File Manager

File Manager Bent u een ervaren professional op het gebied van administratie en dossierbeheer, bekend om uw nauwkeurigheid, uw gevoel voor organisatie en uw klantgerichtheid? Wilt u een sleutelrol spelen in het hart van de bedrijfsvoering, met echte verantwoordelijkheden en een totaaloverzicht van de activiteiten? Dan is deze kans iets voor u. Uw rol Als dossierbeheerder speelt u een centrale rol in de administratieve en operationele werking van het bedrijf. Als belangrijk coördinatiepunt staat u garant voor de kwaliteit, de vlotte afhandeling en de opvolging van de processen. Uw verantwoordelijkheden omvatten: Het verlenen van hoogwaardige administratieve ondersteuning aan de commerciële verantwoordelijken; Zelfstandig beheren van aanvragen van klanten en prospects, offertes, contracten, certificaten, de database en digitale archivering, evenals de communicatie met klanten in samenwerking met het Business Support Team; Een sleutelrol spelen in de organisatie van commissies en raden in het kader van de activiteiten van de sector, door documenten te verstrekken en dossiers voor te bereiden voor afronding; De voortgang van de werkprogramma's van de auditors en de bijbehorende documentatie invoeren, plannen en opvolgen in het ERP-systeem; Zorgen voor de betrouwbaarheid en actualiteit van de gegevens in het ERP-systeem; De belangrijkste prestatie-indicatoren implementeren en opvolgen om de activiteiten efficiënt te beheren; Zorgen voor de actualisering van de websites die verband houden met de activiteit. Uw profiel • Bachelordiploma in secretariaat of commerciële richting; • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie; • Sterk klantgericht en servicegericht; • Georganiseerd, gestructureerd, reactief en resultaatgericht; • Vaardig in complex administratief beheer en het opvolgen van dossiers; • Nauwkeurig, met een goed overzicht van uw dossiers; • Analytisch en proactief; • In staat om zelfstandig en in teamverband te werken, met inachtneming van de interne procedures en dit in alle onpartijdigheid ten opzichte van klanten en auditors; • Beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook), databasebeheer, gebruik van een ERP en vertrouwd met internet (webplatforms, e-mailtools, sociale netwerken, enz.); • Perfect tweetalig Frans-Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, met basiskennis van het Engels; • Veelzijdig, enthousiast en stressbestendig We bieden u: Een sleutelrol met veel afwisseling, echte verantwoordelijkheden en een transversaal overzicht van de activiteiten; Een professionele, stabiele en collaboratieve werkomgeving waarin expertise en autonomie worden gewaardeerd; Een aantrekkelijk salarispakket dat aansluit bij uw ervaring en vaardigheden; Extralegale voordelen (maaltijdcheques, ecocheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, forfaitaire telewerkvergoeding, 100% terugbetaling van openbaarvervoerskosten, enz.); Onze hoofdzetel is gelegen in het centrum van Brussel, met een gloednieuw operationeel kantoor in Diegem, dat gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer en de auto, en satellietkantoren in Gent en Namen. Gedeeltelijk telewerken is mogelijk Interesse ? Solliciteer nu en bouw mee aan een veiligere toekomst met SECO Belgium-- File Manager Vous êtes un(e) professionnel(le)·expérimenté(e) de l'administration et de la gestion de dossiers, reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre orientation client ? Vous souhaitez occuper un rôle clé au cœur des opérations, avec de réelles responsabilités et une vision globale des activités ? Alors cette opportunité est faite pour vous. Votre rôle En tant que Gestionnaire de dossiers, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'activité. Véritable point de coordination, vous assurez la qualité, la fluidité et le suivi des processus. Vos responsabilités incluent notamment : Apporter un soutien administratif de haut niveau aux responsables de l'activité ; Gérer de manière autonome les demandes clients et prospects, les offres, contrats, certificats, la base de données et l'archivage digital, et de la communication vers les clients en collaboration avec l'équipe Business Support ; Être un acteur clé dans l'organisation des Comités et Conseils dans le cadre des activités des secteurs, de la mise à disposition des documents et de la préparation à la finalisation des dossiers ; Encoder, planifier et suivre l'évolution des programmes de travail des auditeurs dans l'ERP ainsi que la documentation qui l'accompagne ; Garantir la fiabilité et la mise à jour des données dans le système ERP ; Mettre en place et suivre les KPI's afin de piloter efficacement les activités ; Assurer la mise à jour des sites Internet liés à l'activité. Votre profil Bachelier en secrétariat ou à orientation commerciale ; Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire ; Forte orientation client et sens du service ; Organisé·e, structuré·e, réactif·ve et orienté·e résultats ; À l'aise avec la gestion administrative complexe et le suivi de dossiers ; Précis·e, rigoureux·se, avec avec une bonne vue d'ensemble de vos dossiers; Esprit analytique, proactif·ve et force de proposition ; Capacité à travailler en autonomie et en équipe, dans le respect des procédures internes et ceci en toute impartialité envers les clients et envers les auditeurs ; Maîtrise de la suite Microsoft Office (word, excel, powerpoint, sharepoint, outlook), la gestion de bases de données, l'utilisation d'un ERP et vous êtes à l'aise avec Internet (plateformes web, outil d'e-mailing, réseaux sociaux,..) ; Parfaitement bilingue français – néerlandais à l'oral comme à l'écrit, avec des notions d'anglais ; Polyvalent·e, enthousiaste et résistant·e au stress. Nous offrons Une fonction clé et variée, avec de réelles responsabilités et une vision transversale des activités ; Un environnement de travail professionnel, stable et collaboratif, valorisant l'expertise et l'autonomie ; Un package salarial attractif, en adéquation avec votre expérience et vos compétences ; Des avantages extra-légaux (Chèques repas, Ecochèques, assurances groupe, hospitalisation, frais forfait télétravail, remboursement frais de transport en commun de 100%...) ; Notre siège est situé au centre de Bruxelles, avec un tout nouveau bureau opérationnel Diegem , facilement accessible en transport en commun et en voiture, et des bureaux satellite à Gand et à Namur. Le télétravail partiel est possible. Intéressé(e) ? Postulez maintenant et participez à construire un avenir plus sûr avec SECO Belgique