Office Life
il y a 4 semaines
Firm believers in the power of building community since 1987, we are helping brands, associations and not-for-profit organisations solve their key people challenges through our core expertise: Live & virtual events, Strategic & digital communications and Consulting & community solutions.
We are an independently owned agency, headquartered in Geneva, Switzerland, with a global presence of 60 offices in 31 countries.
Functieomschrijving GENERAL OFFICE LIFEManage reception (in-office): welcoming guests, daily deliveries, phone and general inboxes of MCI and logos.
Answer main phone line for the four brands and dispatch calls: MCI Benelux, logos, BBE and Ovation.
Distribute and/or store correspondences (e.g. letters, emails and package delivery)
Keeping corporate meeting rooms (level +3) equipped and clean at all times
Maintaining the office condition and arranging necessary repairs with the building management (Cofinimmo) and submit any ad hoc requests via the ticketing system
Centralise and optimise office improvements/ideas; make life in the office pleasant, where people feel good
Manage the music in the Village during lunch times and internal events
Water and care for the cactus in the Village and open space (level +3)
OFFICE OPERATIONS
- Centralise travel tickets: online reservation, payments with company credit card, encoding CO2 information in the TRAACE software (group reporting with Finance)
- Assist in organising in-office client meetings for mci group Belgium
- Assist in organising the internal monthly events/meetings for mci group Belgium in-office & offsite
- Manage and optimise stock inventory for mci group Belgium in accordance with internal events, (client) meeting and in line with EMAS & ISO 14001 certification and internal CSR policy
- Support the (bi-)annual analysis and auditing process of the EMAS & ISO 14001 certification
- Manage all office suppliers, including (but not limited to): Proximus/Colt (internet), iRiS (cleaning company), Lyreco (office supplies, etc.), KONICA (printers & toners), GRÖHE (water filters & fountains), Javri (coffee machines), BIOCENO weekly fruit order, etc.
- Liaise with the Finance Team for supplier invoices (check correctness, ensure payment is processed and allocated to the right cost centre)
- Help/assist staff members of the company to find & book restaurants in Brussels for dinners with clients – if timely
- Support operational teams in gathering administrative documents for pitch & tenders (i.e.: transparency register, due diligence, financial documents
- The person fulfilling this role will be collaborating closely with the People & Culture Team and will report directly to the Director of Business Services.
- Proven experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant
- Knowledge of Office Administrator responsibilities, systems and procedures
- Experience, knowledge and passion spanning across ESG, sustainability, equity and social inclusion
- Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular) and familiarity with email scheduling tools
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- Excellent written and verbal communication skills in English and French, any adiditonal EU language is a plus
- Strong organisational and planning skills in a fast-paced environment
- Attention to detail and problem solving skills
- A creative mind with an ability to suggest improvements
- High School degree; additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus
- Hands on experience with office machines (i.e.: printers, coffee machines, etc.)
- Full-time in-office position
The Office Life & Operations Coordinator is in charge of various administrative and operational tasks related to the office life and plays a central role within the office, coordinating and handling all day-to-day office administration and management tasks including interaction with internal or external stakeholders (e.g. internal team, departments, mci group, clients and third-party suppliers).
This role requires pro-activeness in implementing and supporting the implementation of company processes, identify and suggest improvements whenever and wherever relevant. The role entails to manage the office and all related actions responsibly and in line with the EMAS & ISO 14001 certification (eco-responsible). Experience, knowledge and passion spanning across ESG, sustainability, equity and social inclusion is a must.
The person fulfilling this role will be collaborating closely with the People & Culture Team and will report directly to the Director of Business Services.
-
Office Assistant
Il y a 2 mois
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Bright Plus Temps plein**Omschrijving**: - Je verzorgt de communicatie en stelt contracten en offertes op. - Je bent dagelijks telefonisch in contact met een brede waaier aan externe relaties waaronder nutsdiensten. - Je helpt mee aan de implementatie van interne procedures en een correcte documentatie in het licht van de interne audit-controles. - Je waakt over de feilloze...
