Assistant.e administratif.ve Projets
Il y a 6 jours
Soignies, Walloon Region, Belgique
Jobbydoo
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Description de fonction
Rattaché(e) au Responsable Administratif basé à Tournai, vous occupez un poste polyvalent au cœur de notre organisation. Vous jouez un rôle clé en garantissant un accueil de qualité, un suivi administratif rigoureux et une coordination efficace des services généraux.
Vos responsabilités
- Assurer l’accueil physique des visiteurs et la gestion de la centrale téléphonique
- Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion afin d’optimiser le fonctionnement du siège social
- Assister le management dans la digitalisation, l’encodage et le suivi des documents administratifs et rapports
- Coordonner les interventions des prestataires externes
- Suivre les budgets, les dépenses et le renouvellement des contrats en collaboration avec le Facility Manager et le service Achats
- Proposer des améliorations des processus administratifs et assurer la mise à jour des bases de données internes Des déplacements sont à prévoir sur nos sites de Tournai et Mons. Profil
Votre profil
- Expérience en environnement Chantier (OBLIGATOIRE)
- Bonne maîtrise de la suite MS Office et des outils digitaux
- Excellentes capacités rédactionnelles et sens de l’accueil
- Capacité à gérer les formalités administratives liées aux accès, habilitation et sous-traitants (compliance)
- Proactivité, organisation et capacité à anticiper les besoins et prioriser les tâches
- Permis B requis
- Niveau d’anglais B2 obligatoire Offre Le poste est à pourvoir en intérim
- Assurer l’accueil physique des visiteurs et la gestion de la centrale téléphonique
- Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion afin d’optimiser le fonctionnement du siège social
- Assister le management dans la digitalisation, l’encodage et le suivi des documents administratifs et rapports
- Coordonner les interventions des prestataires externes
- Suivre les budgets, les dépenses et le renouvellement des contrats en collaboration avec le Facility Manager et le service Achats
- Proposer des améliorations des processus administratifs et assurer la mise à jour des bases de données internes Des déplacements sont à prévoir sur nos sites de Tournai et Mons. Profil
Votre profil
- Expérience en environnement Chantier (OBLIGATOIRE)
- Bonne maîtrise de la suite MS Office et des outils digitaux
- Excellentes capacités rédactionnelles et sens de l’accueil
- Capacité à gérer les formalités administratives liées aux accès, habilitation et sous-traitants (compliance)
- Proactivité, organisation et capacité à anticiper les besoins et prioriser les tâches
- Permis B requis
- Niveau d’anglais B2 obligatoire Offre Le poste est à pourvoir en intérim