assistant(e) administratif(ve) rh

La Direction générale Organisation et Finances a pour mission d'assurer l'efficience de WBE par la simplification des procédures administratives, l'optimisation des ressources humaines et le bon usage des ressources financières. Cette direction générale est composée des départements suivants : Finances, Affaires juridiques, Ressources humaines de l'administration centrale et Bien-être.

Au sein de la Direction générale Organisation et Finances, le Service général des Ressources humaines de WBE (SGRH) gère le personnel de l'Administration pour tous les processus ayant traits aux ressources humaines (traitement, congé, recrutement et sélection, formation ...).

Au sein du Service général des Ressources Humaines, le Service Management & Acquisition des Talents (SMAT) a pour mission de participer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'une stratégie d'attraction, de sélection et d'intégration des ressources humaines (talent acquisition) ainsi qu'au déploiement d'une stratégie de développement, de gestion et de rétention du personnel et des compétences (talent management).

Le Service Management & Acquisition des Talents se structure en deux cellules :

• La Cellule HRBP (HR Business Partner), qui a pour mission de soutenir, conseiller et appuyer les responsables hiérarchiques des entités fonctionnelles dans la gestion des équipes et des processus RH, d'assurer le relai de l'information RH au sein des services ainsi que de mettre en œuvre les procédures de recrutement, de sélection, d'évaluation et d'intégration au sein des différents départements de WBE, en vue de garantir une efficacité globale en matière de gestion des ressources humaines.
• La Cellule Engagement & Appui, qui a pour missions :
  • de réaliser l'engagement et les opérations administratives relatives aux engagements et aux mouvements de personnels en vue d'assurer la bonne arrivée des nouveaux collaborateurs au sein de WBE.
  • d'apporter un appui administratif à la Cellule HRBP dans la gestion de ses activités (gestion des correspondances, publication, gestion des jurys, accueil des candidats, classement des évaluations, gestion des agendas et des rappels, encodage ULIS (nouveaux, changements d'échelle, évaluation), ...
  • d'apporter un appui administratif au Service Formation dans l'opérationnalisation des plans de formation (gestion des dossiers, des inscriptions, des invitations et convocation, encodage ...)

Le poste est à pourvoir au seinde la Cellule Engagement & Appui.

L'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) est un collaborateur du Service général des Ressources Humaines (SGRH), chargé de fournir un support administratif dans la gestion des engagements et des opérations de carrière ainsi qu'un appui administratif et logistique en matière de sélection et dans les autres activités du service (onboarding, évaluation, formation ...).

L'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) occupe une fonction centrale, apportant un soutien aux différents rôles du SMAT et aux activités transversales du service.

OBJECTIFS DE LA FONCTION

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) :

• Vous apportez un appui administratif et logistique dans l'organisation et la mise en œuvre des activités liées aux différentes étapes des procédures de sélection ;
• Vous apportez un soutien administratif dans la gestion des procédures d'engagement, d'onboarding et dans les opérations relatives à la formalisation des mouvements du personnel et autres désignations des membres du personnel de WBE ;
• Vous assurez un rôle de contact en veillant notamment à la qualité de l'accueil physique et téléphonique du public ;
• Vous assurez la gestion d'activités transversales, contribuez au bon fonctionnement et à l'amélioration continue du service ;
• Vous participez à la bonne tenue des dossiers des (nouveaux) membres du personnel pour les aspects ayant trait aux responsabilités du service ;
• Vous apportez un appui dans les activités ayant trait au management et au développement du personnel.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant), vous serez amené(e) à :

