Personal Assistant

il y a 4 semaines

SaintJossetenNoode, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein

Description

Bright Plus international Talent is looking for an Executive PA to provide top-tier administrative support to the Chairman in one of the biggest international financial company. In this pivotal role, you'll manage communications, organize schedules, and ensure the chairman day-to-day operations are seamless.

Your responsibilities will include handling inquiries, scheduling meetings, arranging complex travel, and maintaining documentation. If you have a proven track record as a Personal Assistant, exceptional organizational skills, and the ability to handle sensitive information discreetly, we invite you to apply.

  • Handle the agenda, organize internal and external meetings
  • Book international travels. Follow up on expenses in line with company travel policies and coordinate with relevant teams of external mandates for expenses related to these mandates.
  • Handle necessary travel documents, Visa's, passports,...
  • Handle administrative tasks, e.g. submitting / uploading forms, follow up, make appointments where in-depth discussion are needed
  • Recording of registrations to seminars and follow up on practicalities, invoices, e.g. Eurofi, COP, Davos, IMF, ...
  • Be in close contact with the staff of the Corporate Secretariat team to prepare the ESA Board cycle, and other logistics for the Boards and Committees
  • Screen incoming calls and emails as well as handle confidential matters.
  • Reviewing, printing and lay-out of documents
  • Use an array of business software applications (e.g., word processing, presentation and spreadsheet).
  • Connect with stakeholders at all levels inside and outside of the organization.


Profile

The ideal candidate should have:

  • A bachelor or master's degree and at least 10 years' of experience as an Executive / Personal Assistant of senior managers.
  • Proficiency in Englsih & Spanish. Knowledge in Italian is a plus
  • Proactive mindset in scheduling travels, (recurrent) meetings, workshops....
  • Knowledge in different software packages of Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint).
  • Very efficient organizational skills, and the ability to work independently in a multifaceted environment on multiple tasks and under tight deadlines ; know how to prioritize.
  • Ability to transmit information clearly and transparently.
  • Able to provide minimal technical support for setting up hybrid meetings.
  • Willing to learn other programs and tools used in Euroclear
  • Proactive and accurate.
  • Resilient, positive and flexible.
  • Creative in problem-solving.
  • Discrete, as you will get exposure to sensitive materials and personal information.
  • Tactful towards direct colleagues and within the organization.
  • Interested in learning and tackling new responsibilities as role and experience grows.
  • Detailed oriented.


Company

Our client is a global provider of Financial Market Infrastructure Services based in Europe, Asia, the Middle East and the Americas.

If you would like to apply for this job, please get in touch with our International Talents Team.

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Saint-Gilles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant NL/FR **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **de regio Brussel.****Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant NL/FR **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **de regio Brussel.**Onze klant is een stabiel, familiaal bedrijf actief in de **juridische sector**.De...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Pour Société Pharmaceutique recherchons Management Assistant/Personal Assistant. Description de la fonction Notre client recherche Management Assistant/Personal Assistant français/néerlandais/anglais.Vous assurez la gestion administrative des différents dossiers;Vous gérez l'agenda du Directeur et organisez les réunions (matériel, catering, prise de...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein

    : Notre client recherche Management Assistant/Personal Assistant français/néerlandais/anglais. Vous assurez la gestion administrative des différents dossiers;Vous gérez l'agenda du Directeur et organisez les réunions (matériel, catering, prise de minute de réunion, rapport);Vous traduisez divers documents;Vous donnez un support lors des événements....

  • Project Consultant Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Omschrijving**:Als Project Consultant ga je met een vast contract op projectbasis aan de slag bij bedrijven in regio Brussel. Deze vacature biedt heel wat variatie want een project duurt doorgaans 3 tot 12 maanden. De jobinhoud en sector wijzigen per opdracht. Bovendien maak je deel uit van Bright Plus Outsourcing Solutions en beschik je over een zitje op...

  • Project Consultant Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Omschrijving**:Als Project Consultant ga je met een vast contract op projectbasis aan de slag bij bedrijven in regio Brussel. Deze vacature biedt heel wat variatie want een project duurt doorgaans 3 tot 12 maanden. De jobinhoud en sector wijzigen per opdracht. Bovendien maak je deel uit van Bright Plus Outsourcing Solutions en beschik je over een zitje op...

  • Personal Assistant h/f/x

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Unique Brussels Temps plein

    The role of this organisation is to represent the interests of its members on the EU political stage. Their main objective is to support the improvement of the commercial and regulatory environment for European rail operators and rail infrastructure companies. Description de la fonction As part of your role you will :Managing a complex schedule of business...

