Directieassistent(e) / Deputy Management Assistant (M/V/X) Gent

Functieomschrijving

Voor ons Directiesecretariaat zoeken we een proactieve en discrete 'Deputy Management Assistant' die een sleutelrol opneemt in de ondersteuning van het voltallige directiecomité, de Secretaris-generaal en de Management Assistant in een veelzijdige functie waarbij nauwkeurigheid, discretie en initiatief centraal staan.

Je fungeert als een betrouwbare rechterhand en staat in voor verschillende administratieve taken die essentieel zijn voor onze dagelijkse werking. Zo sta je onder meer in voor het beheer en de administratieve verwerking van diverse documenten (contracten, beleidsnota's, charters,...). Naast het beheer van de mailbox van de afdeling, sta je ook in voor de algemene infomailbox van de bank. Ook help je met de voorbereiding en verwerking van klachtendossiers.

Daarnaast situeert een belangrijk deel van je functie zich binnen de vennootschaps- en bevoegdhedenadministratie. Je verwerkt handtekenings- en kredietbevoegdheden en staat in voor de opvolging van diverse volmachten. Je staat o.a. in voor alle administratie omtrent de raden van bestuur en algemene vergaderingen, voorbereiding en opvolging van publicaties in het Belgisch Staatsblad. Het beheer van de correspondentie van toezichthouders (NBB / FSMA) en Febelfin, alsook aanleveren van diverse rapporteringen aan de toezichthouders, de update van het Memorandum Deugdelijk Bestuur, het jaarverslag en interne procedures behoren tot het takenpakket.

Ook de ondersteuning van de directie en Secretaris-generaal vormt een belangrijk onderdeel. Je beheert agenda's, plant afspraken en vergaderingen in en zorgt voor een efficiënte opvolging van hun dagelijkse activiteiten. Je bereidt vergaderingen van het directiecomité voor en zorgt voor een correcte verwerking en verspreiding van de verslagen. Je bereidt nota's, presentaties, correspondentie en andere documenten voor en werkt mee aan de administratieve uitvoering van directiebeslissingen.

je beschikt over een bachelordiploma

je hebt idealiter al enkele jaren ervaring als Deputy Management Assistant of in een gelijkaardige ondersteunende functie

je werkt uiterst nauwkeurig, gestructureerd en discreet

je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen

je combineert administratieve sterkte met analytisch inzicht

je communiceert vlot in het Nederlands en Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt

je hebt een uitstekende kennis van Microsoft Word, Excel, en PowerPoint. Ervaring met het verwerken en beheren van documenten in OneNote en SharePoint is een troef.

Wij bieden je

een veelzijdige functie met ruime verantwoordelijkheid en veel autonomie en rechtstreekse samenwerking tot op de hoogste niveaus van de organisatie

een stabiele werkgever met een voltijds (36 uur) contract van onbepaalde duur

een aantrekkelijk salaris en extralegale voordelen: hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, verzekering gewaarborgd inkomen, groepsverzekering, maaltijdcheques, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer, een flexbudget voor woon-werkverkeer en een cafetariaplan, meer info vind je hier .