HR Operations Support Officer Belgium

Your Responsibilities

Vous êtes passionné.e par les Ressources Humaines , mais aussi par l'amélioration des processus, la digitalisation et la recherche de solutions concrètes ?Vous êtes à l'aise avec les outils digitaux, aimez simplifier, optimiser et faire évoluer les processus , et avez à cœur de transformer les idées en solutions concrètes ? Alors cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez notre équipe

Votre mission

En tant que HR Operations Support Officer , vous jouez un rôle clé dans la gestion et l'évolution de nos processus RH en Belgique et aux Pays-Bas.

Vos principales responsabilités

Administration du personnel

• Assurer le suivi et la qualité des processus d'administration du personnel et des données RH
• Gérer les contrats, avenants, absences, maladies, interruptions de carrière et autres événements administratifs
• Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs et les équipes RH
• Veiller à la fiabilité, à la conformité et à la mise à jour des dossiers et données RH
• Collaborer avec les HR Business Partners, Payroll, Finance et les différents partenaires externes

Safety & Health

• Assurer le suivi administratif et opérationnel des examens médicaux obligatoires liés aux fonctions de sécurité
• Coordonner l'organisation des visites médicales avec les partenaires externes
• Assurer le suivi des accidents du travail, en collaboration avec les assureurs, les managers, Safety et les conseillers en prévention
• Veiller à la qualité et à la mise à jour des données liées à la surveillance de la santé et aux fonctions de sécurité
• Assurer le suivi des dossiers et coordonner les actions avec les différentes parties prenantes

Gestion documentaire

• Être le/la référent.e People pour le système de gestion documentaire GEDOC
• Coordonner la création, la mise à jour, la validation et la diffusion des instructions, procédures et politiques RH
• Garantir la disponibilité, la cohérence et la traçabilité des documents de référence
• Organiser et préparer les réunions de suivi avec les parties prenantes et assurer le suivi des actions
• Accompagner les utilisateurs dans leurs recherches documentaires et les orienter vers les documents appropriés

Amélioration continue & digitalisation

• Identifier les irritants et inefficacités, analyser leurs causes et proposer des solutions pragmatiques
• Contribuer à la digitalisation, l'automatisation et la standardisation des processus et outils RH
• Challenger les processus existants et identifier des opportunités de simplification et d'optimisation
• Participer à différents projets RH et accompagner leur mise en œuvre
• Préparer des analyses, reportings et indicateurs permettant de fiabiliser les processus et de faciliter la prise de décision

Bent u gepassioneerd door Human Resources , maar ook door procesverbetering, digitalisering en het zoeken naar concrete oplossingen ? Bent u vertrouwd met digitale tools, houdt u ervan om processen te vereenvoudigen, te optimaliseren en verder te ontwikkelen , en zet u ideeën graag om in concrete oplossingen? Dan is deze opportuniteit iets voor u. Versterk ons team

Uw functie

Als HR Operations Support Officer speelt u een sleutelrol in het beheer en de verdere ontwikkeling van onze HR-processen in België en Nederland.

Uw verantwoordelijkheden

Personeelsadministratie

• Instaan voor de opvolging en kwaliteit van de processen rond personeelsadministratie en HR-gegevens
• Beheren van contracten, addenda, afwezigheden, ziekte, loopbaanonderbrekingen en andere administratieve gebeurtenissen
• Fungeren als een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers en HR-teams
• Waken over de betrouwbaarheid, conformiteit en actualisering van personeelsdossiers en HR-gegevens
• Samenwerken met de HR Business Partners, Payroll, Finance en verschillende externe partners

Safety & Health

• Instaan voor de administratieve en operationele opvolging van verplichte medische onderzoeken die verband houden met veiligheidsfuncties
• De organisatie van medische onderzoeken coördineren met externe partners
• De opvolging van arbeidsongevallen verzekeren, in samenwerking met verzekeraars, managers, Safety en preventieadviseurs
• Waken over de kwaliteit en actualisering van gegevens met betrekking tot gezondheidstoezicht en veiligheidsfuncties
• Dossiers opvolgen en acties coördineren met de verschillende betrokken partijen
• Deelnemen aan vergaderingen met de Safety & Health-teams en externe preventiediensten
• Een goede kennis onderhouden van de procedures en wettelijke verplichtingen op