Bestuurssecretaris secretariaat

Inleidend tekstje

Mintus zoekt een voltijds bestuurssecretaris om de werking van het directiesecretariaat in goede banen te leiden. Ben jij een strategische denker, organisatietalent en op zoek naar een functie bij een werkgever met rechtstreekse maatschappelijke impact? Dan zoeken wij jou

Wat is jouw rol?

In deze veelzijdige leidinggevende en beleidsmatige functie combineer je verschillende verantwoordelijkheden binnen het directiesecretariaat van Mintus.

Je leidt het secretariaat, het onthaal en de copytheek, waarbij je zorgt voor een efficiënte werking en een hoge kwaliteit van service aan zowel interne als externe klanten. Je vertaalt het organisatiebeleid naar concrete doelstellingen en acties voor het secretariaat en je optimaliseert de werkprocessen om de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te blijven verbeteren. Je ontwikkelt en motiveert de medewerkers, stimuleert hun persoonlijke groei, en creëert een bemoedigend en leerzaam werkklimaat. Je beheert het budget voor het secretariaat en draagt hierdoor bij aan een kostenbewust en efficiënt beheer van de middelen die de algemene werking van de organisatie ondersteunen. Je zorgt voor een correcte administratieve voorbereiding en afhandeling van dossiers voor de verschillende bestuurs- en beleidsvergaderingen van OCMW Brugge en haar welzijnsverenigingen. Je coördineert de interne communicatie, met als doel onze medewerkers zo goed mogelijk te informeren en een efficiënte samenwerking tussen de verschillende diensten mogelijk te maken. Je ondersteunt de directie tijdens conferenties, seminaries en externe netwerkevenementen en draagt zo bij aan het waarborgen van ons professionele imago. Je geeft beleidsvoorbereidend advies rond algemene zaken voor het OCMW en haar welzijnsverenigingen.

Jouw tewerkstellingsplaats: Hoofdzetel Mintus (Ruddershove Brugge)

Wat is jouw rol?

In deze veelzijdige leidinggevende en beleidsmatige functie combineer je verschillende verantwoordelijkheden binnen het directiesecretariaat van Mintus.

Je leidt het secretariaat, het onthaal en de copytheek, waarbij je zorgt voor een efficiënte werking en een hoge kwaliteit van service aan zowel interne als externe klanten. Je vertaalt het organisatiebeleid naar concrete doelstellingen en acties voor het secretariaat en je optimaliseert de werkprocessen om de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te blijven verbeteren. Je ontwikkelt en motiveert de medewerkers, stimuleert hun persoonlijke groei, en creëert een bemoedigend en leerzaam werkklimaat. Je beheert het budget voor het secretariaat en draagt hierdoor bij aan een kostenbewust en efficiënt beheer van de middelen die de algemene werking van de organisatie ondersteunen. Je zorgt voor een correcte administratieve voorbereiding en afhandeling van dossiers voor de verschillende bestuurs- en beleidsvergaderingen van OCMW Brugge en haar welzijnsverenigingen. Je coördineert de interne communicatie, met als doel onze medewerkers zo goed mogelijk te informeren en een efficiënte samenwerking tussen de verschillende diensten mogelijk te maken. Je ondersteunt de directie tijdens conferenties, seminaries en externe netwerkevenementen en draagt zo bij aan het waarborgen van ons professionele imago. Je geeft beleidsvoorbereidend advies rond algemene zaken voor het OCMW en haar welzijnsverenigingen.

Jouw tewerkstellingsplaats: Hoofdzetel Mintus (Ruddershove Brugge)

Wat verwachten we van jou?

Je hebt een natuurlijk talent voor het aansturen en motiveren van mensen. Je bent uitstekend in het organiseren en coördineren van diverse taken en processen. Je communiceert duidelijk en effectief met verschillende doelgroepen. Je hebt een goed begrip van budgettering en kunt zorgvuldig omgaan met financiële middelen. Je hebt een scherp oog voor detail, kunt complexe situaties analyseren en effectieve oplossingen bedenken. Je bent bereid je te verdiepen in relevante wet- en regelgeving en past deze kennis toe in je werk. Je past je goed aan aan veranderingen en onvoorziene omstandigheden en vindt altijd een manier om uitdagingen aan te pakken.

