Payroll specialist

• Departement:Universiteitsdienst Mens en Organisatie;Human Resources
• Tewerkstellingspercentage:100%- statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met15-11-2026(DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht

• Je ondersteunt en bewaakt de correcte verwerking van de salaris – en personeelsvoordelenadministratie in overeenstemming met interne procedures en externe regelgeving, met bijzondere aandacht voor complexe payrollmateries, rapportering, en uitzonderingsdossiers;
• Je voert diepgaande kwaliteitscontroles en analyses uit op de payrollverwerking en payrolldata (o.a. herberekeningen, actief/niet-actief betaald, ziekte- en werkhervattingen, woon-werkverkeer, anomaliedetectie en reconciliaties) met het oog op maximale datakwaliteit en compliance;
• Je levert inhoudelijke beleids- en projectondersteuning binnen Compensation & Benefits en ondersteunt de verdere uitbouw en optimalisatie van payroll-, verloning- en benefitprocessen;
• Je ondersteunt de SAP payroll-omgeving door actief bij te dragen aan testscenario’s, validaties, procesverbeteringen en implementaties binnen payroll en HR-systemen;
• Je voert data-analyses en rapporteringen uit ter ondersteuning van management, beleid en interne/externe stakeholders;
• Je werkt binnen Compensation & Benefits, mee aan onder meer complexe payrollthema’s, complexe payroll- en benefitdossiers met inbegrip van tweede pijler pensioenen;
• Je verstrekt gespecialiseerde informatie en ondersteuning aan medewerkers, leidinggevenden en externe instanties, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je werkt actief mee aan digitalisering, procesoptimalisatie en de implementatie van vernieuwingen binnen salarisadministratie en Compensation & Benefits;
• Je bouwt expertise op binnen specifieke HR, payroll en benefits domeinen en zet deze gericht in binnen een advies- en ondersteuningsrol naar de organisatie toe;
• Je staat mee in voor de correcte en tijdige DMFA- en DMFAUp-aangiften. Je analyseert notificaties en anomalieën, onderzoekt verschillen, verwerkt of bereidt webwijzigingen voor en reconcilieert de aangiftegegevens met openstaande RSZ-bedragen, boekhouding en relevante externe facturen.
• Je beheert afrekeningseenheden en analyseert de aansluiting tussen payroll- en boekhoudgegevens, onder meer via simulatie- en boekingsruns. Je beoordeelt wanneer retroactieve aanpassingen noodzakelijk en verantwoord zijn en bewaakt de impact ervan op eerdere payrollperiodes.
• Je beheert periodieke payrollparameters, zoals indexconstanten, werkgeversbijdragen, beursbedragen, betaaldagen en bruto-netto-informatie. Je analyseert de impact van wettelijke of parameterwijzigingen op verschillende personeelsgroepen en valideert de uitkomst vóór toepassing in payroll.
• Je test en valideert wijzigingen in de payrollomgeving, waaronder upgrades, Jira-ontwikkelingen, nieuwe looncodes en andere systeemaanpassingen. Je vergelijkt resultaten vóór en na wijziging, analyseert verschillen en beoordeelt of de payrollberekening functioneel correct blijft.
• Je werkt mee naar oplossingen te zoeken om nieuwe wetgeving en beleid te implementeren in het SAP-systeem.
• Je ondersteunt proactief de teamleider en werkt nauw samen met collega’s binnen Salarisadministratie, Personeelsadministratie en andere ondersteunende diensten.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Sergeant Peter via p.sergeant@ugent.be. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Kennis en ervaring

Om voor de functie van Payroll specialist & Benefits Analyst in aanmerking te komen, beschik je over een combinatie van payrollkennis, systeemexpertise, analytisch inzicht en een goede affiniteit met proces- en beleidsmatige ondersteuning.

• Je beschikt bij voorkeur over een diploma in HR, handelswetenschappen, fiscaliteit, economie, accountancy of een gelijkaardige richting;
• Je hebt een grondige kennis van Belgische loonadministratie, sociale wetgeving, payrollprocessen evenals personeelsvoordelen (verzekeringen, pensioenen, alternatieve vormen van verloning);
• Je beschikt over praktische ervaring met SAP HR/HCM, SAP Payroll, SuccessFactors of gelijkaardige HR-systemen;
• Je hebt ervaring met rapportering, dataverwerking en data-analyse binnen een HR- of payrollcontext;
• Je bent vertrouwd met courante softwaretoepassingen, in het bijzonder Excel, Power Query/Power Excel en Power BI;
• Je hebt sterke affiniteit met digitalisering, systeemondersteuning en procesoptimalisatie binnen HR-omgevingen;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en werkt vlot samen met HR, IT, leidinggevenden en externe instanties;
• Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke personeels- en looninformatie;
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Een goede k