Assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL

L’ANBCT recrute pour les sites de SILVA medical et la Clinique Sans Souci [Boitsfort]

ANBCT Centre de Services

Contrat à durée indéterminée – Temps partiel ( 19h/semaine)

L'ANBCT est un groupe d'institutions hospitalières et de résidences pour aînés actif dans les 3 régions du pays. Ce groupe dispose de ressources partagées au sein de son Centre de Services basé à Boitsfort.

Le Centre de Services recrute un assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL qui assistera le Président du Conseil d'Administration, la Direction et les départements Finances, Informatique et Secrétariat Social. Cette fonction rapporte à la Direction du Centre de Services et est susceptible de recevoir des demandes des Directions des institutions du Groupe.

Missions principales

• Secrétariat général
• Organiser les réunions du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale pour différentes ASBL et une fondation.
  • établir l'ordre du jour
  • gérer les procurations et les listes de présence
  • compiler et envoyer le dossier complet des CA
  • constituer le rapport annuel présenté à l'Assemblée Générale
  • établir les procès-verbaux et les faire valider par les participants
  • organiser la logistique (repas, vidéoconférence, ...)
• Assurer les publications légales (Comptes annuels, BCE, UBO, Moniteur, Reprobel,...)
• Répondre à toute demande administrative des banques
• Gérer le classement papier et électronique et les archives physiques
• Tenir le compte des réunions du Président du CA
• Suivi administratif des assurances
• Etre le point de contact entre les institutions et le courtier pour toute demande.
• Assurer le suivi des sinistres soumis (hors assurance-loi) par les institutions
• Introduction et suivi administratif des dossiers de construction importants auprès des autorités subsidiantes régionales ou fédérales et en lien avec les architectes et les Services Techniques
• Traductions français-néerlandais
• Gestion quotidienne du siège de Boitsfort
• Gérer le courrier "papier" entrant et sortant
• Commander les fournitures
• Organiser l'entretien hebdomadaire des locaux et la collecte des déchets par les prestataires externes
• Planifier les entretiens récurrents
• Gérer l'agenda des salles de réunion
• Gérer les abonnements à diverses publications professionnelles
• Coordonner On et off boarding des employés du Centre (téléphonie mobile, PC, Voiture, Assurance Hospitalisation, internet à domicile Proximus le cas échéant, Plateformes E-Gym et Benefits at Work...)
• Gestion du patrimoine immobilier
• Envoyer les avis d'indexation annuels des biens en location
• Mise en forme de la déclaration de la taxe sur le patrimoine des ASBL

Cette fonction est faite pour vous si…

• Vous êtes parfaitement bilingue FR / NL.
• Vous êtes proactif, autonome, rigoureux et flexible dans la gestion de sujets diversifiés.
• Vous vous distinguez par votre communication écrite et orale claire et positive avec tous les niveaux de l'organisation et les parties externes.
• Vous avez le sens du travail d’équipe.
• Vous êtes intéressé par le monde de l'hôpital et de l'accueil des aînés.
• Vous maîtrisez les outils de bureautique courants.
• Vous avez une sensibilité pour les questions juridiques.
• Vous traitez les informations de manière strictement confidentielle.
• Un environnement de travail de qualité, à proximité des transports en commun et disposant d'un parking propre.
• Une rémunération attractive basée sur votre expérience.
• Un ensemble d'avantages extra-légaux compétitifs.