Office assistant

il y a 3 semaines

Halle, Belgique Axis Group Temps plein
Our international client, active in the pharmaceutical sector, is actively looking for a highly organised and detail-oriented individual to join its team as an Office Manager. As a small not-for-profit association representing pharmaceutical excipients, they rely on the efficient management of our office operations to ensure the smooth functioning of our daily activities. The ideal candidate will possess excellent organisational skills, a strong commitment to confidentiality, and the ability to manage different tasks effectively.

Description

  • Office Operations Management:
Oversee and maintain the day-to-day operations of the office, ensuring a productive and organised work environment.
Coordinate office activities, including managing schedules and meetings.
Develop and implement efficient office systems and procedures to optimise workflow and enhance productivity.
Organise and take minutes at Team meetings.
Coordinate with IT support on all office equipment.
  • Human Resources
Manage sensitive and confidential matters relating to employee status and organisation changes.
Maintain employee files by handling changes in employee status in timely manner and ensure the protection of employee information, data and files.
Support management with HR matters including holidays, salaries.
Prepare paperwork needed to create new employee profile and to place new employee on payroll.
Maintain the internal policies relating to work regulations and procedures.
  • Administrative Support:
Be the primary contact for administrative matters.
Provide administrative support to the association's staff and management team.
Manage incoming and outgoing correspondence, including emails, letters, and phone calls, while maintaining a high level of confidentiality.
Maintain and update the association's databases, records, and filing systems.
Provide general support to visitors.
  • Event Assistance:
Assist in the planning and coordination of association events, including conferences, workshops, and meetings.
Assist the communication manager with the event logistics, such as registration, invoicing, venue bookings, travel organisation, and catering arrangements.
  • Membership Support:
Manage the association's membership database, ensuring accurate and up-to-date records.
Respond to member inquiries and provide assistance in a professional and timely manner.
Support membership recruitment and retention efforts.
  • Other administrative duties as the organisation’s activities require.

Profile

  • Bachelor’s degree in secretariat or equivalent qualification.
  • Excellent communication skills in French and English, both written and verbal.
  • Minimum 3 years of experience in a similar position.
  • Proven experience as an Administrative Assistant/Office Manager or in a similar administrative role.
  • Ability to handle confidential information with discretion and integrity.
  • Strong organisational skills with the ability to prioritise tasks and meet deadlines.
  • Excellent attention to detail and problem-solving abilities.
  • Able to take initiative and anticipate needs.
  • Proficient in using office software and technology, including MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and database management systems.
  • Be willing and able to learn to work with new software applications (such as virtual event platform).
  • Strong interpersonal skills and the ability to work collaboratively in a team-oriented environment and with different level of seniority.
  • Flexibility and adaptability to handle changing priorities.
  • Experience with a Belgian trade association/not-for-profit organisation an asset.
  • Willing to work in a small dynamic organisation.

Offer

Our client, located in the European quarter of Brussels, offers you a permanent contract and the opportunity to work in a small but growing non-for-profit association. You will be offered to chance to initiate projects and to shape you own position

  • Assistant Achat

    il y a 1 semaine

    Halle, Belgique Symeta Hybrid Temps plein

    Description de l'offre d'emploi En tant qu'assistant achat pour le service technique de Colruyt Group, vous organisez la commande et la livraison de tout le matériel nécessaire aux installations et au fonctionnement de nos bâtiments et de notre parc de machines. Vous soutenez nos acheteurs dans leur travail. Bref, un job riche et varié ! En tant que...

  • Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Halle, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging als Management Assistant? Hou je van een gevarieerd takenpakket? Ben je Nederlandstalig en heb je een goede kennis Frans? Zoek je een deeltijdste functie met verantwoordelijkheden? Lees dan zeker verder! Als Management Assistant ben je de rechterhand van de zaakvoerder en ben je verantwoordelijk...

  • Assistant Achat

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique Symeta Hybrid Temps plein

    de l'offre d'emploiEn tant qu'assistant achat pour le service technique de Colruyt Group, vous organisez la commande et la livraison de tout le matériel nécessaire aux installations et au fonctionnement de nos bâtiments et de notre parc de machines. Vous soutenez nos acheteurs dans leur travail. Bref, un job riche et varié En tant que collaborateur...

  • Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**:Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging als Management Assistant? Hou je van een gevarieerd takenpakket? Ben je Nederlandstalig en heb je een goede kennis Frans? Zoek je een deeltijdste functie met verantwoordelijkheden? Lees dan zeker verderAls Management Assistant ben je de rechterhand van de zaakvoerder en ben je verantwoordelijk voor...

  • HR Assistant

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique Page Personnel Temps plein

    As a HR Assistant you'll be responsible for:First point of contact for employees regarding HR requestsAssist the HR team in recruitment & trainingsManage the onboarding & offboardingSupport the optimisation of HR processes & projectsManage general HR administration (employee files, contracts, social documents...)You are passionate about HRYou have an...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Halle, Belgique VINCI Energies Temps plein

    Met de overname van Legendre Conveyors in 2021 wil Actemium zijn aanwezigheid in de logistieke en bottelsector versterken. Al meer dan 70 jaar integreert Legendre Conveyors transport - en lijnbeheersystemen in de productiehallen van haar klanten. Dankzij de perfecte integratie van machines en transportbanden helpen onze oplossingen de productielijnen te...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique VINCI Energies Temps plein

    Met de overname van Legendre Conveyors in 2021 wil Actemium zijn aanwezigheid in de logistieke en bottelsector versterken. Al meer dan 70 jaar integreert Legendre Conveyors transport- en lijnbeheersystemen in de productiehallen van haar klanten. Dankzij de perfecte integratie van machines en transportbanden helpen onze oplossingen de productielijnen te...