-
Office Manager
il y a 3 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique AGO Jobs & HR Temps pleinJe zoekt een toffe job? Tijdelijk of (optie) vast? Als arbeider of bediende? Kom dan zeker langs in een van onze 80 kantoren of surf naar www.ago.jobs. Wij hebben meer dan 3500 openstaande vacatures voor jou en helpen jou graag een job te vinden die bij jou past. Choose life, choose work, choose AGO! Functieomschrijving Onze klant is de voorloper van...
-
Office Manager
il y a 1 mois
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique AGO Jobs & HR Temps pleinJe zoekt een toffe job? Tijdelijk of (optie) vast? Als arbeider of bediende? Kom dan zeker langs in een van onze 80 kantoren of surf naar www.ago.jobs. Wij hebben meer dan 3500 openstaande vacatures voor jou en helpen jou graag een job te vinden die bij jou past. Choose life, choose work, choose AGO! Functieomschrijving Onze klant is de voorloper van...
-
Life Insurance Officer Retail
il y a 2 semaines
Sint-Gillis, Belgique NN Belgium Temps plein**Description de fonction**: **Tout ce que vous faites en tant que Life Insurance Officer a un impact.** Ce que nous estimons vraiment important ? Nos valeurs fondamentales : care, clear, commit. Nous ne cherchons qu’à améliorer la vie de notre personnel et de nos clients. Nous le faisons avec une fonction qui fonctionne. En tant que Customer Care...
-
Digital Business Analyst
il y a 2 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Semetis Temps pleinWe are looking to recruit young graduates, willing to learn the ins and outs of the Digital Advertising World and use their **analytical skills** to grow and develop the Semetis clients' online businesses. - Are you ready to enter the Semetis Digital Business Program?_ You will be working with more experienced colleagues, in direct relationship with our...
-
Dossierbeheerder - Notariskantoor
il y a 1 semaine
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique AGO Jobs & HR Temps pleinJe zoekt een toffe job? Tijdelijk of (optie) vast? Als arbeider of bediende? Kom dan zeker langs in een van onze 80 kantoren of surf naar www.ago.jobs. Wij hebben meer dan 3500 openstaande vacatures voor jou en helpen jou graag een job te vinden die bij jou past. Choose life, choose work, choose AGO! Functieomschrijving Voor onze klant één van de grootste...
-
Life Insurance Officer
il y a 2 semaines
Sint-Gillis, Belgique NN Belgium Temps plein**Description de fonction**: **Quels sont les avantages de votre travail en tant que Customer Care Officer ?** En tant que Customer Care Officer dans l'équipe Bank, vous aidez nos clients à protéger ce qui est important pour eux grâce à une gestion fluide et qualitative de leurs contrats d’assurance vie et décès. Les différents produits impliquent...
-
File Handler Life Insurances Retail
il y a 6 jours
Sint-Niklaas, Flandre, Belgique Axis Group Temps pleinLife Insurance Production ManagerAre you the expert in life insurance we are seeking? Join us as a Production Manager for Individual Life Insurance, where you will play a vital role in delivering top-notch service to customers and brokers. Your profound knowledge of life insurance and exceptional communication skills will serve as the bridge between...
-
International Mobility Advisor
il y a 3 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Start People Temps pleinOur client is specialized in the energy sector. Description de la fonction You are in constant communication with the assignee and work closely together with the group internal expatriation cell to ensure the good execution of the international assignments offering support, advice and solutions whenever necessary for immigration, relocation, move, payroll...
-
Administrative Sales Support M/w/x
il y a 3 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique HENKEL BELGIUM DISTRIBUTION Temps plein**Description de l’entreprise **At Henkel, you can be a game changer and craft your career. Unleash your entrepreneurial spirit by bringing your ideas to life within a global team. Our leading brands and technologies, along with our high-performing businesses will provide you with countless opportunities to develop your skills and explore new paths. Your...
-
Digital Business Intern
il y a 2 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Semetis Temps pleinYou want to grow your digital marketing skills in no-time while working for the biggest advertisers in Belgium? Semetis is The Business School for Digital Marketing and offers a **4 months internship minimum** (16 weeks) from February to June 2024. Check out this amazing internship opportunity to kick-start your career! **What will you do?** You will be...
