Attaché.e - Service Coordination & Appui Transversal au sein de la Direction Coordination & Procedures

Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateur∙rices au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen∙nes sont les valeurs centrales.

Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :

• "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
• "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
• "Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique) ;
• "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
• L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.

La direction "Coordination & Procédures" est composée d’une équipe multidisciplinaire, répartie au sein de quatre services :

• "Coordination & Appui transversal" ;
• "Ressources Humaines" ;
• "Infrastructure" ;
• "Procédures & Appui juridique".

Cette direction a pour principale mission d’apporter le support administratif, juridique et fonctionnel à toutes les directions de Vivalis. Elle s'occupe également des subsides aux financements des institutions hospitalières et de soins de santé en matière de construction et de rénovation.

Le service "Coordination & Appui transversal" est responsable notamment :

• De l’appui administratif et logistique aux autres directions et services, ainsi que du développement des procédures administratives internes ;
• De la gestion centralisée des contrats et des marchés publics ;
• Du suivi de la gestion de la protection des données et de l’échange d’informations ;
• Du développement et l'harmonisation des documents-types, des procédures et des processus internes ;
• De la méthodologie de la gestion de projets ;
• De la gestion des archives en lien avec la taxonomie qui classifie les documents et leur durée de conservation.

L’attaché·e travaillera au sein du service "Coordination & Appui transversal" de la direction "Coordination & Procédures". Il·elle travaillera sous la supervision directe du/de la premier∙ière attaché∙e responsable du service ou du/de la directeur∙rice "Coordination & Procédures".

L’attaché·e au sein du service "Coordination & Appui transversal" aura pour missions notamment de :

• Collaborer au sein de la cellule Marchés publics, contribuer à l'analyse et le suivi des dossiers, soutenir les collaborateur·rices de la cellule et conseiller les différents services ;
• Collaborer au sein de la cellule PMO, participer à des projets ou agir en tant que Project Manager, contribuer à la mise en place du planning et des priorités annuelles entre l’Administration et Iriscare ;
• Participer au développement d’une pleine collaboration avec les autres services et directions de Vivalis, assurer le suivi des dossiers dans le cadre des protocoles de collaboration avec le Département des services généraux d’Iriscare (notre institution sœur) ;
• Assurer le suivi de la correspondance, des dossiers et des procédures de travail afin de disposer de documents et de procédures conformes aux directives de qualité ;
• Vérifier, adapter, améliorer la qualité des documents sortants en contrôlant leur contenu et leur forme ;
• Évaluer, adapter, améliorer la communication ainsi que les procédures de travail.

En tant qu'attaché·e au sein du service "Coordination & Appui transversal", la fonction exige de :

• Contribuer, en lien direct avec sa hiérarchie, à la mise sur pied et au bon fonctionnement de son service ;
• Conseiller, soutenir et informer son/sa responsable de service et son/sa directeur·rice au niveau opérationnel, avec le souci de la qualité, afin d'apporter une contribution dans les compétences dévolues au service "Coordination & Appui transversal" ;
• Contribuer au développement de l'expertise au sein de l'administration, dans le cadre des compétences du service ;
• Collaborer au lancement et au suivi opérationnel de marchés publics, ainsi qu'aux procédures d'achat, dans le respect du