Administration Assistant

il y a 2 semaines


Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique BirdLife International. Temps plein

Ensure the smooth running of the office by performing general office tasks, ensuring administrative support to the different teams, execute some specific administrative tasks for Finance & Administration.


Application deadline
Monday, 1 May 2023

Location
Brussels, Belgium

Full time
35 hours per week

Contract
1-year fixed term

Salary
€42,000

BirdLife Europe and Central Asia (ECA) is looking for a dynamic, passionate and committed Administration Assistant.

BirdLife ECA is a
Partnership of 48 national conservation organisations and a
leader in bird conservation .

Our
unique local-to-global approach enables us to deliver high-impact and long-term conservation for the benefit of
nature and people .


BirdLife ECA is one of the six regional Secretariats that compose BirdLife International, the global authority on the status of bird species.

Based in Brussels, it supports the European and Central Asian Partnership and is present in
47 countries including
all EU Member States .


With more than
4.100 staff in Europe,
2 million members and tens of thousands of skilled volunteers, BirdLife Europe and Central Asia, together with its national Partners, owns or manages more than
6,000 nature sites totalling hectares.


OVERALL PURPOSE OF THE JOB

Ensure the smooth running of the office by performing general office tasks, ensuring administrative support to the different teams, execute some specific administrative tasks for Finance & Administration.

MAIN DUTIES/WORK PROGRAMME RESPONSIBILITIES

  • Be the contact person for the building manager.
  • Deal with the suppliers of office materials and equipment (stationery).
  • Ensure the maintenance of all office equipment including IT, call connect, and photocopier/printer, where you are the point of contact for external suppliers and the organisation's IT department.
  • Coordinate the logistics for the organization of internal and external events in collaboration with the Leadership Team and HR.
  • Plan and manage the calendar and meeting rooms for the different team meetings in collaboration with the team managers.
  • Provide substantial administrative support to the teams (project involvement, minutestaking, maintaining databases).
  • Manage the finance mailbox.
  • Update finance folders on the server.
  • Update administrative tables in Excel.
EDUCATION/

SKILLS AND OTHER SPECIAL REQUIREMENTS

REQUIREMENTS:
KNOWLEDGE/SKILLS/ATTRIBUTES

  • Minimum General Education: University first degree or equivalent.
  • Communications skills: Clear, confident and accurate communication.
  • Creativity & Initiative: Selfmotivated worker able to work on their own or in teams, problemsolving attitude.
  • Computer Literacy: Working knowledge of Microsoft Windows, in particular Words and Excel.
  • Languages: English essential, French desirable.
OTHER DESIRED/HELPFUL KNOWLEDGE/SKILLS/ATTRIBUTES

  • Genuine enthusiasm for BirdLife's mission to mobilise lasting, sustainable protection for the world's birds, their habitats, and global biodiversity in general.
  • Understanding of culture, the experience of or desire to work for a nongovernmental organisation.

WHAT WE OFFER

Expected annual gross salary:
€42,000

Duration: 1-year contract - Belgian contract

Working hours:
full-time

HOW TO APPLY

  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Administration & IT Temps plein

    **Société**:Le Groupe Jolimont est par excellence l'Institution de confiance de la région depuis 130 ans ; il est leader dans ses bassins d'influence en accompagnant la population dans toutes les étapes de la vie.Le Groupe Jolimont, fort de plus de 5.500 collaborateurs et médecins, fédère 6 institutions hospitalières, 5 crèches, 4 centres de santé...

  • Assistant Administration RH

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique BRAVVO asbl Temps plein

    Bravvo est le service communal de prévention de la Ville de Bruxelles. Il rassemble les énergies pour améliorer, jour après jour et de façon durable, le cadre de vie, la sécurité et le lien social en ville, en proposant des services variés au cœur des quartiers.Bravvo recherche Assistant Administration RH (h-f-x) pour son service...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Caritas International Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATION ET FINANCE****CDI - TEMPS PLEIN - BRUXELLES****Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité,****actives ensemble à travers 200 pays et régions. A l'étranger, nous venons en aide aux victimes de****catastrophes et de conflits, de la faim et de la pauvreté. En Belgique,...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Caritas International Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATION ET FINANCE**CONTRAT DURÉE INDÉTERMINÉE - TEMPS PLEIN - BRUXELLES**Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité,****actives ensemble à travers 200 pays et régions. A l'étranger, nous venons en aide aux victimes de****catastrophes et de conflits, de la faim et de la...

  • Un Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Administration communale d'Uccle Temps plein

    **Fonction**:**CONTEXTE****:Le Département des Ressources humaines comprend le Service du Personnel ainsi que le Service des Rémunérations et Pensions. La mission du département est de proposer et d'implémenter une politique des Ressources humaines innovante et adaptée aux besoins de la Commune.En tant que partenaire de l'Administration, le...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique IPPF European Network Temps plein

    IPPF is a global service provider and a leading advocate of sexual and reproductive health and rights for all.We are a worldwide movement of national organizations working with and for communities and individuals.IPPF European Network (IPPF EN) includes 30 membership-based associations throughout Europe and Central Asia, as well as the Regional Office in...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique IFOAM Organics Europe Temps plein

    The Administrative Assistant will Organize and manage the office's daytoday finance administration; Ensure effectiveness and compliance with internal finance procedures and maintain the quality of data management; Assist the Finance Consultant; Play a crucial role in ensuring that office operations run smoothly and accurately, and that financial records are...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Greenbizzls Temps plein

    _**ADMINISTRATION & COMMUNICATION ASSISTANT (M/F/X)**_Travail en binôme, en collaboration avec l'Administration & Communication Officer.**Gestion administrative**:- Assurer la gestion des clients et des sociétés hébergées : enregistrement, suivi, facturation, badges, clés, état des lieux, etc.- Assurer le bon fonctionnement du bâtiment avec les...

