Secrétaire de direction Fr-UK

Vos responsabilités
Accueil et réception
• Assurer l'accueil téléphonique et filtrer les appels.
• Accueillir les visiteurs, les installer ou les orienter.
Courrier et envois
• Relever et ouvrir le courrier.
• Rédiger différents courriers.
• Gérer les recommandés, les envois postaux et en assurer le suivi.
• Organiser les expéditions via transporteurs express.
Administration et classement
• Archiver et classer les documents.
• Effectuer diverses recherches administratives.
Gestion des bureaux
• Gérer les fournitures de bureau et les stocks de matériel.
• Coordonner l'occupation des salles de réunion.
• Commander les lunchs et plateaux-repas.
• Réserver les restaurants.
• Effectuer diverses courses administratives.
Voyages, visas et événements
• Organiser les voyages et séminaires internationaux.
• Gérer les demandes de visas et les procédures d'immigration.
• Coordonner les démarches avec les ambassades et services d'immigration.
• Organiser différents événements (formations, team-buildings, événements internes, etc.).
Gestion financière
• Gérer les relevés et dépenses des administrateurs.
• Traiter les frais de déplacement de la direction.
Support transversal
• Apporter un soutien aux différents départements.
• Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs concernant les questions RH ou l'organisation interne.
• Gérer les demandes urgentes et imprévues
Profil Formation et expérience
• Bachelier en secrétariat de direction, assistanat de direction ou expérience équivalente.
• Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire.
Compétences
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Très bonnes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Réactivité et sang-froid face aux urgences.
• Excellentes compétences rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du service et excellent relationnel.
• Bonne maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel) ainsi qu'une aisance avec les outils informatiques et l'IA.
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