Agent.e cellule ressources

Le département La cellule ressources fait partie du département des Ambulatoires du CHU Saint-Pierre et s'occupe de l'organisation des plages horaires des consultations, des plateaux techniques et du quartier opératoire. L'un de ses principaux défis consiste à une planification structurée en vue d'améliorer et d'optimiser l'activité du CHU Saint-Pierre sur les 2 sites ( Porte de Hal et Alexiens ) afin d'assurer une prise en charge des patients de qualité et de créer un cadre de travail agréable et efficace pour nos collaborateurs en conformité avec nos valeurs et nos objectifs institutionnels. En tant qu'aide adminstrati.f.ve à la " Cellule Ressources ", vous êtes un maillon très important dans la coordination quotidienne du service. Mission principale L'agent est responsable de la gestion des annulations et reprogrammations des rendez-vous pour l'ensemble des prestataires de l'hôpital (médicaux et paramédicaux), en suivant strictement les consignes et procédures établies. Le rôle est majoritairement répétitif et se concentre sur des tâches administratives précises. Vos principales tâches au quotidien seront :
- Gestion des annulations pour tous les prestataires de l’hôpital : Kinésithérapeutes, infirmiers, sages-femmes, médecins, etc.
- Contact avec les patients (50 % du temps) : Appeler les patients pour annuler ou reprogrammer un rendez-vous selon les consignes reçues. Le cas échéant, envoyer des courriers de confirmation.
- Attribuer les locaux en fonction des ouvertures de consultation.
- Ouverture et fermeture des plages de consultations, et examens techniques et du quartier opératoire en prenant en compte des congés des prestataires.
- Paramétrage du logiciel de prise de rendez-vous des consultations, du logiciel du quartier opératoire et des logiciels spécifiques à des spécialités médicales.
- Assurer la permanence téléphonique de la cellule et rediriger les appels de façon adéquate.
- Assurer la prise en charge des mails de la cellule.

Profil recherché
- Résistance à la routine : Capacité à effectuer des tâches répétitives sans lassitude.
- Exécution stricte des consignes : Suivre à la lettre les directives sans prendre d’initiative. En cas de doute, se référer systématiquement à la hiérarchie.
- Flexibilité : S'adapter aux changements fréquents de consignes ou de programme au cours de la journée.
- Ponctualité et sens de l’organisation : Prioriser les tâches selon les consignes et les listes fournies.
- Gestion du stress : Capable de gérer des périodes de forte charge de travail et des situations urgentes.
- Communication respectueuse et gestion des conflits : Maintenir une attitude calme et professionnelle face aux patients mécontents ou agressifs.
- Familiarité avec les outils informatiques et capacité à les utiliser efficacement.
- Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme : vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
- Satisfaire à l’examen de promotion ou à l’examen de sélection. Qualités requises : Personnalité
- Résistant au stress : Prêt à faire face aux urgences et à prioriser les tâches efficacement.
- Ordonné et structuré : Capable de respecter les procédures strictes et les suivre méthodiquement.
- Pas d’initiative personnelle : Suivre précisément les consignes sans les outrepasser, tout en restant capable de demander de l’aide à la hiérarchie si nécessaire.
- Flexible : Adaptabilité face aux changements imprévus dans la journée.
- Collaboration sociale : Aisance à travailler avec l’équipe, échanges faciles et communication fluide.
- Orienté solution et faire preuve d'analyse et empathie. Savoir-être
- Collaboratif : Capable de maintenir une bonne entente avec les collègues et de gérer une charge de travail importante.
- Résilience : Capacité à faire face à des journées de travail répétitives et chargées. Expérience requise
- Expérience préalable dans un Call Center et administratives idéalement dans le milieu médical ou paramédical.
- Connaissance de la terminologie spécifique au milieu médical et paramédical est un atout. Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public et universitaire de référence, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce cadre, il relève quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant son caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche. Les chiffres clés qui caractérisent l’hôpital sont les suivants :
- 450.000 consultations/an
- 45.000 admissions/an
- 23.000 opérations chirurgicales/an
- 85.000 passages aux urgences/an
- 2900 accouchements/an
- 3200 collaborateurs dont 400 médecins Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont les valeurs clés de l’hôpital. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au ce