  • Marketing Assistant

    il y a 1 semaine

    Halle, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging binnen een Marketing Departement? Zou een opdracht van +/- 1 jaar binnen een farmaceutisch bedrijf je kunnen interesseren? Ben je communicatief en heb je een mooie kennis van het Frans, het Nederlands en het Engels? Lees dan zeker verder! Als **Marketing Assistant** ben je verantwoordelijk voor het...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Ventes Et Marketing

    il y a 3 semaines

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    **Description de l'offre d'emploi**: MyComfort24, filiale de Colruyt Group, est le plus grand webshop de Belgique pour les sous-vêtements, les pyjamas, le linge de bain et de lit. Il propose les collections des plus grandes marques. En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Ventes & Marketing, vous serez responsable du bon déroulement du service à la...

  • Fleet Assistant

    il y a 4 semaines

    Halle, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Voor een internationaal bedrijf in de regio Halle zijn we op zoek naar een gemotiveerde **Fleet Assistant**! Ben je **administratief sterk** en georganiseerd? Ben je **Nederlandstalig** met een **zeer goed kennis** van het **Frans** en het **Engels**? Ben je daarbovenop bekwaam in **MS Office** en hebben **draaitabellen geen geheim meer...

  • Fleet Assistant

    il y a 14 heures

    Halle, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Voor een internationaal bedrijf in de regio Halle zijn we op zoek naar een gemotiveerde **Fleet Assistant**! Ben je **administratief sterk** en georganiseerd? Ben je **Nederlandstalig** met een **zeer goed kennis** van het **Frans** en het **Engels**? Ben je daarbovenop bekwaam in **MS Office** en hebben **draaitabellen geen geheim meer...

  • Marketing Assistant

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**:Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging binnen een Marketing Departement? Zou een opdracht van +/- 1 jaar binnen een farmaceutisch bedrijf je kunnen interesseren? Ben je communicatief en heb je een mooie kennis van het Frans, het Nederlands en het Engels? Lees dan zeker verderAls **Marketing Assistant** ben je verantwoordelijk voor het...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Ventes Et Marketing

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique Colruyt Group Temps plein

    **Description de l'offre d'emploi**:MyComfort24, filiale de Colruyt Group, est le plus grand webshop de Belgique pour les sous-vêtements, les pyjamas, le linge de bain et de lit. Il propose les collections des plus grandes marques. En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Ventes & Marketing, vous serez responsable du bon déroulement du service à la...

  • Assistant Achat Fine Food Meat

    Il y a 2 mois

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    Description de l'offre d'emploi Fine Food Meat, l’entreprise de transformation de la viande de Colruyt Group, fournit de la viande à nos différentes enseignes. En tant qu’assistant Achat, vous apportez votre soutien à nos acheteurs afin qu’ils puissent prendre des décisions rapides et ciblées. Fine Food Meat est l’entreprise de transformation...

  • Assistant Achat Fine Food Meat

    il y a 14 heures

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    Description de l'offre d'emploi Fine Food Meat, l’entreprise de transformation de la viande de Colruyt Group, fournit de la viande à nos différentes enseignes. En tant qu’assistant Achat, vous apportez votre soutien à nos acheteurs afin qu’ils puissent prendre des décisions rapides et ciblées. Fine Food Meat est l’entreprise de transformation...

  • Assistant Achat électricité/sécurité

    Il y a 2 mois

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    Description de l'offre d'emploi Le département Électricité s'occupe de l'achat, de la gestion et de la maintenance des installations électriques (de sécurité) de Colruyt Group. En tant que assistant achat Achat Électricité, vous veillez à ce que nos acheteurs puissent effectuer leur travail sans problème. Une sélection de vos tâches en tant que...

  • Assistant Achat électricité/sécurité

    il y a 6 jours

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    **Description de l'offre d'emploi**: **Le département Électricité s'occupe de l'achat, de la gestion et de la maintenance des installations électriques (de sécurité) de Colruyt Group. En tant que assistant achat** **Achat Électricité, vous veillez à ce que nos acheteurs puissent effectuer leur travail sans problème.** **Une sélection de vos...

  • Assistant Achat électricité/sécurité

    il y a 14 heures

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    Description de l'offre d'emploi Le département Électricité s'occupe de l'achat, de la gestion et de la maintenance des installations électriques (de sécurité) de Colruyt Group. En tant que assistant achat Achat Électricité, vous veillez à ce que nos acheteurs puissent effectuer leur travail sans problème. Une sélection de vos tâches en tant que...

  • Assistant Achat Fine Food Meat

    il y a 3 semaines

    Halle, Belgique Colruyt Group Temps plein

    Description de l'offre d'emploi Fine Food Meat, l’entreprise de transformation de la viande de Colruyt Group, fournit de la viande à nos différentes enseignes. En tant qu’assistant Achat, vous apportez votre soutien à nos acheteurs afin qu’ils puissent prendre des décisions rapides et ciblées. Fine Food Meat est l’entreprise de transformation...

  • Assistant Achat Fine Food Meat

    il y a 1 semaine

    Halle, Flandre, Belgique Colruyt Group Temps plein

    de l'offre d'emploiFine Food Meat, l'entreprise de transformation de la viande de Colruyt Group, fournit de la viande à nos différentes enseignes. En tant qu'assistant Achat, vous apportez votre soutien à nos acheteurs afin qu'ils puissent prendre des décisions rapides et ciblées.Fine Food Meat est l'entreprise de transformation de la viande de Colruyt...