-
Payroll Specialist
il y a 2 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique IKEA Temps pleinIKEA is all about people, and our team make sure to bring the best people on board to keep our strong spirit of togetherness. We believe that different experiences and backgrounds collectively make us wiser and stronger, and we ensure that our co-workers bloom into their best selves as they contribute to our business. Job description In the role as Total...
-
Office Manager
Il y a 2 mois
Molenbeek-Wersbeek, Belgique Lidl Temps plein**Overzicht**: Met bijna 11.000 collega’s maken we #teamlidl. Elke dag werken we samen aan 1 doel: van Lidl de meest favoriete supermarkt in België & Luxemburg maken. Keer op keer geven we het beste van onszelf voor onze klanten. Zowel in de winkels, in onze distributiecentra als op het hoofdkantoor in Merelbeke. Wil jij de strafste versie van jezelf...
-
Office Manager
il y a 1 jour
Molenbeek-Wersbeek, Belgique Lidl Temps plein**Overzicht**: Met bijna 11.000 collega’s maken we #teamlidl. Elke dag werken we samen aan 1 doel: van Lidl de meest favoriete supermarkt in België & Luxemburg maken. Keer op keer geven we het beste van onszelf voor onze klanten. Zowel in de winkels, in onze distributiecentra als op het hoofdkantoor in Merelbeke. Wil jij de strafste versie van jezelf...
-
Payroll Specialist/ Project lead payroll
il y a 2 semaines
Sint-Jans-Molenbeek, Belgique House of Talents- HR Talents Temps pleinOnze klant behoort tot een wereldwijde groep met hoofdzetel in Frankfurt. Ze zijn gespecialiseerd in vloeibare harsen, additieven, harsen voor poedercoatings en crosslinkers voor onder meer hout, metaal en kunststof.In het kader van een uitbreiding, is HR Talents op zoek naar hun toekomstige Payroll Specialist/Projectleider Payroll. Functieomschrijving In...
-
Administratief Bediende
il y a 1 semaine
Sint-Andries, Belgique VVD OFFICE Temps pleinFunctieomschrijving VVD Office is een administratief dienstverleningskantoor dat administratieve, boekhoudkundige en organisatorische ondersteuning biedt aan zelfstandigen en KMO's en dit met een zo ver mogelijk doorgedreven gedigitaliseerde manier van werken. Onze klanten kiezen welke taken zij aan ons toevertrouwen: allround administratie, boekhouding,...
-
Office Assistent Brussel
il y a 3 semaines
Molenbeek-Wersbeek, Belgique Lidl Temps plein**Overzicht**: De afdeling Bouw en Expansie van Lidl België & Luxemburg staat in voor de realisatie van onze nieuwe alsook verbouwingen van onze bestaande winkels, distributiecentra en andere gebouwen. Deze afdeling neemt de algemene leiding over de prospectie en aankoop van terreinen of panden voor nieuwe projecten en het realiseren van bouwprojecten zowel...
-
Payroll Officer
il y a 3 semaines
Sint-Niklaas, Belgique Agilitas Temps pleinBen jij cijfermatig en nauwkeurig? Heb je een goede kennis van sociale wetgeving? Ben je een vlotte communicator? Lees dan zeker verder! **Wij bieden**: - Een uitdagende job met ruimte om mee te groeien in je job. - Een goede work-life balans door glijdende werkuren, deels thuiswerk is mogelijk. - Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale...
-
Office Assistant
il y a 6 jours
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein**Omschrijving**:- Je verzorgt de communicatie en stelt contracten en offertes op.- Je bent dagelijks telefonisch in contact met een brede waaier aan externe relaties waaronder nutsdiensten.- Je helpt mee aan de implementatie van interne procedures en een correcte documentatie in het licht van de interne audit-controles.- Je waakt over de feilloze opvolging...
-
Payroll Officer
il y a 6 jours
Sint-Niklaas, Flandre, Belgique Agilitas Temps pleinBen jij cijfermatig en nauwkeurig?Heb je een goede kennis van sociale wetgeving?Ben je een vlotte communicator?Lees dan zeker verder**Wij bieden**:- Een uitdagende job met ruimte om mee te groeien in je job.- Een goede work-life balans door glijdende werkuren, deels thuiswerk is mogelijk.- Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen.- Je...
