Un-e Assistante Administratif-ve

il y a 2 semaines

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein
offre d'emploi 2024/079

La Faculté des Lettres, Traduction et Communication - Département des Langues et Lettres et Sciences de l'Information et de la Communication recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve de la mobilité étudiante

Pour un CDI contractuel à temps plein

**Contexte**:
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l'ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de l'ancienne Faculté de Philosophie et Lettres (le Département de Langues et Lettres et le Département des Sciences de l'Information et de la Communication), et d'un nouveau département (l'École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans) créé à l'occasion de l'intégration à l'ULB de l'ISTI (Haute École de Bruxelles) et de l'Institut Cooremans (Haute École Francisco Ferrer). La Faculté est présente sur le site du Solbosch, répartie au sein de 3 bâtiments : le A, le U et le D.

La personne sera amenée à travailler sous la responsabilité opérationnelle de l'adjointe à l'enseignement et dépendra hiérarchiquement de la Directrice de l'administration facultaire.

Le télétravail est organisé en Faculté, en concertation avec la personne recrutée à raison d'un jour fixe par semaine (2 jours par semaine durant certaines périodes déterminées). Les congés doivent être pris obligatoirement durant des périodes bien déterminées de manière à pouvoir garantir la continuité du service.

**Missions essentielles**:
Cette mission est susceptible d'évoluer selon les besoins.

Le secrétariat est le relais de proximité et le premier support administratif pour la mobilité tant pour les étudiants INCOMING et OUTGOING que pour les enseignants. Le secrétariat joue un rôle d'interface et assure la transmission des informations entre les différents interlocuteurs, les autres services administratifs facultaires et centraux et institutions partenaires.

**Mission 1**: Interface

De par sa fonction de première ligne, un des rôles du secrétariat est de veiller à la bonne transmission des informations et d'être l'interface entre les étudiants et les enseignants ; entre les enseignants et l'administration facultaire ; entre les étudiants et la Faculté ou l'établissement partenaire ; et de réorienter, le cas échéant, vers le service ou la personne adéquate. L'agent donc doit se tenir au courant des procédures internes mais aussi celles des partenaires, du fonctionnement général des différents services de l'institution et de ceux des partenaires et des améliorations quotidiennes des différents outils de gestion.
Dans ce cadre, l'agent sera amené à utiliser les outils de communication et de gestion mis à disposition par l'université (Move on, Mon ULB, l'UV, eCursus, suite office, etc.).

**Mission 2**: gestion administrative des dossiers incoming et outgoing

**Nominations**: annonce des étudiants sélectionnés en mobilité auprès des universités partenaires, vérification du respect des conventions de mobilité (nombre de places, niveau d'étude), centralisation des dossiers de nomination
**Suivi administratif des dossiers des étudiants sélectionnés**: envoi des lettres de nomination, encodage des données dans Move On, dans eCursus ou dans l'UV, réception et envoi des learning agreement, signature du certificat de séjour, attestation de départ, transmission des relevés de note
Organisation et participation aux séances d'information relatives à la mobilité au niveau facultaire et de l'administration centrale
Echanges avec les enseignants concernant les contenus de cours, certaines modalités d'examens et les notes
Echanges avec les différents secrétariats et jurys de filière pour des questions relatives au PAE, aux notes, aux délibérations, aux choix des cours, aux Learning Agreement des étudiants OUTGOING
Classement et archivage, électronique et papier, des différents dossiers étudiants
**Préparation des délibérations**: vérification des notes manquantes et absences, présence lors des délibérations et suivi (suivi des modifications, communication des résultats )
Aide à l'élaboration du dossier d'évaluation (agence ERASMUS - AEQES)
Gestion des dossiers administratifs des étudiants stagiaires Erasmus + incoming et accueil de ces derniers
Gestion des Programmes Intensifs Hybrides (PIH / BIP) des Erasmus + incoming et outgoing (pour ces derniers, en concertation avec les filières d'enseignement)
Support administratif et logistique dans toutes tâches utiles au bon déroulement de la mobilité
Support administratif et logistique lors d'événements mettant en avant la mobilité

**Mission 3**: Accueil

Accueil et contacts divers (physiquement, par téléphone, courrier, courriel) pour tout type de renseignements sur la mobilité
Accueil des étudiants incoming au moment de leur arrivée mais également de leur départ, avec remise des documents origi

  • Assistant(E) Administratif/ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**.**Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**.Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial** qui offre une...

  • assistant(e) administratif(ve) rh

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Wallonie Bruxelles Enseignement Temps plein

    L'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) est un collaborateur du Service général des Ressources Humaines (SGRH), chargé de fournir un support administratif dans la gestion des engagements et des opérations de carrière ainsi qu'un appui administratif et logistique en matière de sélection et dans les autres activités du service (onboarding,...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour un de nos clients situé dans la région de Malmedy, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve).**Ce que nous demandons de vous**:- Vous aimez la rigueur- Vous avez des connaissances en allemand- Vous êtes précis- Vous avez des connaissances xls- Vous préparez des offres commerciales- Vous avez une première expérience dans...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Datasharing

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique COOPELEC SC Temps plein

    **Assistant(e) Administratif(ve) et Data**Coopelec est une entreprise en pleine expansion représentant un grand groupe, spécialisée dans la coordination commerciale en lien avec le monde de la grande distribution. Nous sommes en relation constante avec d'importants acteurs commerciaux actifs sur la scène internationale.Pour accompagner notre...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Exaris Interim Temps plein

