Un·e assistant·e administratif·ve

Contexte

:

Le Centre de droit public et social de l’Université libre de Bruxelles a été fondé en en vue de rassembler les professeur·e·s, chercheurs et chercheuses travaillant sur les principales thématiques relevant du droit public. Il a été fondé en par Ganshof Van der Meersch et Jacques Velu. Depuis , il accueille également l’équipe d’enseignement et de recherche de l’ULB spécialisée en droit social. Lors de son assemblée générale de , le Centre de droit public a été rebaptisé en Centre de droit public et social, afin de refléter la diversification des expertises en son sein. Actuellement présidé par le professeur Jérôme Sohier et dirigé par le professeur Julien Pieret, son équipe interdisciplinaire compte plus de 50 personnes.

Missions:

Le responsable administratif ou la responsable administrative du Centre de droit public et social (Faculté de droit et de criminologie) assure ses fonctions sous la supervision du directeur du Centre de droit public et social et sous l’autorité de la directrice de l’administration facultaire. Ses fonctions comprennent les fonctions suivantes :

La gestion administrative, logistique et financière du Centre et, en particulier:

La réception téléphonique et le traitement quotidien du courrier postal et électronique du Centre. La gestion de la communication du Centre avec l’ULB (facultés, services administratifs, département financier) et avec les institutions extérieures à l’ULB. La surveillance du bon fonctionnement des équipements de bureau. L’organisation des réunions administratives du Centre et le suivi des décisions qui y sont prises. L’archivage de tous les documents afférents au fonctionnement du Centre. La gestion de la documentation scientifique et de la bibliothèque du Centre, en ce compris la commande, l’enregistrement et le classement des ouvrages. L’organisation des événements scientifiques du Centre (les « midis du Centre », les conférences, les journées d’études, les colloques). La gestion des budgets alloués au Centre et des comptes dont le Centre est titulaire. La gestion des locaux et bureaux du Centre.

La mise à jour du site internet du Centre.

L’accueil et la gestion administrative des chercheurs et des chercheuses en visite au Centre ainsi que des étudiants et des étudiantes-stagiaires y travaillant temporairement.

La gestion administrative de contrats de recherche financés par des institutions de recherche nationales, européennes et internationales.

La gestion de contrats d’engagement des étudiants et des étudiantes jobistes.

Le soutien à l’organisation des voyages des chercheurs et des chercheuses du Centre.

L’appui administratif aux chercheurs et aux chercheuses dans le cadre de programmes de recherche collectifs et de leurs activités scientifiques liées aux axes de recherche du Centre

Ce poste requiert une présence sur site de min. 4 jours/semaine.

Profil :  

Être titulaire d'un diplôme de bachelier Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : ( Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·e·s

Connaissances et compétences générales:

Excellente expression orale et écrite en français. Connaissance approfondie des outils informatique et bureautique (système d’exploitation Windows, Word, Excel, Outlook, Teams, navigateur internet). Notions de comptabilité (en lien avec la gestion financière du Centre). La bonne connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais est un atout.

Qualités requises:

Excellentes capacités organisationnelles, ordre et rigueur dans le travail. Capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps et à établir les priorités. Sens de l’accueil, contact aisé et diplomatie. Autonomie et sens de l’initiative. Enthousiasme, disponibilité et esprit d’équipe.

Nous offrons:

Un cadre de travail agréable et convivial. Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire. Une formation permanente. Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment). Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise. Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…). Une institution avec des valeurs sociétales fortes.

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