Stafmedewerker organisatiebeheersing

Doel

Als stafmedewerker organisatiebeheersing draagt u bij tot de versterking van de maturiteit van de interne werking van Fedasil. U doet dit door tools en praktijken rond organisatiebeheersing te promoten en toe te passen (risicobeheersing, procedurebeheersing, beheersing strategische doelen en aanverwante procten) en door de interne diensten te ondersteunen. In het bijzonder stelt u een strategie op voor de ontwikkeling van business continuity management (BCM) binnen de organisatie, en het opstellen van een business continuity plan (BCP). U rapporteert aan de verantwoordelijke kwaliteit en risicobeheer met betrekking tot kwetsbaarheden en risico’s binnen de organisatie.

Context

U werkt binnen de dienst kwaliteit en risicobeheer nauw samen met uw collega’s stafmedewerker organisatiebeheersing. De dienst bestaat verder uit een cel kwaliteitsaudit opvang, 2 stafmedewerkers kwaliteit, en een diensthoofd.

(Meer informatie over Fedasil vind op www.fedasil.be)

Inhoud

Als verantwoordelijke voor business continuity management

U werkt een strategie uit voor de ontwikkeling van BCM en een BCP voor Fedasil.

U bepaalt samen met uw collega’s welke de sleutelprocessen zijn van de organisatie en voor welke processen een business impact analyse dient opgesteld te worden.

U analyseert welke continuïteitsmaatregelen reeds bestaan, u evalueert, en stelt desgevallend, nieuwe maatregelen voor. U betrekt hierbij de betrokken diensten.

U stelt implementatieplannen op die door het directiecomité goedgekeurd kunnen worden.

U zorgt voor de nodige interne communicatie, zodat medewerkers geïnformeerd zijn over BCM en BCP in het algemeen, en de plannen die hen aanbelangen in het bijzonder. U vertaalt de termen op zo’n manier dat de materie begrijpelijk is voor iedereen.

U werkt proctmatig en aan de hand van een stappenplan, zowel op korte, middellange als lange termijn, en houdt rekening met de prioriteiten van het agentschap.

Als verantwoordelijke voor interne controle en audit

U ondersteunt de collega’s van de cel bij hun rol als contactpersoon voor externe instanties die zich bezighouden met interne controle (opstellen van het jaarverslag voor het auditcomité van de federale overheid, contactpersoon voor de federale Interne Audit, en voor de "interne controle" door het Rekenhof).

U centraliseert intern alle informatie met betrekking tot de audits en het strategisch advies en bent in staat om een stand van zaken op te maken van de lopende acties als antwoord op deze audits en adviezen.

Als adviseur en ondersteunende dienst

U geeft inhoudelijk advies wat betreft de kwetsbaarheden van de organisatie op het vlak van risicobeheer, samen met eventuele oplossingen om de controleomgeving en het intern controlesysteem te verbeteren.

U werkt mee aan en voert analyse- of verbeterprocten uit met betrekking tot bestaande processen, procedures en systemen om het betreffende organisatieonderdeel of proces efficiënter te maken.

U adviseert en informeert de interne cliënten die betrokken zijn bij het onderwerp in kwestie en u ondersteunt hen bij de implementatie van de veranderingen.

Als expert

U verzamelt en analyseert informatie uit het gebied van BCM, organisatieontwikkeling, procesmanagement en audit, risicomanagement, etc.

U volgt het specialisatiedomein op en vergelijkt het met andere organisaties binnen en buiten de overheidssector om goede praktijken op te sporen.

Als stafmedewerker van de dienst & directie

U stemt uw doelstellingen en taken af op deze van de collega’s van de dienst, en onderzoekt welke samenwerking kan leiden tot betere en meer efficiënte resultaten (met name op vlak van integrale kwaliteit,  organisatiebeheersing en BCM). U maakt dezelfde oefening binnen de directie, in het bijzonder m.b.t. het portfoliomanagement met de strategische proucten, de strategische cyclus en het beheer van data.

Diploma en ervaring

U bent houder van een master/licentiaat diploma. 

Technische vaardigheden

Vereisten

U hebt een grote affiniteit met de overheidsorganisaties en u onderschrijft de doelstellingen van Fedasil. Hierdoor bent u in staat om een hoge mate van integriteit en loyaliteit te waarborgen.

U beschikt over goede analytische vaardigheden, u kunt de informatie beoordelen op een kritische manier en bent in staat om op een gestructureerde manier beslissingen te nemen.

U werkt autonoom en nauwgezet.

U bent communicatief, en diplomatisch, en kan begrippen inzake BCM en organisatiebeheer op een eenvoudige en klantvriendelijke manier vertalen naar de interne diensten.

U kan een ondersteunende en coachende rol opnemen ten aanzien van deze interne diensten en kan anderen enthousiasmeren om de maturiteit van de interne werking te verhogen. 

U werkt in een tweetalige omgeving. U heeft een goede kennis van het Nederlands/Frans.

U heeft een grondige kennis van het Officepakket (Word, Excel, Powerpoint,…).

Generieke competenties

Informatie integreren:  leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

Medewerkers motiveren:  erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

Objectieven behalen : beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Adviseren: a dvies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.

Troeven

Voorafgaande ervaring in BCM en organisatiebeheersing (of een vergelijkbare functie) is een pluspunt.

Eerdere ervaring met informaticaprogramma’s om diagrammen te maken (Visio, Bizagi, …) is een troef.

Algemene competenties (voor medewerkers van de federale overheid)

In team werken : een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot  oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen : Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen: a ctief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken : zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

informatie analyseren :  gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

Problemen oplossen : o mgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

Ondersteunen:  collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week) op basis van Europese financiering AMIF. Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar. Categorie A: administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag. 

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

Loon

U wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris bedraagt tussen €3. 793, 83 en €5. 090, 78 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. , Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.