EMPLOYÉ D’ADMINISTRATION

Fonction

Compétences organisationnelles :

• Agir avec intégrité et professionnalisme : agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.
• Déontologie : faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de la hiérarchie dans l’exercice de sa fonction.

Compétences liées à la fonction :

Les activités effectivement exercées dépendent du service d’affectation.

Le présent descriptif est donc non exhaustif et vise un profil administratif transversal :

• Assurer le suivi des courriers et de la correspondance et veiller aux suites à y réserver.
• Assurer le suivi administratif des décisions du collège ou du conseil.
• Classer, structurer et tenir à jour les données, informations et documents nécessaires au fonctionnement du service.
• Compléter et mettre à jour des documents, tableaux, bases de données et outils de suivi.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions et contribuer à leur suivi administratif.
• Rédiger et mettre en forme des notes, procès-verbaux, courriers et autres documents à partir de consignes ou d’éléments structurés, en veillant à l’exactitude du contenu et de la langue.
• Rechercher, rassembler et organiser les informations et sources utiles au traitement administratif des tâches ou dossiers confiés.
• Clarifier la demande des interlocuteurs et y apporter une réponse adaptée dans les limites de ses attributions ou assurer l’orientation et le suivi nécessaires.
• Répondre aux appels, accueillir et orienter le public interne et externe en identifiant correctement la demande.
• Collaborer avec les membres du service, les usagers et les personnes ou services ressources nécessaires au suivi administratif.
• Participer aux réunions de service et assurer, lorsque nécessaire, le suivi des éléments administratifs qui en découlent.
• S’adapter à une variété de situations et d’interlocuteurs et veiller à la qualité du service rendu.
• Identifier, consulter et appliquer les règles, procédures, instructions et sources administratives nécessaires à l’exercice des tâches confiées.
• Assurer le traitement et le suivi administratif des tâches ou dossiers confiés, dans le respect des procédures, délais et priorités, avec autonomie dans les situations courantes.
• Identifier les difficultés rencontrées et transmettre les éléments utiles à leur résolution.

Complémentairement à ces activités prioritaires, l’agent peut être amené à accomplir d’autres tâches administratives dans l’intérêt du fonctionnement du service et de la Ville, dans les limites correspondant à son niveau de fonction.

SAVOIR :

• Connaissance de base du fonctionnement d’une administration publique.
• Connaissance des principes de déontologie, de confidentialité et de respect du secret professionnel.
• Connaissance des principes de base de la gestion administrative et documentaire.
• Connaissance des outils bureautiques courants.
• Connaissance des règles de base de la communication écrite et orale professionnelle.
• Bonne connaissance des principes et procédures qui encadrent le traitement administratif.
• Connaissance des principes généraux relatifs au respect des délais, à la traçabilité et au suivi administratif.

SAVOIR - FAIRE

• Appliquer des consignes, procédures et méthodes de travail.
• Utiliser les outils bureautiques et applications nécessaires à la fonction.
• Encoder, classer, rechercher et transmettre des informations de manière fiable.
• Communiquer clairement, oralement et par écrit, avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser son travail et respecter les délais et priorités communiqués.
• Rechercher, rassembler et organiser les informations utiles au traitement d’une demande ou d’une situation administrative.
• Assurer le suivi de tâches ou dossiers avec autonomie dans les situations courantes.
• Identifier les difficultés et transmettre les éléments utiles à leur résolution.

SAVOIR-ÊTRE :

• Rigoureux(se).
• Organisé(e).
• Fiable.
• Discret(ète).
• Accueillant(e).
• Autonome.
• Adaptable.
• Réactif(ve).