Hoofdmedewerker studentenadministratie, functieklasse B, 70% of 100%

Ben je een administratieve duizendpoot, ben je vlot in de omgang en spreekt het je aan om in een studentencontext te werken? Dan is deze tijdelijke functie binnen de dienst Studentenaangelegenheden misschien iets voor jou

Jouw job

De afdeling Studentenadministratie (onderdeel van de dienst Studentenaangelegenheden) is georganiseerd rond 3 thema’s: studenten- en opleidingsadministratie, onderwijsplanning en stageadministratie. Samen zorgen we voor een vlotte administratieve begeleiding van HOGENT-studenten gedurende hun volledige studieloopbaan.

Als tijdelijke vervanging van een collega versterk je de Studentenadministratie in brede zin, afhankelijk van de periode van het academiejaar en de noden binnen de afdeling. In eerste instantie ondersteun je de organisatie, planning en uitvoering van diverse administratieve processen rond stages en bachelorproeven. Later kan ook ondersteuning verwacht worden binnen de thema’s onderwijsplanning en studenten- en opleidingsadministratie.

Je volgt overeenkomsten en procedures nauwgezet op en zorgt ervoor dat gegevens correct worden verwerkt in onze verschillende systemen en databanken. Daarbij heb je steeds oog voor regelgeving en deadlines. Je signaleert knelpunten tijdig en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen correct geïnformeerd zijn.

Je werkt daarvoor nauw samen met collega's uit verschillende opleidingen en diensten en bent een belangrijk aanspreekpunt voor studenten en externe partners.

Jouw profiel

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent bij het moment van indiensttreding in het bezit van een diploma (professionele) bachelor of gegradueerde, of een gelijkgeschakeld studiebewijs hoger onderwijs van vóór 2004-2005, of een gelijkwaardig buitenlands diploma.
• Je hebt relevante en recente (in de laatste 2 jaar) werkervaring binnen studentenadministratie in de context van het hoger onderwijs.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken? 

• Je bent erg gemotiveerd voor de job én HOGENT.
• Je bent administratief sterk en nauwkeurig. Je organiseert je werk zelfstandig en respecteert deadlines.
• Je gaat makkelijk aan de slag met digitale toepassingen. Het MS Office-pakket, in het bijzonder Word en Excel, beheers je goed.
• Je denkt proactief en weet moeilijkheden om te buigen in opportuniteiten.
• Je werkt student- en servicegericht.
• Je communiceert vlot, helder en genuanceerd, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een echte teamspeler.
• Je kan flexibel inspelen op veranderingen in opdrachten, prioriteiten en werkomstandigheden.

Ons aanbod

Wij bieden een deeltijdse (70%) statutaire aanstelling in een tijdelijke, niet-vacante betrekking, ter vervanging van een collega. Tot en met december 2026 kan je volume worden uitgebreid naar 100%, indien gewenst. Je aanstelling start zo snel mogelijk, tot terugkeer van de titularis. Je werkt in een 38-uren stelsel.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in de klasse B, tussen de salarisschaal B11 (minimum) en de salarisschaal B22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Afhankelijk van je huidige statuut en anciënniteit, kunnen naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeerplaats voorzien.

Als je voltijds werkt, bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke feestdagen, aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag, dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.

Daarnaast hebben we een aantrekkelijk sportaanbod, en ontvang je een personeelskaart met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van Ethias Onderwijs en kan je via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig gsm-abonnement.

Interesse?

1. Solliciteer voor deze vacature ten laatste op 09-09-2026, via onderstaande knop “solliciteren”, met toevoeging van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. Motiveer expliciet waarom deze rol jou aanspreekt en je er de geknipte kandidaat voor bent op basis van je ervaring. Vermeld je periodes van tewerkstelling zo nauwkeurig mogelijk in je cv. Enkel tijdige en volledige sollicitaties zijn geldig.
2. We maken een preselectie op basis van ontvankelijkheid, toelatingsvoorwaarden en jouw profiel.
3. Als je voldoet, nodigen we je uit voor een selectiegesprek, waarin je je motivatie, ervaring en competenties kunt tonen. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 11-09-2026, 14-09-2026 of 15-09-2026.
4. Als je geselecteerd bent, bekijken we samen welke documenten je eventueel nog moet indienen.
5. Veel succes in je nieuwe job bij HOGENT

HOGENT is een gemeenschap van unieke mensen waar iedereen zichzelf kan zijn en een plaats heeft. De grote verscheidenheid is een troef die mogelijkheden schept. HOGENT zet in op een diverse instroom, werkt aan gelijke kansen en stimuleert inclusie.

Heb je een beperking en kan een aanpassing je helpen om jou een aangename sollicitatie-ervaring te bezorgen? Laat het ons zeker weten

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Melanie Bytebier, Coördinator Studentenadministratie. Dit kan via e-mail (melanie.bytebier@hogent.be).

Voor praktische en technische vragen (selectieprocedure, loon, …) kan je terecht bij Sarah Staes, HR-partner. Dit kan via e-mail (sarah.staes@hogent.be).