Administratief Medewerker

Administratief Medewerker - Leuven en Kessel-Lo M/V/X

Met twaalf campussen, ruim 10.000 cursisten en meer dan 430 gedreven medewerkers is Qrios een toonaangevend centrum voor volwassenonderwijs in Vlaams-Brabant en Limburg. Als cvo bieden we opleidingen aan in dag-, avond- en weekendonderwijs, aangevuld met flexibel contractonderwijs in samenwerking met bedrijven. Bovendien is Qrios erkend als EVC-testcentrum.

Onze expertise beslaat twaalf studiegebieden met meer dan 150 opleidingen. We focussen daarbij sterk op tweedekansonderwijs, beroepsopleidingen en NT2 (Nederlands als tweede taal), maar bieden ook een breed aanbod voor persoonlijke ontwikkeling. Bij Qrios zetten we elke dag in op kansen creëren, talent versterken en mensen laten groeien, ongeacht hun vertrekpunt

Voorcampus Leuven (Dekenstraat 3, 3000 Leuven)en Kessel-Lo (Grensstraat 1B, 3010 Leuven) zijn wij op zoek naar eenadministratief medewerker voor een voltijdse opdracht.
De administratief medewerkerondersteunt de dagelijkse werking van CVO Qrios door het uitvoeren van diverse administratieve en organisatorische taken. De functie draagt bij aan een correcte, efficiënte en klantgerichte dienstverlening voor cursisten, medewerkers en externe partners.

Het takenpakket omvat:

1. Onthaal & cursistenadministratie

• Verwelkomen en informeren van cursisten, bezoekers en medewerkers.
• Inschrijvingen van cursisten verwerken en opvolgen.
• Attesten, CF en andere administratieve documenten verwerken.
• VDAB registraties (opleiding).
• Telefonische en digitale vragen beantwoorden en doorverwijzen.
• Ondersteunen bij inschrijvingen, attesten, cursistendossiers, betalingen en administratieve verwerking.
• Helpen bij het beheer van cursistenregistraties in de gebruikte systemen.

2. Administratieve ondersteuning

• Uitvoeren van algemene administratieve taken zoals documentbeheer, postverwerking, agendabeheer en databundeling.
• Voorbereiden van documenten, formulieren, verslagen, presentaties en facturen.
• Ondersteunen van interne processen zoals bestellingen, registraties en interne communicatie.

3. Ondersteuning van teams & diensten

• Administratieve ondersteuning bieden aan leerkrachten, coördinatoren en campusmanager.
• Mee voorbereiden van overlegmomenten, vergaderingen en activiteiten (planning, materialen, uitnodigingen.).
• Helpen bij logistieke of organisatorische taken indien nodig.

4. Communicatie & informatiebeheer

• Verzenden van interne en externe communicatie volgens vaste procedures.
• Opvolgen en aanvullen van informatie op digitale kanalen (bv. inschrijvingssystemen, interne platforms).
• Correcte en duidelijke informatie verstrekken aan cursisten en medewerkers.
• Toepassen van interne procedures en bijdragen aan een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Signaleren van problemen of verbeterpunten aan de campusmanager.
• Correct en accuraat werken volgens deadlines en afspraken.
• Vlot ennauwkeurig administratief werken.
• Goededigitale vaardigheden (MS Office, platformen voor cursistenadministratie.).
• Kennis vanAthenasoft is een pluspunt.
• Klantvriendelijkheid en duidelijke communicatie.
• Vlot,correct en professioneelschrijven in hetNederlands.
• Discretie enrespect voor vertrouwelijkegegevens.
• Basiskennis vanadministratieve processen of bereidheid om dit snel aan te leren.
• Organisatorisch sterk en goed in plannen.
• Stressbestendig en flexibel bij piekmomenten.
• Collegiaal,teamgericht en hulpvaardig.
• Betrouwbaar enzelfstandig.
• Bereid zijn om een cursistenadministratie-opleiding te volgen.
• Eenvoltijds contract t.e.m. 31/08/2027 (met optie op verlenging).
• Werkuren (32u = voltijds):
  • Ma, Di, Do en Vr: 13:30u tot 16:30u (Grensstraat)
  • Ma, Di, Wo, Do, Vr: 17:00u tot 21:00u (Dekenstraat)
• Een boeiende enafwisselende job in een dynamische werkomgeving.
• Eenwarm team van fijne collega's waar je je meteen thuis voelt.
• Verloning volgens onderwijsbarema 122 (diploma secundair onderwijs) of 158 (Bachelor) (Enkel anciënniteit uit de openbare of onderwijssector kan worden meegenomen.)
• Mogelijkheid tot het activeren van eenvoordelige hospitalisatieverzekering die speciaal voor ons onderwijsaanbod werd uitgewerkt.
• Eindejaarstoelage (op basis van je prestaties).