Administratief Medewerker Cel Opleidingsbeheer.

Beschrijving Je dienstDe dienst Vorming, Training en Onderzoek (VTO) volgt tendensen in de brandweerwereld op en zorgt dat alle medewerkers kwaliteitsvolle vormingen en trainingen kunnen volgen.
De dienst VTO bestaat uit 3 cellen.
Jij werkt voor de cel Opleidingsbeheer. Deze cel focust op de ontwikkeling van kennis en vaardigheden van alle personeelsleden. De medewerkers werken opleidingstrajecten uit en organiseren attest-, brevet
- en getuigschriftopleidingen in samenwerking met de provinciale brandweerschool. De cel Instructie coördineert alle interne oefeningen. De medewerkers ondersteunen instructeurs met opleidingsmaterialen en ontwikkelen oefensystematiek en didactische tools. De cel waakt over de kwaliteit van het sportaanbod en de fysieke paraatheid van beroeps
- en vrijwillig operationeel personeel. De staf Beleidsondersteuning bepaalt de focus van het vormingsaanbod en monitort opleidingstrajecten. De medewerkers bewaken de kwaliteit van vormingen. Ze verrichten onderzoek binnen de brandweeropleiding en optimaliseren en vernieuwen het vakgebied.
Je functieSamen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de organisatie en het aanbod vanopleidingen voor alle personeelsleden van de zone.
Je krijgt opleidingsdossiers toegewezen die je van A tot Z opvolgt: je overlegt met de vakofficier om de doelgroep te bepalen, je stelt een locatie voor, je zorgt voor een heldere publicatie, je reserveert materiaal bij de uitleendienst ...
Je past de juiste regelgeving en procedures toe bij je dossiers.
Je legt contacten om opleidingen optimaal uit te werken, bijvoorbeeld met een rijschool over het behalen van een rijbewijs C of met een leverancier voor een opleiding kraanbediening of een opleiding hoger redder.
Je organiseert opleidingen ook op praktisch vlak: je reserveert opleidingslokalen, je legt cursusmateriaal klaar, je voorziet juiste kledij …Je zorgt voor een klantvriendelijk en kwalitatief onthaal voor alle medewerkers van de zone envoor lesgevers.
Je geeft informatie en beantwoordt praktische vragen over opleidingen, zowel rechtstreeks als via telefoon of mail.
Je verwerkt documenten en formulieren zoals aanvragen voor een terugbetaling van rijexamens of aanvragen om een persoonlijke opleiding te volgen.
Je volgt het online inschrijvingsplatform nauwgezet op en verwerkt inschrijvingen.
Je hebt een gevarieerd administratief takenpakket.
Je maakt bestelbonnen op voor facturatie.
Je registreert info in databases en bestanden. Je registreert bijvoorbeeld brevetten, attesten en getuigschriften in Zoneforce. Profiel Je bent digitaal vaardig en je bent in staat om nieuwe softwaretoepassingen aan te leren.
Je werkt ordelijk en nauwkeurig en je hebt oog voor detail.
Je werkt planmatig en gestructureerd. Je vindt het een meerwaarde om mee richting te geven aan werkmethodes die evolueren.
Je voelt je goed in een dynamische werkomgeving waar prioriteiten snel kunnen wijzigen.
Je kan snel schakelen tussen verschillende taken en durft zelfstandig oplossingen bieden bij probleemsituaties.
Je handelt klantgericht. Je communiceert vriendelijk en vlot met lesgevers en collega’s.
Je kan helder rapporteren, waarbij je zorgvuldig inschat aan wie je wat rapporteert. Aanbod voltijds contract van bepaalde duur (6 maanden, verlenging tot maximum 2 jaar is optioneel) op niveau C (niveau secundair onderwijs)bruto maandwedde van 2.396,43 euro waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomenvakantiegeld en een eindejaarspremieextralegale voordelen zoals maaltijdcheques (8 euro per gewerkte dag), ecocheques (200 euro voor een volledig werkjaar) en een gratis hospitalisatieverzekeringgratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding35 vakantiedagen voor een volledig werkjaareen goede werk-privébalans met een flexibel uurrooster (38-urenweek) en telewerkeen unieke locatie: de brandweerkazerne van Gent (Roggestraat 70)een fitness
- en sportzaal die je tijdens je pauze mag gebruikentwee keer per week vers fruitvoordelen en kortingen bij verschillende handelaarsgratis externe ondersteuning en advies bij professionele en persoonlijke moeilijkheden en vragen