Un-e Assistant-e Administratif-ve

il y a 1 semaine


Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein
offre d'emploi RC2024/003CDD

**Le Centre de formation continue ULB TechSci recrute**:
Un-e assistant-e administratif-ve

Pour un CDD 6 mois temps plein ou 1 an mi-temps

**Contexte**:
ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles. TechSci est né d'une collaboration entre la Faculté des Sciences et l'Ecole Polytechnique de Bruxelles, pour centraliser et développer la formation continue en Sciences et Technologies. Dans ce but, TechSci se concerte avec des partenaires internes et externes à l'ULB. Les programmes de formation continue en Sciences & Technologies permettent à l'ULB à mieux répondre aux enjeux sociétaux comme la transition énergétique, la digitalisation mondiale, les changements climatiques, les nouvelles technologies

Pour renforcer la croissance de TechSci actuellement composée de la Responsable TechSci, l'opérateur de formation cherche un-e assistant-e administratif-ve polyvalent-e, dynamique et pro-actif-ve.

**Missions**:
1. Aide & gestion administrative

Support et suivi de la comptabilité d'ULB TechSci (Gestion des budgets et aide à la préparation des bilans et rapports financiers)
Gestion des échéances budgétaires

**Support administratif varié**: rédaction de compte-rendu, mise à jour du site web

2. Support administratif et logistique lié à l'organisation des formations continues en Science & Technologies

Suivis et préparation liés aux formations (Mise à jour des calendriers, gestion des contrats, vérification des données liées à la rémunération des jobistes et des formateurs, gestion des admissions, gestion des supports de communications, encodage, préparation des locaux,...)
Gestion des dossiers d'évaluation des formations, indicateurs de résultats des formations

3. Secrétariat

Accueillir les intervenant-es, participant-es et les invité-es lors des formations
Aide à l'organisation et participation aux évènements (journées d'information, proclamations, Alumni Day,...)

**Profil**:
Être titulaire d'un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
Avoir une expérience pertinente de minimum 2 ans dans le domaine administratif

**Connaissances et compétences générales**:
Maitrise des outils informatiques (suite office)
Maîtrise d'outlook (mail et agenda)
Capacité rédactionnelle à destination de tous les publics
Compétences en comptabilité ou attrait pour les chiffres
Gestion de dossiers
Compétences en communication
Volonté d'apprentissage et de développement de connaissances

**Connaissances et compétences spécifiques à la fonction**:
La connaissance des procédures, réseaux et plateformes ULB est un atout.
La connaissance de SAP, HubSpot, canva, forms,est un atout.

**Qualités requises**:
Capacité à travailler en binôme
Diplomatie et assertivité
Sens des priorités et des responsabilités
Polyvalence, multitasking et flexibilité
Autonomie, organisation dans le travail
Capacité à comprendre les besoins d'un public cible spécifique
Créativité et imagination

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l'expérience acquise
Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )
Une institution avec des valeurs sociétales fortes

**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Soyez assuré-e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

**Type contrat**: CDD recherche contractuelle

**Temps de travail**: Temps plein

**Campus**: Solbosch

**Date de parution**: 01/02/2024

**Date limite de réception**: 23/02/2024
[Référence RC2024/003CDD]

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