Administratief (secretariaats)medewerker

Administratief (secretariaats)medewerker

• Departement:Faculteit Recht en Criminologie;RE23 - Criminologie, Strafrecht en Sociaal Recht
• Tewerkstellingspercentage:50%- statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met13-09-2026(DD/MM/YYYY)

Voor de vakgroep criminologie, strafrecht en sociaal recht zijn we op zoek naar een deeltijds (50%) administratief medewerker. Het betreft een statutaire functie.
Je maakt deel uit van het secretariaatsteam van de vakgroep Criminologie, Strafrecht en Sociaal Recht (faculteit Recht en Criminologie). Als administratief (secretariaats)medewerker sta mee je in voor de administratieve, financiële en logistieke ondersteuning van de vakgroep.

Jouw opdracht

• Je verzorgt mee de algemene financiële administratie van de vakgroep o.a. ook voor diverse professoren en medewerkers (verwerken van onkosten in concur/refund, betalingen, bestellingen, overboekingen, rapportering, ….)
• Je verzorgt mee de financiële en administratieve opvolging van verschillende projecten
• Je bent mee verantwoordelijk voor de algemene secretariaatsadministratie waaronder: kopiëren examens, organisatie examentoezichten, punteninbreng, organisatie mondelinge verdedigingen masterproeven, printopdrachten, vergaderingen voorbereiden en vergaderlokalen reserveren
• Je staat mee in voor de permanentie op het secretariaat en het onthaal op de vakgroep: beantwoorden van telefonische oproepen en e-mails, ontvangen van bezoekers, verschaffen van standaardinformatie en inlichtingen
• Je biedt ondersteuning bij het organiseren van congressen, studiedagen en andere evenementen zoals doctoraatsverdedigingen
• Je kan verder flexibel ingezet worden voor o.a.: de aankoop en het beheer van kantoormateriaal, het onthaal van nieuwe medewerkers en de logistieke ondersteuning bij de start van nieuwe medewerkers, ondersteuning bij het updaten van de website en administratieve ondersteuning van destagecoördinator
• Je zorgt voor ondersteuning bij de administratieve opvolging van de IMARC opleiding (back-up)

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met professor De Bondt via wendy.debondt@ugent.be.

Kennis en ervaring

• Je hebt minimum 1 jaar ervaring binnen een gelijkaardige administratieve functie
• Je hebt een goede kennis van en ervaring met algemene boekhouding en meer bepaald het boekhoudkundig softwarepakket SAP
• Je werkt zeer vlot met Excel, Word en andere Microsoft office toepassingen en bent bereid om nieuwe programma’s te leren
• Je bent vertrouwd met administratief en financieel projectbeheer
• Je hebt kennis van websitebeheer
• Je hebt aantoonbare ervaring in het ondersteunen van complexe opdrachten of dossiers
• Je beschikt over goede kennis van het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een meerwaarde
  
• Je brengt organisatorische, communicatieve, sociale en administratieve vaardigheden mee
• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, met aandacht voor planning en opvolging
• je kan omgaan met verschillende taken en prioriteiten, en past je aanpak aan wanneer nodig
• Je werkt graag samen met anderen en kan ook zelfstandig taken opnemen
• Je hebt oog voor een respectvolle en dienstgerichte omgang met anderen
• Je staat open om bij te leren en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen
• Je neemt initiatief waar mogelijk en gaat bewust om met verantwoordelijkheden
• Je kan omgaan met werkdruk en zoekt manieren om dit op een evenwichtige manier aan te pakken

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasseB. Lees op onzewebsite meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master/bachelor/hoger secundair onderwijs.

Bezorg ons ten laatste op13-