    Pour une entreprise familiale bruxelloise travaillant dans la production d'étiquettes adhésives durables, nous recherchons un-e assistant-e administratif-ve**Fonction**:L'assistant-e administratif-ve contribue à maintenir l'efficacité opérationnelle du département de support en assurant la gestion administrative et en soutenant les processus...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Volt International Temps plein

    Pour notre client actif dans l'industrie de l'énergieet localisé à **BRUXELLES **, nous sommes à la recherche **d'assistant(e) administratif(ve).****Description de la mission**:En tant qu'assistant(e) administratif(ve) / PMO au sein du service Architecture & Support, vous exercez un service qui allie des tâches administratives, financières et...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour notre client spécialisé dans la création et conception de têxtiles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve), le secrétariat/la réception est une plaque tournante importante à l'accueil de visiteurs et le début du parcours d'un échantillon ou d'un travail dans les laboratoires, vos tâches : - Tâches administratives,...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi RC2024/003CDD**Le Centre de formation continue ULB TechSci recrute**:Un-e assistant-e administratif-vePour un CDD 6 mois temps plein ou 1 an mi-temps**Contexte**:ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles. TechSci est né d'une collaboration entre la Faculté des Sciences et l'Ecole...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique La Ligue Braille Temps plein

    Vous cherchez un travail qui a du sens ? Vous rêvez d'une expérienceprofessionnelle riche en apprentissages et en belles rencontres humaines ? Lesecteur social vous parle ?**La Ligue Braille recherche un-e assistant-e administratif-ve.**Et si c'était votre prochain job ?**À propos de l'employeur**Active dans toutes les régions du pays, la Ligue Braille...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/043La Faculté des Sciences de la Motricité - Service Kinésithérapie et Réadaptation recrute:Un-e assistant-e adminsitratif-ve pour un CDI contractuel à temps plein**Contexte**:Le service de kinésithérapie et réadaptation, et ostéopathie, compte étudiant-es (BA1, BA2 et BA3), au sein d'une faculté des Sciences de la Motricité...

  • un (e) Assistant (e) Administratif (ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique L'ambassade d'Espagne Temps plein

    L'Office d'Education de l'Ambassade d'Espagne engage : un (e) Assistant (e) Administratif (ve)L'Office d'Éducation de l'Ambassade d'Espagne, rattaché au Ministère espagnol de l'Éducation, de la Formation Professionnelle et des Sports est chargé de promouvoir la connaissance de la langue et culture espagnole dans le Benelux.· Capacités linguistiques:...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)/ Secrétaire

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AU VIEUX SAINT-MARTIN Temps plein

    **Description de l'entreprise**Notre PME familiale gère plusieurs restaurants de référence à Bruxelles : Au Vieux Saint Martin, Au Grand Forestier, Au Savoy et « Claridge ». Depuis 4 générations nous sommes passionnés d'offrir à nos clients un service irréprochable et des plats d'excellente qualité. La société est en bonne santé financière et...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**:Les chiffres et le soutien administratif vous passionnent ? Alors cette offre d'emploi en tant qu'**assistant(e) administratif(ve)** au cœur de Bruxelles pourrait bien être la solution idéale pour vous En tant que collaborateur du département Digital Payments, vous l'assisterez dans diverses tâches administratives telles que le lancement...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Trilingue

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Administration Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels- Salary- €2,200 - €2,800- Date Added- 02/05/2023- Date Expires- 30/05/2023- Industry- Other**Excel Careers - Excel Interim **est constamment à la recherche d'Assistants Administratifs Junior et Seniors, pour fournir du soutien administratif à une équipe de professionnels. En tant...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Technique

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonctionAdministration-- référenceDUOTT offre d'emploiEn tant qu'assistant(e) administratif(ve) technique h/f, vos tâches seront les suivantes:- Vous réalisez diverses tâches de secrétariat (agenda, commandes, gestion de courriers)- Vous enregistrez quotidiennement les productions- Vous assurez le suivi des achats- Vous éditez les nouvelles...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Apside Temps plein

    **À propos d'Apside**Depuis 1976, Apside se distingue comme un groupe international d'ingénierie et de services numériques (ESN) dédié à la création de valeur sociétale pour ses clients et collaborateurs. Avec un chiffre d'affaires de plus de 250 millions d'euros, un réseau de 28 agences et plus de 3000 collaborateurs, Apside accompagne plus de 300...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique APB - Algemene Pharmaceutische Bond Association Pharmaceutique Belge Temps plein

    **Société**:L'Association Pharmaceutique Belge (APB) représente lespharmaciens d'officine. L'APB soutient ses membres dans leur pratique quotidienne, développe et promeut le libre exercice de la profession de pharmacien indépendant.Le Service de Contrôle des Médicaments (SCM) de l'APB est le laboratoire partenaire de tous les pharmaciens d'officine et...

  • Assistant-e Administratif/ve Et Agent-e D'accueil

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Caritas International Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF/VE ET AGENT-E D'ACCUEIL****CDI - MI-TEM** **PS - LIEGE**Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité, actives****ensemble à travers 200 pays et régions. A l'étranger, nous venons en aide aux victimes de catastrophes et de****conflits, de la faim et de la pauvreté. En...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/053Le Département des Infrastructures - Service Exploitation du campus du Solbosch recrute:Un-e assistant-e administratif-vePour un CDI contractuel à temps plein**Contexte**:Au sein du département des infrastructures, le service exploitation a pour mission, entre autres, la maintenance, l'entretien et la rénovation des équipements...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi RC2023/26CDD**Le Département enseignement - Service InfOR-études - recrute**:Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDD d'un an (renouvelable) à 70%**Contexte**:Le service InfOR-études de l'ULB assure les missions d'information sur les études et la vie étudiante ; d'aide à l'orientation et à la réorientation ; d'établir des...