Business & Office Manager

First in Line is een projectbureau met een sterke focus op beverage management voor events en festivals.

Van de voorbereiding achter de schermen tot de uitvoering op het terrein: we zorgen ervoor dat alles rond beverage klopt. Crew, planning, materiaal, bekers, barwerking,… Wij brengen alle puzzelstukken samen.

Of zoals we het zelf graag zien: wij ontzorgen, van het eerste plan tot de laatste pint.

En we groeien…

Daarom zoeken we een Business & Office Manager die mee de lat hoger wil leggen. Iemand die cijfers begrijpt, structuur brengt, vooruitdenkt en mee de schouders zet onder de verdere professionalisering van First in Line.

Niet alleen doen. Ook zien wat beter kan.

Als Business & Office Manager ben je mee het kloppend hart van First in Line.

Je zorgt ervoor dat onze administratie en cijfers goed zitten, maar kijkt tegelijk verder dan de taken die vandaag op je bureau liggen.

Je volgt prestaties op, maakt offertes en facturen op, berekent kosten en marges en houdt financieel mee de vinger aan de pols.

Maar daar stopt het niet...

Je ziet waar processen beter kunnen. Je brengt structuur waar nodig, bewaakt afspraken en zorgt dat zaken ook effectief opgevolgd worden.

Zie je een probleem? Dan denk je liefst meteen een stap verder.

Geen ‘dit loopt fout’. Wel: ‘dit loopt fout, ik heb ernaar gekeken en dit stel ik voor.’

Concreet ga je onder andere:

• offertes opmaken en opvolgen
• prestaties verwerken en facturen opmaken
• personeelskosten, loonberekeningen en marges opvolgen
• cijfers analyseren en rapporteren
• vlot werken met Excel en onze interne systemen
• administratieve en financiële processen bewaken
• structuur brengen in de dagelijkse werking
• verbeterpunten signaleren én aanpakken
• collega's ondersteunen en mee op sleeptouw nemen
• korte lijnen en rechtstreeks overleg met de zaakvoerders
• meedenken over de verdere professionalisering en groei van First in Line

Wie ben jij?

Je bent sterk met cijfers, maar verstopt je niet achter een Excelbestand.

Je ziet het grotere plaatje, denkt een paar stappen vooruit en krijgt energie van een omgeving waarin nog niet alles in procedures en handleidingen gegoten is.

Je bent leergierig, eerlijk en gedreven. Je neemt verantwoordelijkheid, houdt van vooruitgang en wacht niet altijd tot iemand zegt wat je moet doen.

En mensen meekrijgen? Dat lukt je zonder dat je daarvoor met je vuist op tafel moet slaan.

We worden blij als jij:

• cijfermatig en analytisch sterk bent
• vlot werkt met Excel
• logisch redeneert en verbanden snel ziet
• zelfstandig werkt en initiatief neemt
• in oplossingen denkt
• maturiteit uitstraalt en mensen van nature vlot meekrijgt
• duidelijk en consequent communiceert
• betrouwbaar en loyaal bent
• graag verantwoordelijkheid opneemt
• goesting hebt om mee te bouwen aan een groeiende organisatie

Ervaring met facturatie, payroll, HR, loonberekeningen of financiële administratie is een stevige plus.

Heb je daarnaast ervaring in horeca (F&B), events of een coördinerende of leidinggevende functie? Mooi meegenomen.

Wat krijg je ervoor terug?

Je komt terecht in een bruisend kantoor in Gent en in een sector waar altijd iets beweegt.

Je werkt nauw samen met het team en krijgt de ruimte om First in Line echt te leren kennen, ideeën op tafel te leggen en steeds meer verantwoordelijkheid op te nemen.

Je mag rekenen op:

• een voltijdse functie van 38 uur per week
• vroege vogel of liever iets later op gang? Je kiest zelf je startuur tussen 8 en 10 uur en eindigt, afhankelijk van je startuur, tussen 16 en 18 uur
• een bedrijfswagen
• veel autonomie en verantwoordelijkheid
• rechtstreeks overleg met het team en de zaakvoerster
• ruimte voor eigen initiatief en ideeën
• een job waarin administratie, cijfers, mensen en strategie samenkomen
• de kans om mee te groeien met First in Line

We zoeken dus niet gewoon iemand die zorgt dat alles blijft draaien.

We zoeken iemand die mee kijkt hoe het beter, slimmer en sterker kan.

Klaar om samen met ons de lat hoger te leggen?