Directeur financier et administratif

Over Avansa Halle-Vilvoorde

Avansa Halle-Vilvoorde is een sociaal-culturele organisatie met focus op informeel leren, toegankelijkheid, interculturele ontmoeting, duurzaamheid, democratie en maatschappelijke participatie. De sterke maatschappelijke missie van de organisatie wordt onderbouwd met een financiële structuur die gebaseerd is op een combinatie van inkomsten uit subsidies, projecten en eigen activiteiten.

De organisatie telt een team van een vijftiental medewerkers (administratieve medewerkers, vormingswerkers en een managementteam) en wordt geleid door een directeur, bijgestaan door een bestuursorgaan met dagelijks bestuur. De organisatiecultuur is warm, mensgericht en coöperatief, met een sterk geloof in gedeeld leiderschap.

De functie

De zakelijk coördinator is verantwoordelijk voor de financiële, administratieve en HR-gerelateerde processen van de organisatie en zorgt ervoor dat de wettelijke, financiële en organisatorische randvoorwaarden optimaal aanwezig zijn om de missie van Avansa Halle-Vilvoorde te realiseren.

De zakelijk coördinator vormt samen met de directeur, de inhoudelijk coördinator en de coördinator communicatie een belangrijke schakel tussen strategie, organisatieontwikkeling en dagelijkse werking. De zakelijk coördinator rapporteert rechtstreeks aan de directeur en het Dagelijks Bestuur, ondersteunt het bestuursorgaan beleidsmatig inzake zakelijke en financiële aangelegenheden, en is leidinggevende van het administratieve team.

De functie combineert beleidsmatige advisering van directie en bestuursorgaan, financieel management en rapportering, organisatie van administratieve processen, HR-ondersteuning en facilitaire coördinatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Financieel beleid en controle

• Opmaak, opvolging en bijsturing van meerjarenbegrotingen en jaarbegrotingen.
• Verantwoordelijkheid voor jaarrekening en financiële rapportering.
• Beheer en opvolging van boekhouding, betalingen, facturatie en financiële administratie.
• Controle van subsidies, projectmiddelen en andere externe financieringsbronnen.
• Ontwikkeling van systemen voor financiële kwaliteitscontrole en rapportering.
• Uitwerken van managementinformatie en dashboards.
• Analytische beheerscontrole van budgetten en resultaten.
• Organiseren en coördineren van audits en controles.
• Samen met de directeur en het Dagelijks Bestuur (voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester) instaan voor het beheer van liquide middelen en vermogen.

Wettelijke en administratieve verantwoordelijkheid

• Bewaken van correcte toepassing van relevante wetgeving (vzw-wetgeving, boekhoudwetgeving, subsidiereglementering) en rapportering aan subsidiërende overheden.
• Opvolgen van wettelijke verplichtingen van de vzw.

HR-beleid

• Beheer van personeelsadministratie.
• Opvolging van contracten, verloven en welzijn op het werk.
• Actualiseren en verfijnen van HR-processen.
• Rechtstreeks aanspreekpunt voor sociaal-juridische vragen.

Leidinggeven (administratief team)

• Aansturen van het administratieve team (drie medewerkers).
• Organiseren van taakverdeling en back-upsystemen.
• Werkbegeleiding van medewerkers.
• POP-, functionerings- en coachingsgesprekken.
• Ondersteunen van professionele ontwikkeling van medewerkers.

Organisatieontwikkeling

• Optimaliseren en digitaliseren van administratieve en financiële processen.
• Verbinden van financiële realiteit met inhoudelijke werking.
• Adviseren van directie en bestuursorgaan vanuit zakelijke expertise.
• Signaleren van risico's, opportuniteiten en strategische keuzes.

Facilitaire werking

• Coördineren van processen rond gebouwenbeheer en aankopen.
• Aanspreekpunt voor medewerkers betrokken bij infrastructuur en onderhoud.

Wie zoeken we?

Avansa zoekt geen klassieke financieel expert of boekhouder met focus op cijfers. We zoeken een zakelijke manager die:

• Financiële inzichten vertaalt naar strategische keuzes en beleidsmatig denkt,
• Voeling heeft met de maatschappelijke context en visie van de organisatie,
• Processen organiseert, verbetert en functioneel rapporteert,
• Medewerkers coacht,
• Afstand neemt van de dagelijkse routine en focust op sturing, controle en ontwikkeling.

Opleiding en ervaring

• Een bachelordiploma of gelijkwaardig door relevante ervaring. Het denkvermogen situeert zich op strategisch niveau.
• Ervaring met financieel management, bedrijfsvoering of zakelijke coördinatie in een kleine tot middelgrote organisatie.
• Ervaring met leidinggeven aan medewerkers.