Penitentiair administratief assistent

Houd je van administratieve taken? Heb je oog voor de kleinste details van een dossier en ben je op zoek naar een job met maatschappelijke waarde? Dan ben jij de persoon die we zoeken

Wij zijn op zoek naar 11 penitentiair administratief assistenten voor:

• Verschillende diensten binnen Vlaamse en Brusselse gevangenissen en het detentiehuis van Kortrijk

Over het algemeen voer je als administratief medewerker verschillende administratieve taken uit om een leidinggevende en/of een afdeling te ondersteunen om de gestelde doelen te bereiken.

De volgende algemene taken maken in meerdere of mindere mate deel uit van je takenpakket:

• Je bent verantwoordelijk voor de follow-up van dossiers, zelfstandig en/of in samenwerking met jouw collega's, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;
• Je verzamelt de informatie en/of documenten die nodig zijn voor de behandeling van de dossiers waarvoor je verantwoordelijk bent;
• Je analyseert, interpreteert en verifieert de gegevens waarover je beschikt;
• Je informeert personeelsleden, gedetineerden en/of externe partners over diverse onderwerpen;
• Je schrijft diverse documenten (notulen van vergaderingen, standaardbrieven en -e-mails, enz.) voor verschillende gesprekspartners (interne en externe klanten).

Afhankelijk van waar de functie zich situeert, voer je volgende specifieke taken uit:

• Je verzamelt de informatie en/of documenten die nodig zijn voor het naar behoren bijhouden van een detentiedossier;
• Je analyseert, interpreteert en controleert alle documenten: aanhoudingsdocument, strafblad, vonnis, arrest, verzoeken van de gerechtelijke autoriteiten, enz;
• Je past de wetten en ministeriële omzendbrieven toe, onder toezicht van jouw afdelingshoofd en de plaatselijke gevangenisdirectie;
• Je volgt de verschillende procedures op, zowel strafrechtelijke als administratieve, in het kader van de uitvoering van de straffen.
• Je ontmoet personeelsleden van de gevangenis om de informatie en/of documenten te verzamelen die nodigzijn voor de samenstelling van hun administratief dossier, de behandeling van het dossier en de opvolging ervan;
• Je past de wet- en regelgeving toe in jouw dossiers.
• Je verzamelt behoeften/informatie van de interne diensten van de gevangenis; keuken, technische diensten, administratieve diensten (kantoorbenodigdheden), enz. om prijsoffertes van verschillende leveranciers te vragen;
• Je analyseert, interpreteert, vergelijkt en controleert prijsoffertes voor zowel goederen als diensten;
• Je verzamelt de gegevens en/of documenten die nodig zijn voor de verwerking van de rekeningen die op naam van de gedetineerden zijn geopend;
• Je zorgt voor de opvolging van de aanvragen van de gedetineerden door het coderen van hun aankooporders, sociale voorschotten, huurbonnen, enz;
• Je bent verantwoordelijk voor de bewaring en afgifte van waardevolle voorwerpen bij het vertrek van gedetineerden;
• Je bent de belangrijkste contactpersoon voor vragen van gedetineerden over het beheer van hun rekeningen.

Campus van de Academie

·
Je controleert ontvangen informatie en registreert die in opvolgtabellen

• Je beantwoordt vragen van cursisten, collega’s, interne/externe lesgevers;
• Je zorgt voor de voorbereiding en de verspreiding van de documenten voor de opleidingsinitiatieven (syllabi, werkdocumenten,…)
• Je controleert lokale bestellingen met de bestelaanvragen
• Je beantwoordt vragen via mail, telefoon of persoonlijk contact.
• Je volgt de registratie van aan- en afwezigheden e.a van de medewerkers van de campus en de agenda op
• Je volgt de registratie van de indiensttredingen en ondersteunt de planning van de opleidingen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud?

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "Contact opnemen".

Er zijn verschillende plaatsen beschikbaar in Vlaanderen en Brussel:

Wij zijn op zoek naar 11 penitentiair administratief assistenten voor:

Deze functie, in de gevangenissen en het detentiehuis, brengt dagelijks direct contact met gedetineerden met zich mee. De kantoren van de afdeling bevinden zich in de gevangenis (persoonlijke telefoons moeten in een kastje bij de receptie worden bewaard).

Er wordt ook een wervingsreserve aagelegd voor alle Nederlandstalige en tweetalige gevangenissen, alsook voor de nieuwe gevangenissen. De lijst wordt ge