Office Manager Brussel

Het kantoor heeft expertise en referenties in (gezondheids)zorg-, sport- en cultuurcentra, scholen, kantoren, commerciële, residentiële, mixed-use, en stedenbouwkundige projecten in heel België en daarbuiten.
Voor de versterking van ons team zijn we op zoek naar

Als officemanager zorg je mee voor de vlotte dagelijkse werking van ons Brusselse architectenkantoor. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers en ondersteunt de verantwoordelijken van het Brusselse atelier op administratief, organisatorisch en praktisch vlak.

Je combineert onthaal en officesupport met administratieve ondersteuning. Je houdt overzicht, helpt waar nodig en zoekt op een rustige en praktische manier naar oplossingen.

Je interesse in de architectuur en onze projecten is belangrijk. Doorheen de functie leer je ook hoe een architectuurproject verloopt en welke belangrijke stappen en momenten daarbij horen.

Onthaal en dagelijkse kantoorwerking

• Vriendelijke en professionele ontvangst van bezoekers en klanten, inclusief begeleiding naar de vergaderzalen.
• Telefonisch onthaal en back-up voor de telefonie van onze kantoren in Gent en Roeselare.
• Ontvangst en verdeling van de post.
• Beheer van bureaumateriaal, economaat en kantoorvoorraden, inclusief bestellingen en opvolging van onderhoud en benodigdheden voor de printers.
• Praktische opvolging van de keuken en kantooromgeving.
• Aanspreekpunt voor onder andere schoonmaak en tuinonderhoud.
• Opvolging van facilitaire zaken zoals alarm, verlichting en kleine praktische problemen, en coördinatie van de nodige oplossingen.
• Mee waken over een verzorgde, ordelijke en aangename werkomgeving.

Administratieve ondersteuning

• Ondersteuning van de verantwoordelijken van het Brusselse atelier bij verschillende administratieve en organisatorische taken.
• Administratief up-to-date houden van de planning van het atelier.
• Beheren, structureren en klasseren van documenten.
• Opmaken van verslagen van overlegmomenten en opvolgen van administratieve acties.
• Ondersteuning bij de organisatie en planning van het atelier.
• Opnemen van zowel afwisselende als meer uitvoerende en repetitieve taken wanneer dat nodig is.

Ondersteuning van het atelier en team

• Mee zorgen voor een vlotte informatiedoorstroming binnen het atelier.
• Bijdragen aan een goede samenwerking en een positieve sfeer binnen het team.
• Mee organiseren van informele teammomenten en praktische initiatieven, zoals afterworks en teambuildings.
• Ondersteunen van nieuwe collega’s bij hun integratie binnen het Brusselse kantoor.
• Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• 3 tot 5 jaar ervaring in een gelijkaardige rol.
• Goede mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Frans. Beide talen zijn belangrijk voor deze functie. Engels is een sterke plus.
• Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke meerwaarde.
• Ervaring of affiniteit met architectuur, interieur of de bouwsector is een sterke troef om onze projecten en werkprocessen snel te begrijpen.
• Teamgericht, maar ook in staat om autonoom te werken.
• Vlotte kennis van de Office-pakketten. Kennis van Pure, AFAS en SharePoint is een plus.

Affiniteit metarchitectuur, interieur of de bouwsectoris een duidelijke meerwaarde.

Ons aanbod

• Mogelijkheid tot deeltijdse tewerkstelling.
• Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
• De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget
• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, hospitalisaitieverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding).
• Je hoofdwerkplaats bevindt zich in Brussel. Je bent wel flexibel om je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren
• Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
• Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work-life balance.
• Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.

B2Ai staat voor jarenlange praktijk en een solide interne organisatie. Deze garanderen een brede ondersteuning voor de medewerkers en maximale ruimte voor creativiteit.

Wie bij B2Ai werkt …

• denkt mensgericht: bij elke opdracht staat de beleving van de mens – in en rond het gebouw – centraal
• is nieuwsg