Aanwervingsvoorwaarden

Je beschikt over een masterdiploma (of gelijkgesteld) of je bent laatstejaarsstudent of je slaagt voor een capaciteitstest. Deelnemen aan deze capaciteitstest is mogelijk als je beschikt over minstens 3 jaar relevante ervaring. Besteed in dit geval voldoende aandacht aan de beschrijving van de vereiste relevante ervaring in jouw cv. Op het moment van indiensttreding, kan je een blanco uittreksel uit het strafregister voorleggen dat minder dan één maand oud is. Als hier een veroordeling op vermeld staat moet een uitzondering aangevraagd worden bij het bestuur. Contacteer ons tijdig in dat geval.

Wat verwachten we van jou?

Je hebt een natuurlijk talent voor het aansturen en motiveren van mensen. Je bent uitstekend in het organiseren en coördineren van diverse taken en processen. Je communiceert duidelijk en effectief met verschillende doelgroepen. Je hebt een goed begrip van budgettering en kunt zorgvuldig omgaan met financiële middelen. Je hebt een scherp oog voor detail, kunt complexe situaties analyseren en effectieve oplossingen bedenken. Je bent bereid je te verdiepen in relevante wet- en regelgeving en past deze kennis toe in je werk. Je past je goed aan aan veranderingen en onvoorziene omstandigheden en vindt altijd een manier om uitdagingen aan te pakken.

Dit is een reguliere selectieprocedure die in aanwerving, bevordering en interne personeelsmobiliteit toegankelijk is voor de medewerkers van OCMW Brugge, alle welzijnsverenigingen van OCMW Brugge (incl. Mintus) en Stad Brugge.

Aanwervingsvoorwaarden :

Je beschikt over een masterdiploma (of gelijkgesteld) of je bent laatstejaarsstudent of je slaagt voor een capaciteitstest. Deelnemen aan deze capaciteitstest is mogelijk als je beschikt over minstens 3 jaar relevante ervaring. Besteed in dit geval voldoende aandacht aan de beschrijving van de vereiste relevante ervaring in jouw cv. Op het moment van indiensttreding, kan je een blanco uittreksel uit het strafregister voorleggen dat minder dan één maand oud is. Als hier een veroordeling op vermeld staat moet een uitzondering aangevraagd worden bij het bestuur. Contacteer ons tijdig in dat geval.

Bevorderings-/promotievoorwaarden :

Je hebt minimaal 2 jaar anciënniteit in een openbaar bestuur, waarvan minstens 1 jaar in OCMW Brugge, of de welzijnsverenigingen van OCMW Brugge (incl. Mintus) of Stad Brugge. Je bent vast benoemd of in dienst gekomen na een reguliere selectieprocedure.

Voorwaarden interne personeelsmobiliteit :

Je bent minstens 1 jaar in dienst in OCMW Brugge of de welzijnsverenigingen van OCMW Brugge (incl. Mintus) of Stad Brugge en zit op vandaag in de graad A1a-A1b-A2a. Je bent vast benoemd of in dienst gekomen na een reguliere selectieprocedure.

Indien je voldoet aan de voorwaarden voor interne personeelsmobilitieit én je zit op vandaag in een gelijkaardige functie als deze vacature, dan bestaat de selectieprocedure voor jou enkel uit 1 gesprek met de selectiejury. Voor de andere stappen in de selectieprocedure word je vrijgesteld.

Uitgebreide informatie over de voorwaarden m.b.t. aanwerving, bevordering en interne personeelsmobiliteit vind je terug op de pagina's 'informatie voor interne sollicitanten' op deze interne jobsite.

Wat bieden wij jou aan?

We bieden jou een voltijds contract voor onbepaalde duur. Daarnaast nemen we de geslaagde kandidaten op in een werfreserve die 2 jaar geldig is.

Je komt terecht in de weddeschaal A1a-A1b-A2a met een brutoloon tussen €3.788 en €6.276 voor een voltijdse tewerkstelling. Jouw loon hangt af van eventueel over te nemen anciënniteit. Voor deze functie wordt, naast alle openbare anciënniteit, tot 10 jaar privé-anciënniteit overgenomen. Met overname van 10 jaar anciënniteit op een vergelijkbaar niveau, mag je rekenen op een brutoloon van €4.906. Voor een loonsimulatie op maat kan je steeds vrijblijvend contact opnemen.

