Executive Assistant CEO

Ben jij een organisatorisch talent met een sterk gevoel voor discretie, verantwoordelijkheid en efficiëntie? Krijg je energie van het ondersteunen van een CEO in een internationale omgeving waar geen enkele dag dezelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Executive Assistant ben je de vertrouwde rechterhand van onze CEO. Je zorgt ervoor dat agenda, communicatie, reizen en administratieve processen feilloos verlopen. Dankzij jouw ondersteuning kan de CEO zich volledig focussen op de verdere groei en strategische ontwikkeling van de onderneming.

Je komt terecht in een internationale industriële groep met vestigingen in Europa, Azië en Noord-Amerika, waar je dagelijks samenwerkt met collega's, klanten en andere stakeholders wereldwijd.

Je ondersteunt de CEO op organisatorisch, administratief en communicatief vlak en bent een belangrijke schakel tussen directie, management en externe contacten.

• Beheren en coördineren van de agenda van de CEO.
• Organiseren, voorbereiden en opvolgen van directievergaderingen, managementmeetings en bedrijfsbezoeken.
• Opstellen van presentaties, verslagen, rapporteringen en professionele correspondentie.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van actiepunten.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen van strategische projecten en vertrouwelijke dossiers.
• Beheren en optimaliseren van administratieve processen.
• Verwerken van vertrouwelijke informatie met de nodige discretie.
• Coördineren van nationale en internationale zakenreizen van de CEO, inclusief vluchten, hotels, transport, visa en administratieve opvolging.
• Actief bijdragen aan efficiëntieverbeteringen binnen de organisatie.

Jij bent een professionele en proactieve vertrouwenspersoon die zelfstandig kan werken en verantwoordelijkheid neemt.

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring.
• Relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare functie.
• Sterk organisatorisch vermogen en uitstekende planningsvaardigheden.
• Nauwkeurig, gestructureerd en resultaatgericht.
• Discreet, betrouwbaar en integer.
• Sterke communicatieve vaardigheden en vlotte omgang met verschillende stakeholders.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Professionele beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Affiniteit met een internationale werkomgeving.
• Interesse in nieuwe technologieën en actief gebruik van AI-tools zoals Microsoft Copilot, ChatGPT en andere digitale assistenten om efficiëntie en kwaliteit te verhogen.
• Kennis van de industrie-, engineering- of technische sector is een zeer groot pluspunt.

Wij bieden een uitdagende functie met veel autonomie, verantwoordelijkheid en internationale contacten.
Daarnaast mag je rekenen op:

• Een competitief salarispakket afgestemd op jouw ervaring.
• Hospitalisatieverzekering voor jou en je gezin vanaf de start van het contract.
• Groepsverzekering.
• Maaltijdcheques van €10 per gewerkte dag.
• Laptop en smartphone met data-abonnement.
• Voltijdse tewerkstelling van 38 uur per week (8-8-8-8-6).
• 8 ADV-dagen en 1 extralegale verlofdag bovenop de wettelijke vakantiedagen.
• Een professionele en internationale werkomgeving.
• Ruimte voor initiatief, ontwikkeling en groei.
• Standplaats Oostkamp, met occasionele verplaatsingen naar offsites en externe meetings.

Ben jij de professionele, discrete en proactieve Executive Assistant die onze CEO optimaal kan ondersteunen?

IGW is deel van de BMT-groep en heeft een wereldwijde, sterke reputatie als ontwerper en producent van tandwielen en mechanische componenten. Ze zorgen voor de aandrijving van compressoren, motoren voor schepen en energieopwekking, spoorwegtoepassingen, pompen voor olie- en gaswinning ...