Un professionnel d'accueil et d'information
il y a 4 semaines
Appel à candidature interne et externe
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.
Raison d'être de la fonction et mission
Premier contact auprès des étudiants, du personnel et des visiteurs, le professionnel d’accueil et d’information véhicule et fait vivre dans son quotidien un accueil en phase avec les valeurs de la communauté Vinci dont celles de la convivialité, la proximité, la valorisation des talents et l'intégrité. En première ligne, il occupe un rôle d’information et de promotion de nos services et de nos dispositifs. Il veille, en collaboration étroite avec les services, à développer une circulation d’information plus fluide entre les acteurs.
Dans un esprit de polyvalence et d’appui au bon fonctionnement général, le collaborateur de l’implantation de Woluwe pourra être amené à assurer certaines tâches administratives en soutien aux différents gestionnaires de l’implantation comme l'impression des questionnaires d'examens.
Cette fonction est susceptible d’évolution dans l’ampleur et l’importance des missions qui seront confiées à sa ou son titulaire.
Fonction
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes tant depuis un espace de permanences (présentiel ou distanciel) que d'espaces de vie
- Gérer la centrale téléphonique : les appels téléphoniques entrants externes et internes
- Promouvoir en étroite collaboration avec l'équipe immobilière la sécurité des espaces : contrôle d’accès, gestion de stocks et circulation des personnes
- Informer et promouvoir les différents dispositifs au service des publics rencontrés
- Collaborer avec les services, et notamment, les services Communication et Immobilier pour la création et l'actualisation des outils permettant de répondre adéquatement aux attentes des publics rencontrés
- Créer et actualiser des outils d’information mis à la disposition du public
- Concevoir des outils de veille informationnelle en étroite collaboration avec les services
- Participer à la clarification et à la diffusion des informations et des procédures
- Réaliser des travaux administratifs en soutien aux services comme par exemple la réception et la remise de documents ou encore l'encodage de données en support
Profil
- Vous êtes soucieux de présenter une image positive de l'organisation en toutes circonstances
- Vous êtes capable de réagir rapidement, avec calme et maîtrise, en présence d'un événement imprévu
- Vous êtes en mesure d'évaluer l'urgence des demandes et des informations réceptionnées et de prioriser les actions requises
- Vous communiquez aisément et efficacement au téléphone et en public, vous rédigez aisément en français
- Vous faites preuve de méthode et de structuration des procédures en rapport avec votre fonction
- Vous maîtrisez les outils informatiques et vous êtes proactif dans l'exploitation de nouvelles technologies de communication contribuant à la visibilité de l'environnement
- Vous maîtrisez les outils de bureautique de base
- Vous êtes soucieux de participer au bon fonctionnement général au sein d’une équipe dynamique et vous êtes flexible pour apporter un support sur d'autres sites
- Vous êtes intéressé à contribuer à l'évolution de la fonction et à participer à des projets valorisant les talents de nos étudiants
Diplôme et expériences professionnelles requis
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ou d'une expérience professionnelle assimilée
- Une expérience professionnelle avérée dans l'accueil, l'orientation d'un public, la communication entre différents acteurs de terrain et le développement de projets sera considérée comme un atout
- La connaissance de l'anglais (niveau élémentaire A2) constitue un sérieux atout
Qualités attendues
- Patience, amabilité et ponctualité
- Tact, diplomatie et discrétion
- Bonne capacité d’écoute et d’assertivité
- Aisance relationnelle
- Dynamisme et rigueur
- Flexible et disponible à l'occasion d'événements spéciaux (journées portes ouvertes, assemblées générales, sessions d'examens,...)
Modalités d'exercice de la fonction
- Type de contrat : contrat à durée déterminée dans une orientation pérenne
- Lieu de travail : la fonction s’exerce principalement sur le campus de Woluwe de la HE Vinci (Mounier 84) tout en nécessitant des prestations équivalentes sur les autres campus dans une dynamique de travail en équipe
- Horaire de travail : flexibilité au niveau des plages horaire (horaires décalés)
- Date d’entrée en fonction : dès que possible
Procédure de sélection
- Dépôt du CV et d’une lettre de motivation via la page carrière « postuler ci-dessous »
- Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
- Rencontre des candidats par une commission de recrutement
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