Responsable Opérationnel

Dans le cadre du développement international de l’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) et de la consolidation des conventions institutionnelles, la Cellule Patients Internationaux renforce son organisation opérationnelle et est à la recherche de son/sa futur(e) Responsable opérationnel

Le/La Responsable Opérationnel(le) rapporte hiérarchiquement à Le/La Responsable Stratégie & Business Development International.

Mission générale

Le/la Responsable opérationnel(le) assure l’encadrement et la coordination de l’équipe de gestionnaires de patients (actuellement 3 gestionnaires). Il/elle organise le travail de l’équipe afin de garantir la qualité, la continuité et la fluidité des parcours patients, dans le respect des procédures institutionnelles et des exigences réglementaires propres au secteur hospitalier. Il/elle fixe des objectifs clairs, assure le suivi des activités et des performances, conduit les entretiens individuels et accompagne le développement des compétences des collaborateurs répartis sur les sites de l’H.U.B (actuellement Anderlecht et Laeken).

Doté/e de solides capacités de communication, il/elle favorise un climat de travail collaboratif, prévient et gère les situations de tension, et soutient les équipes dans les périodes de changement organisationnel. Il/elle collabore étroitement avec les équipes médicales, soignantes et administratives afin d’assurer une prise en charge administrative efficiente et centrée sur le patient.

Le/la Responsable opérationnel est également en charge de la facturation des services de la Cellule Patients Internationaux à ses partenaires institutionnels.

Responsabilités principales

Gestion d’équipe

• Encadrer, animer et coordonner l’équipe des gestionnaires de patients
• Organiser le travail, répartir les tâches et assurer la continuité du service
• Fixer des objectifs clairs et assurer le suivi des activités et des performances
• Conduire les entretiens individuels (de fonctionnement, d’évaluation, de carrière)
• Former et encadrer les nouveaux gestionnaires de patients lors de leur intégration dans l’équipe

Qualité et efficience des processus

• Garantir la qualité des processus liés à la prise en charge des patients
• Veiller au respect des procédures institutionnelles et des obligations réglementaires
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions d’amélioration continue
• Contribuer à l’harmonisation et à l’amélioration des pratiques au sein de l’équipe
• Suivre et analyser les indicateurs de performance (délais, qualité, coûts, risques)
• Identifier les points d’attention et assurer un reporting régulier

Suivi financier et facturation des services de la cellule

• Elaborer les estimations pour les patients internationaux pris en charge par la cellule internationale
• Contrôler régulièrement les frais médicaux et non-médicaux engagés par l’H.U.B les prises en charge acceptées par les partenaires institutionnels
• Facturer les services de la cellule patients internationaux dans le cadre des conventions mises en place et suivre les paiements
• Préparer le bilan financier annuel de la cellule
• Intégrer la gestion financière au cœur du parcours patient.
• Assurer la coordination avec les services financiers internes du H.U.B
• Assurer une communication fluide et respectueuse avec les partenaires institutionnels
• Être l’interlocuteur principal des partenaires institutionnels pour la facturation et le suivi financier
• Collaborer avec les équipes médicales, soignantes et les services supports pour l’amélioration des processus de la cellule
• Garantir la discrétion et respect de la confidentialité des données
• Participer à l’élaboration de nouvelles conventions en apportant la connaissance des processus opérationnels de la cellule.

Profil recherché

• Profil managérial confirmé, à savoir une expérience professionnelle significative (5 à 10 ans) comprenant une expérience en coordination ou encadrement d’équipe
• Leadership transversal et capacité à évoluer dans un environnement matriciel et multisites
• Excellentes capacités organisationnelles et relationnelles.
• Expérience en environnement hospitalier et en gestion de flux patients internationaux est un atout.
• Expérience en facturation ou comptabilité est un atout.
• Connaissance des outils de facturation (ex. SAP) est également un atout.
• Maîtrise du français et de l’anglais ; la connaissance de l’arabe constitue un atout majeur.
• Leadership : Encadrer, fédérer et soutenir l’équipe de gestionnaires de patients dans un environnement de soins exigeant.
• Organisation et pilotage de l’activité : Planifier et coordonner les activités en garantissant la contin