Executive Assistant

Federale Verzekering is een onafhankelijke Belgische onderlinge verzekeraar waar de mens al meer dan 100 jaar centraal staat. We bouwen aan een werkomgeving waarin nabijheid, samenwerking en wederzijdse ondersteuning vanzelfsprekend zijn, terwijl we blijven evolueren en innoveren.

Om ons departement «Secretariaat-generaal » te versterken, zijn we momenteel op zoek naar een

Jouw functie

Werk je graag in een uitdagende omgeving waar organisatie, anticipatie en discretie het verschil maken?

Word deel van Fédérale Verzekering en draag bij aan de vlotte werking van onze Directie en Juridische Dienst. Als echte vertrouwenspersoon bied je administratieve en organisatorische ondersteuning op hoog niveau en zorg je ervoor dat de bestuursorganen optimaal worden voorbereid.

Als Executive Assistant ben je verantwoordelijk voor:

Het proactief beheren van de complexe agenda's van het leden van het Directiecomité en het coördineren van hun prioriteiten.

Het organiseren van interne en externe vergaderingen en van de bestuursorganen (Directiecomité, Raad van Bestuur en Algemene Vergaderingen).

Het voorbereiden van agenda's, presentaties, notulen en andere bestuursdocumenten.

Het bewaken van wettelijke deadlines en de administratieve opvolging van corporate verplichtingen.

Het bieden van administratieve ondersteuning aan de Juridische Dienst (corporate housekeeping, documentbeheer en voorbereiding van dossiers).

Het coördineren van communicatie, het opstellen van professionele documenten en, indien nodig, het organiseren van verplaatsingen of evenementen.

Het bijdragen aan de continue verbetering van de werkmethoden door ontwikkelingen op het vlak van tools en organisatie actief op te volgen.

Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie.

Je beheerst het Frans uitstekend en beschikt over een goede kennis van de andere landstaal. Kennis van het Engels is een pluspunt

Je beheerst Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint) en bent vertrouwd met digitale samenwerkingstools en AI-toepassingen.

Je staat bekend om je organisatietalent, nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren.

Je bent discreet, zelfstandig en proactief.

Je communiceert vlot en bouwt gemakkelijk een vertrouwensrelatie op met interne en externe stakeholders.

Wat bieden wij jou?

Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk loonpakket en tal van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, forfaitaire kostenvergoeding, bonussen en meer, afhankelijk van de functie

• Een cafetariaplan waarmee je jouw voordelenpakket kan personaliseren (extra verlofdagen, verzekeringen, IT-materiaal, …)

Een aangename, collegiale en stimulerende werkomgeving

Tal van ontwikkelingsmogelijkheden via een breed opleidingsaanbod en interne mobiliteit. Jouw groei maakt ook onze organisatie sterker

Een goede work-life balance met onder meer minimaal 31,5 verlofdagen voor een 36u40-week, aangevuld met extra verlofdagen in functie van anciënniteit, flexibele werkuren en tot drie dagen telewerk per week, afhankelijk van de functie

• Een centrale werkplek in hartje Brussel, vlak bij de Grote Markt en het Centraal Station, en vlot bereikbaar
• We lichten dit pakket graag verder toe tijdens een gesprek

Federale Verzekering wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden. Bij ons draait het om mensen. Verschillen in leeftijd, geslacht, gender, geloof, culturele achtergrond, persoonlijke ervaringen, of beperking verrijken onze organisatie.

Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Laat het ons zeker weten, we bespreken dit tijdens het sollicitatieproces.

Maandag tot donderdag: 8u tot 17u Vrijdag: 8u tot 16u