Office Administrative Assistant
il y a 4 semaines
OFFICE & ADMINISTRATIVE ASSISTANTRoleidloom — a fast-growing Belgian SaaS scale-up specialized in event management and digital credentialing — is looking for a reliable, hands-on Office & Administrative Assistant to support our daily operations.You'll ensure that everything runs smoothly behind the scenes: from office logistics and supplier follow-up to payments, HR administration, and small marketing tasks.We're looking for someone conscientious, dependable, and proactive, who takes ownership of their tasks and executes them with accuracy and efficiency — someone we can fully rely on to get things done.Activities & responsibilitiesOffice OperationsOrder and maintain office supplies, snacks, drinks, IT stock, etc.Keep the office tidy and functional (heating, badges, alarm, cleaning coordination)Receive and manage mail, deliveries, and packagesManage supplier relationships (orders, invoices, delivery follow-up)Prepare small internal events or afterworks (e.g. Friday drinks, birthdays, team breakfasts)Arrange travel bookings and logistics for conferences or fairsOccasionally greet visitors or manage incoming callsTake care of small day-to-day needs (first aid box, fruit basket, dishwasher when needed)AdministrationReceive and process daily paymentsFollow up on late payments and update supplier filesEncode and prepare invoicesCoordinate with accountant (Revolut, Stripe, monthly reports)Manage petty cash and bank transfersTrack company subscriptions (e.g., phone, internet) and renewalsSupport the HR cycle:Publish job offers and prepare employment contractsOrganize interviews and onboarding logisticsPrepare and encode payroll documents (absences, holidays, medical certificates, etc.) and coordinate payment with the payroll providerManage eco-cheques, car fleet, and insurance-related mattersSupport other administrative or HR tasks and make sure nothing is left undoneMarketing assistanceAssist Product Owner and sales team in various marketing initiativesPost social media contentProfile requirementsSelf-behaviorReliable, rigorous, and detail-oriented — gets things done properly and on timeConscientious and discreet, with a strong sense of responsibilityProactive but respectful of scope — knows when to act and when to askTeam player with a positive, solution-oriented attitudeTrustworthy and confidential, especially with HR and financial informationComfortable working in a small, dynamic, international teamQualificationsBachelor's degree or equivalent experience in administration, office management, or HR assistance2–5 years of relevant experience in a similar operational roleExcellent command of English and French, both written and spokenStrong administrative and planning skills, able to multitask and prioritize effectivelyAttention to detail and a strong sense of follow-throughBasic understanding of accounting and HR/payroll processesWhy join idloomJoin an award-winning SaaS company with international reachWork in a flexible, friendly, and trust-based environmentBe part of a small, passionate team where your contribution truly mattersGrow within a culture that values precision, autonomy, and collaboration.
-
Human Resources Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Waterloo, Belgique Falk&Ross Europe Temps pleinAbout Falk & RossFalk & Ross is one of Europe's leading distributors of promotional textiles, recognized for its dynamism, international culture, and innovative spirit. As part of our continued growth, we are looking for a motivated HR Administrative Assistant – German Speaking who will support our German operations while being based in Belgium.This role...
-
Human Resources Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Waterloo, Belgique Falk&Ross Europe Temps pleinAbout Falk & Ross Falk & Ross is one of Europe's leading distributors of promotional textiles, recognized for its dynamism, international culture, and innovative spirit. As part of our continued growth, we are looking for a motivated HR Administrative Assistant – German Speaking who will support our German operations while being based in Belgium. This role...
-
Assistant/e Administratif/ve
il y a 14 heures
Waterloo, Belgique Full Cleaning Temps pleinFondée en 1997, **Full Cleaning** est une société de nettoyage et de maintenance de bureaux, de commerces et de communs d’immeubles. Notre clientèle est essentiellement constituée de gérants (property managers) et de locataires de d’immeubles à Bruxelles et dans le Brabant wallon. PME éthique et consciente de sa responsabilité, Full Cleaning...
-
Assistante Dentaire
il y a 2 semaines
Waterloo, Belgique Alquadent Temps pleinLa Clinique Dentaire Capouillet est à la recherche d'un(e) assistant(e) dentaire. Nous sommes un nouveau cabinet dentaire ouvert en juillet 2023 avec 2 dentistes généralistes, un parodontologue et une orthodoniste. Tâches, sans être exhaustives: - Gestion des agendas, des rendez-vous - Répondre au téléphone - Accueillir les patient, faire les...
-
Assistant Pharmacien
il y a 14 heures
Waterloo, Belgique Medi-Market Temps pleinAssistant Pharmacien PHARMACIES BY MEDI-MARKET GROUP est une pharmacie ‘moderne’ où l'offre de nos produits est ciblée sur l’ensemble de médicaments (non) soumis à prescription médicale ainsi qu’un large assortiment de produits de santé. La société offre des produits de première qualité dont les prix des médicaments ont été réduits, ce...
-
Hote(Sse) D'accueil/assistant(E) en Administration
il y a 13 heures
Waterloo, Belgique Orpea Temps pleinL’engagement figure en bonne place dans la liste des souhaits d’Orpea, tout comme la responsabilité, l’enthousiasme, la loyauté etl’humanité. Et ce n’est que logique. Avec plus de 4200 collaborateurs, 60 maisons de repos et 21 résidences-services, Orpea est depuis des années une organisation de premier plan en Belgique en matière de soins...
-
Teamleader Administration
il y a 14 heures
Waterloo, Belgique Orpea Temps plein**Société**: Pour notre résidence** Château Chenois** située à** Waterloo**, nous sommes à la recherche d’un(-e) **Team Leader Administration pour un contrat à durée déterminée de longue durée (minimum 6 mois)** **Fonction**: En tant que Teamleader Administration, vous faites partie de l'équipe de management locale LMT (staff) et vous...
-
Customer Service Officer
il y a 14 heures
Waterloo, Belgique Robert Half Temps plein**Robert Half est à la recherche, pour l'un de ses clients de la région de Waterloo, d'un Customer Service Officer Français / Néerlandais (h/f/x) pour une mission intérim en vue de long terme.** Notre client est une entreprise dynamique située à Waterloo, active dans le secteur de la production et distribution. Connue pour son environnement de...
-
Assistant.e Commercial.e FR/ANG bilingue
il y a 2 semaines
Waterloo, Belgique Daoust Temps pleinDescription de l'annoncePour notre client, actif dans le secteur de la communication par l’objet depuis plus de 20 ans, nous recherchons un(e) Assistant(e) Commercial(e). Vous intégrerez une équipe jeune et dynamique, au cœur d’une entreprise à taille humaine en pleine croissance à l’échelle européenne.Vos responsabilités : Préparation des...
-
Assistant Manager
il y a 2 semaines
Waterloo, Belgique Domino's pizza Waterloo Temps plein**Opérations en cuisine** : préparation des pizzas, respect des standards de qualité et de rapidité Domino’s. - **Gestion du magasin** : assurer le bon déroulement des shifts (ouvertures, fermetures, respect des procédures). - **Management de l’équipe** : motiver, former et accompagner les équipiers au quotidien. - **Service client** : garantir...