Daarnaast bieden we jou volgende voordelen: 28 betaalde vakantiedagen (voor een voltijdse tewerkstelling) en een flexibele verlofregeling maaltijdcheques van €8 gratis hospitalisatieverzekering met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten een fietsvergoeding (€ 0,24/km) en een gratis fietshersteldienst gratis openbaar vervoer (woon-werkverkeer) de mogelijkheid om een (elektrische) fiets te leasen leuke personeelsevenementen, bekijk de aftermovie van onze afterwork eindejaarspremie aanvullende pensioenvergoeding overname van alle openbare anciënniteit en tot 10 jaar privé-anciënniteit thuiswerkvergoeding aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling door o.a. een kwalitatief opleidingsaanbod en interne doorgroeimogelijkheden werkzekerheid in een organisatie met een grote maatschappelijke meerwaarde een werkgever die aandacht heeft voor innovatie en duurzaamheid gelijke kansen als medewerker in een inlcusieve organisatie die diversiteit omarmt een evenwichtige balans tussen werk en privé door plaats- en tijdsonafhankelijk werken aandacht voor ergonomie door onze bestaande infrastructuur en de mogelijkheid om individuele ergonomische aanpassingen te vragen een premie voor jouw huwelijk, de geboorte van jouw kindjes, jouw pensioen ... en korting bij verschillende handelaars, pretparken, vakantieparken, kinderkampen, concerten, ... als je je aansluit bij onze personeelsvereniging SOFOCO. Bekijk het volledige aanbod onze eigen fitness waar je tegen een voordelig tarief gebruik van kan maken (de eerste 3 maanden zijn gratis)

Bekijk al onze troeven

Wat bieden wij jou aan?

We bieden jou een voltijds contract voor onbepaalde duur. Daarnaast nemen we de geslaagde kandidaten op in een werfreserve die 2 jaar geldig is.

Je komt terecht in de weddeschaal A1a-A1b-A2a met een brutoloon tussen €3.788 en €6.276 voor een voltijdse tewerkstelling. Jouw loon hangt af van eventueel over te nemen anciënniteit. Voor deze functie wordt, naast alle openbare anciënniteit, tot 10 jaar privé-anciënniteit overgenomen. Met overname van 10 jaar anciënniteit op een vergelijkbaar niveau, mag je rekenen op een brutoloon van €4.906. Voor een loonsimulatie op maat kan je steeds vrijblijvend contact opnemen.

Daarnaast bieden we jou volgende voordelen: 28 betaalde vakantiedagen (voor een voltijdse tewerkstelling) en een flexibele verlofregeling maaltijdcheques van €8 gratis hospitalisatieverzekering met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten een fietsvergoeding (€ 0,24/km) en een gratis fietshersteldienst gratis openbaar vervoer (woon-werkverkeer) de mogelijkheid om een (elektrische) fiets te leasen leuke personeelsevenementen, bekijk de aftermovie van onze afterwork eindejaarspremie aanvullende pensioenvergoeding overname van alle openbare anciënniteit en tot 10 jaar privé-anciënniteit thuiswerkvergoeding aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling door o.a. een kwalitatief opleidingsaanbod en interne doorgroeimogelijkheden werkzekerheid in een organisatie met een grote maatschappelijke meerwaarde een werkgever die aandacht heeft voor innovatie en duurzaamheid gelijke kansen als medewerker in een inlcusieve organisatie die diversiteit omarmt een evenwichtige balans tussen werk en privé door plaats- en tijdsonafhankelijk werken aandacht voor ergonomie door onze bestaande infrastructuur en de mogelijkheid om individuele ergonomische aanpassingen te vragen een premie voor jouw huwelijk, de geboorte van jouw kindjes, jouw pensioen ... en korting bij verschillende handelaars, pretparken, vakantieparken, kinderkampen, concerten, ... als je je aansluit bij onze personeelsvereniging SOFOCO. Bekijk het volledige aanbod onze eigen fitness waar je tegen een voordelig tarief gebruik van kan maken (de eerste 3 maanden zijn gratis)

Bekijk al onze troeven

---