Hoofdmedewerker studentenadministratie, functieklasse B, 100%

*Ben je een administratieve duizendpoot, ben je vlot in de omgang en spreekt het je aan om in een studentencontext te werken? Dan is deze tijdelijke functie binnen de dienst Studentenaangelegenheden misschien iets voor jou*

Jouw job

De afdeling Studentenadministratie (onderdeel van de dienst Studentenaangelegenheden) is georganiseerd rond 3 thema's: studenten
- en opleidingsadministratie, onderwijsplanning en stageadministratie. Samen zorgen we voor een vlotte administratieve begeleiding van HOGENT-studenten gedurende hun volledige studieloopbaan.

Als tijdelijke vervanging (100%) van enkele collega's word je ingezet binnen het team studenten
- en opleidingsadministratie. Je neemt er een actieve rol op in de correcte en tijdige verwerking van studenten
- en opleidingsdossiers en je garandeert de kwaliteit van onze administratieve dienstverlening. Samen met je collega's sta je in voor de opvolging van inschrijvingen en de studentendossiers en verzorg je de opleidings
- en examenadministratie. Daarbij heb je steeds oog voor regelgeving, procedures en deadlines.

Vanuit de front-office (het studentensecretariaat op campus Schoonmeersen) ben je het eerste aanspreekpunt voor studenten. Je beantwoordt hun uiteenlopende administratieve vragen op een klantgerichte manier en vertaalt regelgeving naar heldere, correcte informatie.

Gedurende piekperiodes in het academiejaar ondersteun je het uitdagend planningsproces. Via digitale tools plan je de onderwijs
- en examenactiviteiten. Je houdt daarbij rekening met de noden van de opleiding en de mogelijkheden binnen de organisatie. Je volgt dagelijkse wijzigingen nauwgezet op, zoekt haalbare oplossingen en doet de nodige aanpassingen. Je staat hiervoor in nauw overleg met zowel lesgevers als je collega-planners.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de organisatie, planning en uitvoering van diverse administratieve taken en processen binnen het team.