Assistant administratif

Missions et responsabilités

Gestion financière et comptable

• Assurer la gestion financière et comptable courante : encodage des pièces comptables, factures entrantes/sortantes et suivi des paiements ;
• Préparer et suivre la trésorerie, les caisses d'argent pour les événements et réaliser les clôtures de caisse (billetterie/locations) ;
• Participer à la préparation du budget annuel, aux tableaux comparatifs et aux pièces justificatives pour les contrôles de subsides ;
• Assurer le suivi administratif des subsides liés aux emplois (Maribel,....).

Secrétariat général & RH

• Être un appui à la direction pour les tâches liées aux ressources humaines (relevés de prestations, Dimona,...) ;
• Assurer l'accueil physique/téléphonique, la gestion de la boîte mail centrale ;
• Gérer les assurances de l'ASBL ;
• Préparation administrative des réunions d'équipe et des instances (OA, AG).

Billetterie & Diffusion

• Paramétrer, encoder et gérer les activités sur le logiciel de billetterie (ventes, abonnements, gratuités, statistiques de fréquentation) ;
• Faire le suivi administratif des contrats de spectacles/ateliers, repas des artistes et déclarations de droits d'auteurs (Unisono, SACD).

Logistique, gestion du bâtiment

• Être la personne de référence pour la logistique du bâtiment, le planning d'occupation des salles, les achats de fournitures et les contrats d'entretien ;
• Gestion des locations d'espaces : traiter les demandes de réservation, établir les devis, contrats de location, facturations et suivi de la remise des clés.

Amélioration continue

• Mettre en place, structurer et optimiser les outils de gestion internes pour fluidifier le travail collaboratif ;
• Collaborer au quotidien avec la direction, l'équipe technique/d'animation, les bénévoles et les prestataires externes.