Administratief assistent- Patrimonium

Administratief assistent- Patrimonium - Cel overheidsopdrachten en economaat M/V/X

Referentie 5935553 |Gecreëerd op 25 augustus 2026

• Beroepengroep : Handel - Ondersteuning verkoop / Handelsvertegenwoordiging

Beschrijving van het bedrijf

Het OCMW van Ukkel staat ten dienste van alle inwoners van Ukkel. Het biedt maatschappelijke steun met als doel eenieder de kans te bieden een menswaardig bestaan te leiden, door middel van sociale, administratieve en technische diensten.

Het OCMW van Ukkel ligt in de buurt van verschillende winkelgelegenheden en wordt aangedaan door het openbaar vervoer; het biedt zijn medewerkers binnen een aangenaam werkkader een gezellige omgeving met dynamische en motiverende ploegen. Daarnaast investeert het OCMW in het welzijn en de vaardigheden van zijn personeel, dat ongeveer 600 leden telt.

Naast zijn algemene sociale diensten beheert het OCMW onder andere een crèche, een kindertehuis, een gratis voedseldistributiecentrum, een rust- en verzorgingstehuis en een dienst thuishulp. Meer informatie op: www.ocmwukkel.be

Momenteel is het OCMW van Ukkel op zoek naar een administratief/ve assistent - Voor de Patrimonium dienst - Met salarisschaal C van het lokaal openbaar ambt.

=> Voltijds vervangingsovereenkomst met onmiddellijke ingang.

Beschrijving van de functie

Deverantwoordelijken van alle sites kunnen bijstaan voor het onderhandelen van kleine opdrachten van leveringen.

Beheer van het economaat (en de stocks) bij de dienst Patrimonium.

Het beheer van verzekeringsdossiers inzake schade voertuigen

Het beheer van de multifunctionele kantoorapparatuur en de verbruiksgoederen hieromtrent

De voornaamste functies:

• Opstellen van administratieve clausules en verwerken van technische clausules (van de vragende dienst) in lastenboeken (softwareprogramma 3P)
• Officiële bekendmaking en versturen van oproepen tot kandidaatstelling/inschrijving.
• Opvolgen van termijnen, kennisgeving van gunningen, verplichte inlichtingen van kandidaten/inschrijvers.
• Opstellen van verslagen over de gunningswijze, de voorwaarden van de opdrachten en de aan de bevoegde organen voor te leggen gunning. Opstellen van ontwerpen van uittreksels van notulen van beraadslagingen (computerprogramma BO Secretariaat).
• Voorbereiden van de bestelbons;
• Budgettaire voorzieningen en wijzigingen op basis van een analyse van het verbruik;
• Invoeren van de facturen,kredietnota's en voorlopige verbintenissen;

Wetgeving en ondersteuning :

• Basis kennis van de reglementering inzake overheidsopdrachten en de organieke wet betreffende de OCMW's
• Hulp bij het opmaken van een inventaris van de lopende en uit te voeren overheidsopdrachten.
• Voorbereiding van het technisch gedeelte van de lastenboeken betreffende leveringen
• aan het OCMW;
• Bijhouden van de vervaldata van de overheidsopdrachten en vooruitlopen op de op te starten opdrachten.
• Beheer van kleinere aanbestedingen voor het Centraal Bestuur en bijstaan van andere diensten in het onderhandelen bij deze opdrachten
• Beheer van de bureauartikelen en van de stocks
• Nazicht van de betalingen, achterstallen en uitgaven;

Economaat:

• Invoeren van de facturen, kredietnota's en voorlopige overeenkomsten;
• Nazicht van de betalingen, achterstallen en uitgaven;
• Analyseren en vergelijken van de prijzen (marktonderzoeken);
• Voorbereiden van de bestelbonnen;
• Voorbereiden van het technisch gedeelte van de bijzondere bestekken betreffende de overheidsopdrachten voor kantoorartikelen met inbegrip van de bestelling van kopieertoestellen, printers en het kantoormateriaal;
• Beheer van de kantoorartikelen en de voorraden (papier, meubels, onderhoudsproducten, kleine elektrische apparaten, cafetaria, ...);
• Ontvangen en controleren van de leveringen;
• Bevoorraden en organiseren van de herstellingen van de kopieertoestellen, faxapparaten, frankeermachine, plooi - en lijmapparaat, enz.;
• Ontvangen van de vertegenwoordigers;
• Budgettaire vooruitzichten en wijzigingen op basis van een analyse van het verbruik;
• Het boekhoudkundig en administratief beheer van het uitgaand postverkeer;

Vereist diploma: Getuigschrift hoger secundair onderwijs, of belgische gelijkgeschakeld

Vereiste vaardigheden:

• Goede kennis van de klassieke ICT-hulpmiddelen (Outlook, Word, Excel, OneNote);
• In staat zijn om wetteksten inzake overheidsopdrachetn na te slaan en relevant te analyseren;
• Redactionele vaardigheden en goede spelling;
• Organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Initiatief, autonomie en aanpassingsvermogen;
• Verantwoordelijkheidszin;
• Analytisch en synthetisch kunnen denken;
• Gema