Administrative Specialist

il y a 1 semaine

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique GIZ GmbH (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit) Temps plein

The Better Migration Management project is a regional programme to improve migration management and strengthen national and regional institutions to counter human trafficking and smuggling of migrants.

It is implemented in East Africa (Ethiopia, Djibouti, Eritrea, Kenya, Somalia, South Sudan, and Uganda) with project staff in the field and a coordination unit in Brussels.

Measures are implemented in the areas of migration governance, effective institutions to combat human trafficking and smuggling, and protection of victims of human trafficking and vulnerable migrants.


The programme is mandated by the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ) and co-financed by the European Union (EU).

Started in 2016 BMM is now in its 3rd phase running until September 2025.

We are looking for an Administrative Specialist (M/F/d) for our team in Brussels starting in May 2023

The responsibilities of the position include:

  • Service contracts management: assessment and quality control of the documents when requesting a contract in coordination with the colleagues in the project (TORs, relevant documentation to support a direct award or a tender)
  • Grant agreements management: revision of financial statements and guidance to grantees, amendments request and follow up on financial management
  • Administrative follow up of the open positions
  • Assistance in the exchange of knowledge with the extended team of financialadmin colleagues on and/or follow up on certain topics or processes
  • Gathering of internal finance information in preparation for external reporting
  • Comanagement in budget monitoring tool (GIZ Onsite Operations)
  • Budget preparation and monitoring in coordination with the finance manager
  • Support in the follow up of running commitments: including procurement and financing contributions of the full programme, until the closure of the position.
  • Support in Financial administration in requested or specific tasks
  • Support and management of relevant information for external and internal audits and reporting

Your profile:

  • Completed business administration/accounting/finance background studies
  • At least 5 years of professional experience in comparable positions involving financial bookkeeping and/or contract management
  • Fluent English (in writing, reading, and speaking)
  • Knowledge of German or French is an asset
  • Knowledge of SAP system would be an asset
  • Previous experience in administration or financial management of GIZ projects would be an asset.
  • Work permit for Belgium is mandatory
  • A sense of responsibility, autonomous, structured as well as effective time and selfmanagement
  • Ability to work in a team, commitment, social and communication skills combined with resilience and flexibility
  • An approach of anticipation and organization is key
  • Strong focus on delivering detailed work and proactive solutions
  • Strong communication and networking skills together with intercultural sensitivity
  • An interest in development cooperation
We offer a temporary contract (80% or full time) with GIZ in Brussels under Belgian law (PC200). The position will be remunerated according to the level of experience.

In addition to the legal holidays, you will receive 5 extra days of holiday per calendar year, as well as lunch checks, health insurance for hospitalisation and the reimbursement of a monthly ticket for Brussels public transport/or bike compensation and the possibility for home office in accordance with our respective policy.

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  • Administrative Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Chiesi Group Temps plein

    Chiesi is seeking an Administrative Specialist to join the Pharmaceutical Affairs team. This role offers a great next step for an (administrative) assistant or support with knowledge of pharmacovigilance and/or medical information. Are you looking for a next-level administrative role in the pharmaceutical industry? Do you want to work in a Great Place to...

  • Administrative & Secretarial Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique beBee Professionals Temps plein

    Offre d'emploi: Spécialiste en Administration et Secrétariat - BruxellesbeBee Professionals est à la recherche d'un Spécialiste en Administration et Secrétariat pour rejoindre son équipe à Bruxelles.Le candidat idéal devra avoir une excellente maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique, ainsi qu'une bonne connaissance des...

  • Administrative Officer for Uems Specialist Bodies

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique European Union of Medical Specialists (UEMS) Temps plein

    Administrative Officer for UEMS Specialist BodiesAre you interested in working for a European organization? Are you passionate about the medical sector and patient treatment and safety?The European Union of Medical Specialists (UEMS) is a non-governmental organization representing more than 1.6 million medical specialist doctors in Europe and beyond. The...

  • 2024-045 Spécialiste Administratif RH

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique CHU Saint-Pierre UMC Sint-Pieter Temps plein

    **Société**:Travailler au CHU Saint-Pierre, c'est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, passionné(e) par les soins de santé Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l'innovation, l'engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités. Toutes et tous s'attèlent...

  • Spécialiste Green

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Cebeo Temps plein

    **Spécialiste Green & Smart (H/F/X)**:- Date: 6 janv Lieu: SUARLEE, R4, BE, 5020- Entreprise: Sonepar- Type d'emploi: ProfessionnelCebeo est une entreprise, leader du marché belge, spécialisée dans la distribution de matériel électrique, solutions et services associés aux installateurs professionnels et aux entreprises. Nous accompagnons nos clients...

  • Collaborateur Administratif

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique DELA Temps plein

    Seriez-vous notre nouveau Collaborateur Administratif (Zone Liège)?Notre méthode ? C'est la méthode DELA, très estimée. Depuis plus de 85 ans, nous sommes à l'écoute de nos clients, de nos familles et de nos collègues. En tant que spécialiste funéraire, nous les aidons par des conseils et des actions et leur offrons une présence chaleureuse et...

