Administratief Assistent

Administratief Assistent - Dienst Facturatie/Bijstand M/V/X

Referentie 5945368 |Gecreëerd op 04 september 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel

Beschrijving van het bedrijf

Het OCMW van Ukkel staat ten dienste van alle inwoners van Ukkel. Het biedt maatschappelijke steun met als doel eenieder de kans te bieden een menswaardig bestaan te leiden, door middel van sociale, administratieve en technische diensten.

Het OCMW van Ukkel ligt in de buurt van verschillende winkelgelegenheden en wordt aangedaan door het openbaar vervoer; het biedt zijn medewerkers binnen een aangenaam werkkader een gezellige omgeving met dynamische en motiverende ploegen. Daarnaast investeert het OCMW in het welzijn en de vaardigheden van zijn personeel, dat ongeveer 600 leden telt.

Naast zijn algemene sociale diensten beheert het OCMW onder andere een crèche, een kindertehuis, een gratis voedseldistributiecentrum, een rust- en verzorgingstehuis en een dienst thuishulp.

Momenteel is het OCMW van Ukkel op zoek naar en VOLTIJDS ADMINISTRATIEF ASSISTENT voor de dienst: Facturatie / Bijstand met salarisschaal C van het lokaal openbaar ambt.

>= Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur met ingang vanaf 15 oktober 2026.

Beschrijving van de functie

Administratieve ondersteuning van de sociale dienst door het uitvoeren van het dagelijkse back-office werk, met in achtneming van de wetten, regels en werkprocedures, termijnen, normen en de deontologische principes.

De cliënten zo goed mogelijk inlichten door hen documenten en duidelijke en nauwkeurige informatie te verschaffen, aan het loket en aan telefoon, met respect voor de privacy.

Voornaamste bezigheden :

• Cel Bijstand
  • Het inbrengen van voorstellen (leefloon, equivalent leefloon, speciale tegemoetkomingen, bijdragen ziekenfonds,...) op basis van de sociale verslagen.
  • Afgifte van de Individuele Farmaceutische Fiche en ingeven van de beslissingen van deze farmaceutische kosten in de NH-software.
  • Vrijmaken van de steun op basis van de sociale verslagen.
  • Bijhouden van een alfabetisch geordende manuele fiche van de toegekende steun.
  • Ingeven van de dringende steun
  • Uitsplitsing van de steun, begeleiding en invorderingsstaten bij de begunstigde.
  • Telefonische permanentie en onthaal van de cliënten aan het loket (controle identiteit en dossier, diverse informatie, afgifte van documenten voor dringende hulp bestemd voor de ontvangerij....)
  • Afgifte van requisitoirs en leveringsbonnen voor de cliënten
  • Administratieve en telefonische ondersteuning van de sociale dienst
  • Opvolging, beheer en behandeling van de onverschuldigde steun
  • Opstellen van de afrekening van de voorschotten die uitbetaald werden aan de client, bestemd voor de verschillende kassen en voor de dienst geschillen.
  • Bijhouden van lijsten voor de sociale dienst (Afgeschaft, Leefloon geblokkeerd, Niet verschenen).
• Ingeven van de facturen van plaatsing die worden afgehouden van het leeloon, en opstellen van de lijsten van de betaling ervan.
• Terugvordering bij de cliënten door boekhoudkundige stukken invorderingsstaten op te stellen op beslissing van de raad en bijwerken van de informatie van de manuele lijst van gebruikers.
• Voorbereiding en controle van de betaallijsten
• Opstellen van voorlopige documenten voor de boekhoudkundige regularisatie.
• Ingeven en opvolgen van de GPMI-dossiers
• Als polyvalente kracht instaan voor de vervanging van afwezige collega's in de cel betaling.
• Instaan voor alle taken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Vereist diploma:Getuigschrift hoger secundair onderwijs, of belgische gelijkgeschakeld

Vereiste vaardigheden:

• Kunnen werken in een wettelijk kader en alle wetten, reglementen en regels naleven, evenals stipt naleven van alle van toepassing zijnde procedures;
• Een oplettende geest met aandacht voor het opsporen van vergissingen in de voorstellen alvorens ze in te geven;
• Nauwkeurig en ordelijk zijn, het werk optimaal kunnen beheren en organiseren;
• Geconcentreerd kunnen blijven in een ietwat lawaaierige omgeving;
• De telefoon correct beantwoorden;
• Empathie en respect betonen voor de cliënt aan het loket en aan de telefoon;
• Teamspirit, want het personeel van de dienst bijstand werkt samen met tal van andere diensten van het OCMW;
• Eerder polyvalent zijn en zich goed kunnen aanpassen, want de taken kunnen evolueren in functie van de behoeften van de dienst;
• In team kunnen werken en werkruimte delen met andere collega's
• Goede computervaardigheden (90% van het werk)
• Flexibele werkuren om regelmatig de permanentie waar te nemen.
• Alle van t