• Apporter un appui administratif et logistique dans l'organisation et la mise en œuvre des activités liées aux différentes étapes des procédures de sélection (de tous types) en bonne collaboration avec les autres membres du service :
• Vous participez à la réception et au classement des candidatures ;
• Vous gérez la logistique, réservez les salles et prévoyez le catering nécessaire ;
• Vous assurez la gestion des plannings et la convocation des candidats à auditionner ou tester ;
• Vous assurez la coordination avec le service accueil de WBE ;
• Vous prenez en charge l'organisation des cas pratiques, imprimez les documents nécessaires et surveillez des tests organisés en présentiel ;
• Vous imprimez et préparez les dossiers d'audition et vous assurez de la préparation des salles de jury ;
• Vous accueillez les candidats sur place ;
• Vous assurez le suivi administratif des procédures (notifications aux candidats, lauréats, courriers, etc.) ;
• Vous participez au classement et à l'archivage des documents relatifs aux procédures de sélection.
• Apporter un soutien administratif dans la gestion des procédures d'engagement, d'onboarding et dans les opérations relatives à la formalisation des mouvements du personnel et autres désignations des membres du personnel de WBE :
• Vous rassemblez les documents nécessaires à l'engagement et à la constitution des dossiers des nouveaux membres du personnel et en vérifiez la conformité ;
• Vous imprimez et scannez les documents officiels ;
• Vous fournissez toutes les informations utiles et adéquates aux futurs collaborateurs et aux membres du personnel, et leur remettez la documentation nécessaire ;
• Vous transmettez les informations relatives à l'engagement d'un nouveau collaborateur ou aux changements opérés dans la situation d'un membre du personnel aux différents services impliqués (HRBP, SGAP (Service Gestion Administrative et Pécuniaire), Logistique ...) ;
• Vous vous assurez d'une coordination étroite avec le service HRBP tout au long de ces processus ;
• Vous envoyez des invitations et fixez des rendez-vous avec les lauréats en vue de la signature des actes officiels ainsi que dans le cadre des procédures d'accueil et d'intégration.
• Assurer un rôle de contact en veillant notamment à la qualité de l'accueil physique et téléphonique du public :
• Vous traitez les demandes d'information relatives à l'état d'avancement des procédures en cours ;
• Vous conseillez et informez les usagers et les agents en prenant, le cas échéant, les renseignements utiles, et vous les réorientez si nécessaire ;
• Vous contribuez activement à la gestion des boites mail partagées ;
• Vous passez des appels téléphoniques, répondez aux appels téléphoniques et prenez des messages ;
• Vous envoyez des mails, des courriers et des lettres recommandées ;
• Vous envoyez diverses notifications aux candidats et aux membres du personnel (courrier, mails, lettres, résultats...).
• Assurer la gestion d'activités transversales, contribuer au bon fonctionnement et à l'amélioration continue du service :
• Vous assurez des tâches administratives transversales et prenez les contacts nécessaires sur demande de votre hiérarchie ;
• Vous gérez les agendas de l'équipe lorsque cela s'avère nécessaire, prenez et organisez les rendez-vous;
• Vous assurez l'organisation logistique des réunions d'équipe ou autres, en assurez le suivi et la rédaction des procès-verbaux (ou indicateurs de suivi) ;
• Vous participez à des projets RH liés aux matières du service ou transversaux ;
• Vous contribuez à l'amélioration des procédures et à la mise en place des outils utilisés par le service ;
• Vous participez aux réunions du service, partagez vos expériences et proposez des initiatives ;
• Vous travaillez en bonne collaboration avec vos collègues du SMAT ;
• Vous vous assurez de la bonne coordination de vos activités avec celles des autres services du SGRH (formation, HRBP, pécuniaire ...) ;
• Vous contribuez à la tenue des tableaux de bord relatifs au suivi des différentes procédures en vue des analyses et du reporting nécessaires ;
• Vous assurez un reporting régulier auprès de votre hiérarchie et de vos collègues pour les dossiers partagés.
• Vous participez à la bonne tenue des dossiers des (nouveaux) membres du personnel pour les aspects ayant trait aux responsabilités du service :
• Vous classez les différents documents aux endroits adéquats et veillez à la conservation des documents utiles selon les prescrits de la procédure ;
• Vous veillez à la conformité, la régularité et la qualité des documents ;
• Vous assurez la bonne tenue et la mise à jour constante des dossiers des membres du personnel.
• Apporter un appui dans les activités ayant trait au management et au développement du
  personnel :
• Vous apportez un soutien opérationnel et administratif dans la gestion des procédures d'évaluation du personnel ;
• Vous assurez l'encodage des évaluations et le classement des rapports d'évaluation ou de fonctionnement ;
• Vous apportez un appui administratif au Service Formation dans la mise en œuvre des plans de formation (gestion des dossiers, des inscriptions, des invitations et convocation, encodage ...).

