivage numérique.
- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation.
- Esprit d’équipe et excellentes compétences relationnelles.
- Adaptabilité et ouverture au changement dans un contexte de transformation.
- Rigueur et attention aux détails.
- Bilingue français / anglais (le néerlandais est un atout) .