EMPLOYÉ D’ADMINISTRATION

Compétences organisationnelles :

• Agir avec intégrité et professionnalisme : agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.
• Déontologie : faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de la hiérarchie dans l’exercice de sa fonction.

Compétences liées à la fonction :

• Assurer le suivi des courriers, de la correspondance et des communications administratives, en identifiant les suites nécessaires.
• Assurer le suivi et, lorsque requis, la diffusion des décisions du collège ou du conseil et des notes de service.
• Structurer, tenir à jour et contrôler les données, informations, documents et outils de suivi nécessaires au fonctionnement du service.
• Préparer les réunions et assurer, lorsque nécessaire, la préparation, la restitution et le suivi des éléments administratifs qui en découlent.
• Rédiger, structurer et finaliser de manière autonome des notes, procès-verbaux, courriers et autres documents administratifs, en adaptant la forme au destinataire et en garantissant l’exactitude du contenu et de la langue.
• Rechercher, sélectionner, recouper et synthétiser les informations et sources utiles à l’analyse administrative d’une situation.
• Analyser la demande des interlocuteurs, identifier les éléments utiles et apporter une réponse adaptée dans les limites de ses attributions ou assurer le suivi et l’orientation appropriés.
• Collaborer avec les membres du service, les usagers et les personnes ou services ressources et veiller à la circulation pertinente de l’information.
• S’adapter à une variété de situations et d’interlocuteurs et veiller à la qualité, à la cohérence et à la fiabilité du traitement administratif.
• Identifier, consulter, interpréter et mettre en relation les règles, procédures, instructions et sources administratives nécessaires à la gestion d’une situation.
• Assurer de manière autonome le traitement, le suivi et la coordination des tâches ou dossiers confiés, dans le respect des procédures, délais et priorités.
• Contrôler la complétude et la cohérence des informations et, lorsque la fonction le requiert, la validité des documents et pièces transmis.
• Objectiver les informations et les faits en les replaçant dans le cadre administratif et réglementaire applicable à la situation.
• Identifier les difficultés, en apprécier les conséquences et proposer, le cas échéant, une piste de traitement ou les suites appropriées.
• Prioriser et organiser son activité de manière autonome dans les limites de ses responsabilités.

Complémentairement à ces activités prioritaires, l’agent peut être amené à accomplir d’autres tâches administratives dans l’intérêt du fonctionnement du service et de la Ville, dans les limites correspondant à son niveau de fonction.

SAVOIR :

• Connaissance de base du fonctionnement d’une administration publique.
• Connaissance des principes de déontologie, de confidentialité et de respect du secret professionnel.
• Connaissance des principes de base de la gestion administrative et documentaire.
• Connaissance des outils bureautiques courants.
• Connaissance des règles de base de la communication écrite et orale professionnelle.
• Bonne connaissance des principes et procédures qui encadrent le traitement administratif.
• Connaissance des principes généraux relatifs au respect des délais, à la traçabilité et au suivi administratif.
• Bonne connaissance des principes généraux du droit administratif et du fonctionnement des pouvoirs publics.
• Connaissance des principes permettant d’interpréter et de mettre en relation des informations administratives et réglementaires.

SAVOIR – FAIRE :

• Appliquer des consignes, procédures et méthodes de travail.
• Utiliser les outils bureautiques et applications nécessaires à la fonction.
• Encoder, classer, rechercher et transmettre des informations de manière fiable.
• Communiquer clairement, oralement et par écrit, avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser son travail et respecter les délais et priorités communiqués.
• Rechercher, sélectionner, recouper et synthétiser des informations utiles à l’analyse administrative d’une situation.
• Analyser une demande ou une situation administrative et identifier les éléments nécessitant un suivi.
• Contrôler la complétude et la cohérence des informations et documents.
• Prioriser, organiser et assurer le suivi de son activité avec autonomie.
• Identifier les difficultés et proposer, dans les limites de ses responsabilités, des pistes de traitement ou suites appropriées.

SAVOIR-ÊTRE :

• Rigoureux(se).