  • Un Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Administration communale d'Uccle Temps plein

    **Société**:**LA COMMUNE D'UCCLE RECRUTE****Un Assistant administratif (H/F/X) - Cabinet du Bourgmestre****CONTEXTE**:Les membres du cabinet du Bourgmestre épaulent celui-ci ainsi que son chef de cabinet dans toutes leurs tâches quotidiennes et occupent une place d'intermédiaire entre ces derniers et les citoyens.**ACTIVITÉS PRINCIPALES****:- Vous...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique INTERCOMMUNALE DE SOINS SPÉCIALISÉS DE LIÈGE Temps plein

    **Description du poste**:**Votre rôle au sein de notre organisation**:Au sein du service administratif du personnel d'ISoSL basé Liège et sous la supervision du responsable hiérarchique, **l'Employé Administration du personnel** participe à l'administration correcte des salaires, des appointements et des contrats, dans le cadre légal afin d'assurer...

  • Corporate Assistant

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Fednot Temps plein

    Overview:**Fednot représente la fédération royale des notaires de Belgique. Les membres du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale sont exclusivement des notaires, qui délèguent la gestion quotidienne à l'organisation de Fednot. Afin d'assurer une organisation efficace, une gouvernance est mise en place pour garantir un fonctionnement...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi fondation 2023/01**La Fondation ULB recrute**:Un-e assistant-e administration et communication pour un CDI à temps plein**Contexte**:La mission de la Fondation ULB, fondation d'utilité publique, est de lever des fonds destinés à financer des projets scientifiques d'avenir qui sont dirigés par des chercheurs de premier plan de...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique FEDERATION INTERNATIONALE DES MOUVEMENTS D'AGRICULTURE BIOLOGIQUE-GROUPE REGIONAL EUROPEEN Temps plein

    **Description de l'entreprise**IFOAM Organics Europe is the European umbrella organisation for organic food and farming. We represent organic in European policymaking and advocate for a transformation of food and farming. Our work is based on the principles of organic agriculture - health, ecology, fairness, and care. With 200 members in 34 European...

  • Legal Assistant

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Page Personnel Temps plein

    As legal assistant you'll be responsible of:Administrative support of lawyers (follow-up of client files, reports...)Coordination & organisation of meetingOrganisation of events & trainingsTravel ManagementSupport internal projectsYou have a degree in administration or equivalentA first experience as administrative assistant is a plusYou have an excellent...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients**, Robert Half** est à la recherche d'un **Employé Administration des Ventes** (h-f-x). Il s'agit d'une **mission d'intérim en vue d'engagement**.Pour l'un de ses clients**, Robert Half** est à la recherche d'un **Employé Administration des Ventes** (h-f-x). Il s'agit d'une **mission d'intérim en vue d'engagement**.Notre client...

  • Responsable Administration

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Centrale d'aide à domicile CSD Bruxelles Temps plein

    **Société**:La CSD Bruxelles - Centrale de soins et services à domicile - offre différents services aux personnes en perte d'autonomie ayant le souhait de rester à domicile. Le périmètre d'action couvre les 19 communes bruxelloises. La CSD Bruxelles s'adresse à toute personne, quels que soient son âge, sa maladie ou son handicap, permanent ou...

  • Collaborateur Administration

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Centrale d'aide à domicile CSD Bruxelles Temps plein

    **Société**:La CSD Bruxelles - Centrale de soins et services à domicile - offre différents services aux personnes en perte d'autonomie ayant le souhait de rester à domicile. Le périmètre d'action couvre les 19 communes bruxelloises. La CSD Bruxelles s'adresse à toute personne, quels que soient son âge, sa maladie ou son handicap, permanent ou...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Wallonie Bruxelles Enseignement Temps plein

    L'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) est un collaborateur du Service général des Ressources Humaines (SGRH), chargé de fournir un support administratif dans la gestion des engagements et des opérations de carrière ainsi qu'un appui administratif et logistique en matière de sélection et dans les autres activités du service (onboarding,...

  • Assistant Social Itinérant

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Travaillerpour Temps plein

    **Code de sélection**:- CFG23017**Langue**:- Français**Diplôme**:- Bachelier**Type de contrat**:- Contractuel**Niveau de fonction**:- B**Type de recrutement**:- Recrutement externe**Durée**:- Durée indéterminée**Lieu de travail**:- 0000 Pas applicable**Temps plein/temps partiel**:- À temps plein**Résumé**:**Contenu de la fonction**:Rejoigniez...

  • Un Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Administration communale d'Uccle Temps plein

    **Fonction**:**LA COMMUNE D'UCCLE RECRUTE****Un **assistant administratif (H*/F**/X**) Service de l'Economie et du Commerce **au sein du département** HORECA****CONTEXTE****:Le Service de l'Economie et du Commerce - HORECA apporte son soutien aux associations de commerçants pour les différentes initiatives qu'elles prennent afin de promouvoir les centres...