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive.

PLUS D'INFO SUR LA FONCTION ?

Ysaline MOLLE | HR Officer

Courriel :

CONDITIONS DE PARTICIPATION :

1. DIPLÔME REQUIS

Vous êtes en possession d'un certificat d'enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d'un diplôme équivalent au moment de la candidature.

Vous n'avez pas obtenu votre diplôme en français ou vous l'avez obtenu dans un autre pays que la Belgique ?

• Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise au moment de la candidature (pour l'obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor )(s'ouvre dans un nouvel onglet))
• Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise au moment de la candidature (pour l'obtenir: 02/ Service de l'équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur)

2. EXPÉRIENCE REQUISE

Une expérience professionnelle de minimum 1 année en tant que secrétaire/assistant(e) administratif(ve), idéalement dans le domaine des Ressources Humaines (gestion de dossiers recrutement et sélection, gestion de dossiers d'engagement, ...), est requise.

3. ATOUT

• Une expérience administrative, idéalement dans le domaine des Ressources humaines, acquise dans le secteur public, constitue un atout.
• Une expérience en tant qu'assistant(e) de sélection constitue un atout.

COMPÉTENCES

1. COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

• Analyser l'information (k) : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre les problèmes (k) : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions.
• Travailler en équipe (k) : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service (k) : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Faire preuve d'engagement (k): Vous vous impliquez dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant même en cas d'opposition.

2. COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Vous avez de bonnes aptitudes administratives (contrôle et manipulation de données).
• Vous maîtrisez les techniques d'expression écrite.
• Vous maîtrisez les techniques d'expression orale.

Une bonne motivation et une bonne vision de la fonction sont considérées comme particulièrement importantes.

Les compétences en gras et la motivation ainsi que la vision de la fonction sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction et ont une valeur plus importante dans le score final de la sélection.

La motivation et la vision de la fonction sont considérées comme essentielles pour la fonction. Si vous n'obtenez pas le score minimal pour ces critères, vous ne pourrez pas réussir la sélection.

CONDITIONS D'AFFECTATION

Si vous êtes lauréat
•e, vous devrez - pour pouvoir entrer en fonction – remplir certaines conditions d'affectation(s'ouvre dans un nouvel onglet).

CONDITIONS DE TRAVAIL ET D'ENGAGEMENT

1 poste, localisé à 1000 Bruxelles Boulevard du Jardin Botanique), est à pourvoir.

Type d'engagement : Contrat à durée déterminée de 7 mois, avec le barème de traitement 200/1 (niveau 2 – catégorie : Administratif).

Rémunération : entre 29.683,00€ brut annuel (avec 1 année d'expérience) et 54.133,00€ brut annuel maximum (salaire annuel brut, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises). Toute expérience jugée utile pour la fonction pourra être valorisée pécuniairement, sous réserve des attestations émanant des employeurs concernés.

Pour obtenir une estimation plus précise de votre future rémunération, rendez-vous sur la page suivante : simulateur de salaire(s'ouvre dans un nouvel onglet).

Régime de travail : 38h/semaine

Type de travail : Travail de bureau

AVANTAGES

• Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ;
• Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
• Pécule de vacances et prime de fin d'année ;
• Possibilité de télétravail jusqu'à 50% maximum (sous réserve de l'approbation de la hiérarchie) ;
• 27 jours de congés légaux par an minimum (le nombre de jours progresse avec l'âge) ;
• Congé d'office entre Noël et Nouvel an (en plus des congés légaux) ;
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
• Lieu de travail facilement accessible en transports en commun ;
• Indemnité vélo (montant par kilomètre selon taux en vigueur) ;
• Possibilité d'abonnement téléphonique (usage privé possible moyennant déclaration comme avantage de toute nature) ;
• Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;
• Possibilités de formations durant les heures de travail.

Pour postuler, veuillez envoyer votre candidature comportant impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae détaillé, rédigé en français et actualisé (avec les dates précises : jour, mois et année);
• Une lettre de motivation ;
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de son équivalence.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 18 juin 2024 inclus sur notre site.

Complétez le formulaire et joignez-y les documents requis.