  • 2024-046 Spécialiste Administratif RH

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique CHU Saint-Pierre UMC Sint-Pieter Temps plein

    **Société**:Travailler au CHU Saint-Pierre, c'est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, passionné(e) par les soins de santé Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l'innovation, l'engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités. Toutes et tous s'attèlent...

  • Payroll Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour notre client, acteur important du secteur logistique en région liégeoise, nous sommes à la recherche d'un **Payroll Specialist**.Pour notre client, acteur important du secteur logistique en région liégeoise, nous sommes à la recherche d'un **Payroll Specialist**.Votre **mission** aura pour but d'assurer un traitement correct et ponctuel des...

  • Tenders & Contracts Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique SD Worx Staffing Solutions Temps plein

    **Introductie**Ca tombe bien Nous sommes à la recherche d'un **Tenders & Contracts Specialist** pour un de nos clients, leader du marché belge de la distribution de la fourniture industrielle (maintenance, réparation et révision)- Vous êtes un Analyste ?- Vous avez une affinité avec les produits techniques industrielles ?- Vous avez une première...

  • Employée Administrative

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Puur HR Temps plein

    Solliciteer eenvoudig in enkele seconden via de button "solliciteren".CV niet bij de hand? Geen erg, we contacteren je om alles even te overlopenPuur HR is geen selectiekantoor. Wij werken rechtstreeks voor onze klanten. Jobs met vast contract onbepaalde duur.*****Employée administrative**:- **travail **vraiment- **significatif **?Notre méthode ? C'est la...

  • Assistante Administrative Assurances

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**:Dans cette fonction administrative au sein du secteur de l'assurance, vous apporterez votre soutien aux gestionnaires de dossiers et aux spécialistes.Que pouvez-vous attendre ?- Suivi administratif des contrats d'assurance (Vie).- Gestion des appels téléphoniques.- Des tâches plus complexes peuvent certainement être ajoutées.**Profil**-...

  • HR-administration Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Touring Temps plein

    **Société**:**Touring **est un acteur majeur dans le monde, en constante évolution, qu'est la mobilité d'aujourd'hui et de demain, que ce soit en Belgique ou à l'étranger. Nous informons et assistons nos clients dans tous leurs déplacements, peu importe leur moyen de transport, pour que leur mobilité soit une expérience efficace et agréable.Nous...

  • Collaborateur administratif

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ASBL Cliniques de l'Europe Temps plein

    Les Cliniques de l'Europe sont à la recherche d'un(e) : Collaborateur administratif (H/F/X) bilingue Reception & Call Center Pour les sites de Ste-Elisabeth & St-Michel L'équipe dynamique du call center recherche un nouveau collègue. Après un circuit de formation et une prise de connaissance étendue des différents services de nos hôpitaux, vous serez...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique U.S. Embassy Brussels Temps plein

    The U.S. Embassy in Brussels is looking for an Administrative Assistant to join the Medical team.Oversees, directs, and executes all administrative functions and responsibilities for the Medical Unit as assigned by the Foreign Service Medical Specialists. Acts as a liaison and facilitator between the medical unit staff, Tri-Mission personnel and ancillary...

  • Administrative and Financial Officer

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique European Union of Medical Specialists (UEMS) Temps plein

    Are you interested in working for a European organization? Are you passionate about the medical sector and patient treatment and safety?The European Union of Medical Specialists (UEMS) is a non-governmental organization representing more than 1.6 million medical specialist doctors in Europe and beyond. The UEMS primary function is the support and political...

  • HR Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Sparagus Temps plein

    HR Specialist - Salary & Benefits Are you curious about the followup and processing of HR processes related to the management of personal data, salary, and the relationships with different providers? Will you help us to pay our employees their wages on time and ensure that they can enjoy their benefits and their salary package? Are you also curious about the...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AMERIKAANSE AMBASSADE Temps plein

    FunctieomschrijvingThe U.S. Embassy in Brussels is looking for an Administrative Assistant to join the Medical team.Oversees, directs, and executes all administrative functions and responsibilities for the Medical Unit as assigned by the Foreign Service Medical Specialists. Acts as a liaison and facilitator between the medical unit staff, Tri-Mission...

  • HR Administration Specialist

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique bpost Temps plein

    **HR Administration Specialist****Objectif**bpost est toujours en mouvement. Nous créons un environnement pour nos employés avec des projets stimulants, des collaborations inspirantes et les dernières technologies, avec des opportunités d'emploi intéressantes et des programmes de formation pour chacun.Pour aider les plus de employés de bpost dans leurs...

  • Assistant Administratif en Immobilier

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique DEWAELE VASTGOEDDIENSTEN Temps plein

    **Description de l'entreprise**Dewaele Real Estate Group regroupe sous son toit cinq marques : Dewaele | immobilier avec conseils, , Van der Build, Turner et De Syndic. Chacun ayant sa propre spécialisation, ces départements travaillent en étroite collaboration. Les courtiers spécialisés et les syndics peuvent compter sur le soutien d'une équipe...

  • HR Specialist HRsc

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Sparagus Temps plein

    HR SPECIALIST HRSC - Service Team Salary & BenefitsFancy an administrative job in Human Resources?Do you want to learn more about the follow-up and processing of HR processes related to the management of personal data, the salary, the cafeteria plan and the relationships with different providers? Will you help us to pay our employees their wages on time and...