  • Freelance Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Pierre, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Omschrijving**:In deze freelance opdracht werk je als **Personal Assistant** in Brussel. Gedurende een **tweetal maand** zal je aan de slag gaan als Personal Assistant voor **3 à 4 dagen per week**. Je komt terecht in een dienstverlenend bedrijf. Werken via Bright Plus Outsourcing Solutions betekent dat je alle vrijheid als Freelancer behoudt, dat je...

  • Freelance Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Pierre, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Omschrijving**:In deze **freelance opdracht** werk je als **Personal Assistant** in Brussel. Gedurende een **tweetal maand** zal je aan de slag gaan als Personal Assistant. Je komt terecht in een gerenommerd adovcatenkantoor. Werken via Bright Plus Outsourcing Solutions betekent dat je alle vrijheid als Freelancer behoudt, dat je makkelijk nieuwe...

  • Administrative Assistant M/w/x

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique EXCEL INTERIM Temps plein

    **Description de l'entreprise**Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer service representative, digital marketing officers, etc. We work with...

  • Freelance - Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Pierre, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Description**:Dans cette mission freelance, vous travaillerez en tant que Personal Assistant à Bruxelles. Pendant environ deux mois, vous travaillerez en tant qu'assistant(e) personnel(le) 3 à 4 jours par semaine. Vous rejoindrez une société de services. En travaillant pour Bright Plus Outsourcing Solutions vous conserverez toute la liberté d'un...

  • Freelance - Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Pierre, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Description**:Dans cette mission **freelance**, vous travaillerez en tant que **Personal Assistant à Bruxelles**. Pendant environ **deux mois**, vous travaillerez en tant qu'assistant(e) personnel(le) **3 à 4 jours par semaine.** Vous rejoindrez une société de services. En travaillant pour Bright Plus Outsourcing Solutions vous conserverez toute la...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Lambert, Région de Bruxelles, Belgique Jobmatch Temps plein

    **Vos missions et responsabilités**- Gestion des plannings des cadres - agendas, réunions, déplacements- Collaboration avec les équipes Marketing et Communication- Coordination de réunions et d'événements- Préparation des voyages - Réservations, notes de frais, logistique vols et hotels- Traitement des informations de façon hautement...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Lambert, Région de Bruxelles, Belgique Jobmatch Temps plein

    **Taken en verantwoordelijkheden**- Beheer van de agenda's van de leidinggevenden - afspraken, vergaderingen, reizen- Samenwerking met de Marketing- en Communicatieteams- Coördinatie van vergaderingen en evenementen- Voorbereiding van reizen - reserveringen, expense reports, logistiek voor vluchten en hotels- Behandeling van vertrouwelijke informatie en...

  • Freelance - Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Pierre, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Omschrijving**:In deze freelance opdracht ga je aan de slag als Personal Assistant in Brussel. Het betreft een freelance opdracht met snelle opstart waarbij je 5 dagen/week zal werken. Je komt terecht in een gerenommerd adovcatenkantoor.Werken via Bright Plus Outsourcing Solutions betekent dat je alle vrijheid als Freelancer behoudt, dat je makkelijk...

  • Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Thon Hotel Brussels City Centre Temps plein

    About Thon hotels- Passionately committed. We daily strive to create special moments for our guests.- Professional hospitality. We aim to see, hear, and relate to all our guests.- The power to please. We are keen to make a personal effort to ensure every stay is the best stay- Innovative. We constantly improve and invest in our hotels.- Financially solid. An...

  • Sales Representative M/w/x

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique EXCEL INTERIM Temps plein

    **Description de l'entrepriseExcel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office Managers, Customer Service Representatives and Digital...

  • Logistics and Administrative Coordinator

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique EXCEL INTERIM Temps plein

    **Description de l'entrepriseLooking for a Logistics and Administrative Coordinator position? We have a job for youExcel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales &...

  • Assistant Housekeeping Manager

    il y a 1 semaine

    Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Thon Hotel Brussels City Centre Temps plein

    About Thon Hotels- Passionately committed. We daily strive to create special moments for our guests.- Professional hospitality. We aim to see, hear, and relate to all our guests.- The power to please. We are keen to make a personal effort to ensure every stay is the best stay- Innovative. We constantly improve and invest in our hotels.- Financially solid. An...

  • Peronsal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Lambert, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant** (m/v/x) voor een opdracht van 6 maanden in een groeiend bedrijf gelegen in **Sint-Lambrechts-Woluwe**.**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant** (m/v/x) voor een opdracht van 6 maanden in een groeiend bedrijf gelegen in **Sint-Lambrechts-Woluwe**.Onze klant is...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Woluwe-Saint-Pierre, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**:Dans ce poste de Assistant Personnel, vous êtes chargé(e) de la gestion quotidienne de l'agenda du PDG tant sur le plan privé que professionnel.Voici un aperçu de vos responsabilités:- Traiter et archiver la correspondance et les documents juridiques- Relecture finale de textes en néerlandais, français et anglais- Créer des...